Wissenssession organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Wissenssession steht und fällt mit drei Dingen: bestätigten Referenten, funktionierender Technik und einem klaren Ablauf für die Teilnehmenden. Plane zuerst Thema, Programm und Raum, danach Einladungen, Anmeldung und Catering. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Ernährungswünsche und Namensschilder. Am Veranstaltungstag bleiben Registrierung, Techniktest, Kaffee- und Teebereich sowie der Rednerbereich als letzte Vorbereitungsschritte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Programm und Thema festlegen
2 Personen
Referenten bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Catering bestellen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Technik und Präsentationen prüfen
2 Personen
Präsentationen entgegennehmen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Sprecherbriefing versenden
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Podiumstisch und Rednerbereich vorbereiten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks und Buffet bereitstellen
3 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung und Sicherheitsanweisungen geben
Wissenssessions begleiten
3 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Buffet öffnen und servieren
4 Personen
Networking-Event betreuen
3 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
Möbel zurückstellen
4 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal und Küche reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht an Sprecher senden
Präsentationen und Informationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 60
- Podiumstisch
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FlipchartAnz. 2
- VentilatorAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Materialien
- NamensschilderAnz. 60
- LanyardsAnz. 60
- StifteAnz. 70
- NotizblöckeAnz. 60
- ProgrammhefteAnz. 60
- Flipchart-PapierAnz. 2
- MarkerAnz. 12
- PapierklebebandAnz. 4
Dekoration
- TischläuferAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- HandseifenspenderAnz. 4
- PutzlappenAnz. 12
- SpülwanneAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Referenten und Thema frühzeitig und verschicke das Sprecherbriefing spätestens eine Woche vor der Wissenssession. Bitte die Präsentationen ebenfalls vorab an, damit Laptop, Projektor und HDMI-Adapter rechtzeitig geprüft werden können.
- Öffne das Anmeldeformular mindestens drei Wochen vorher und drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern übergib die Zusammenfassung direkt an das Catering.
- Plane für Registrierungstisch, Podiumstisch und Buffet ausreichend Platz ein. Stelle Tische und Stühle am Vortag oder mindestens zwei Stunden vor Beginn auf, damit der Saal nicht während der Ankunft der Gäste umgebaut werden muss.
- Teste Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsklicker und alle Verlängerungs- oder HDMI-Kabel mindestens 60 Minuten vor Beginn. Halte einen passenden HDMI-Adapter und eine Kopie jeder Präsentation auf dem Laptop bereit.
- Richte Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor dem Einlass ein und kühle Getränke rechtzeitig. Kontrolliere außerdem Toiletten, Abfallbehälter, Namensschilder und den Registrierungstisch, bevor das Empfangsteam eingewiesen wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Wissenssession organisieren?
- Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Thema, Programm, Referenten und Veranstaltungsort. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin starten.
- Wann müssen die Präsentationen für eine Wissenssession vorliegen?
- Fordere die Präsentationen spätestens fünf bis sieben Tage vorher an. So bleibt genug Zeit, sie auf dem Laptop zu öffnen und Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel sowie Adapter zu testen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wissenssession?
- Plane mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Registrierung, Buffet, Rednerbereich und Technik ein. Der vollständige Mikrofon- und Präsentationstest sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
- Wann sollte man Catering und Getränke für eine Wissenssession bestellen?
- Bestelle das Catering mindestens zehn bis vierzehn Tage vorher, besonders wenn Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen. Getränke sollten am Vortag gekühlt und Kaffee- sowie Teebereich vor dem Einlass aufgebaut werden.
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