Checklist pour organiser une session d’information

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le lieu et le programme sont confirmés. Fixez une date limite de réponse au moins 5 jours avant la session afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
• Demandez les présentations aux intervenants 3 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable et vérifiez les adaptateurs HDMI, les câbles, le projecteur et l’écran.
• Arrivez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, les chaises, le pupitre, la table d’inscription et le matériel audiovisuel. Gardez 30 minutes supplémentaires pour les tests de micros et d’enceintes.
• Refroidissez les boissons et préparez les glaçons la veille. Pour le point café et thé, vérifiez le nombre de machines à café, bouilloires, thermos, tasses et verres avant l’arrivée des participants.
• Imprimez la liste des participants et les badges le jour précédent, puis briefez l’équipe d’accueil 30 minutes avant l’ouverture. Indiquez clairement qui gère les retards, les questions techniques et les besoins alimentaires signalés sur place.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une session d’information ?

Ouvrez le formulaire dès que le programme, les intervenants et la salle sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la session. Fermez les inscriptions environ 5 jours avant pour pouvoir préparer les badges, la liste des participants et le catering.

Quand envoyer le briefing aux intervenants ?

Envoyez-le 5 à 7 jours avant l’événement, avec les horaires, la durée de chaque intervention, les consignes techniques et l’accès aux présentations. Demandez les fichiers définitifs au plus tard 3 jours avant.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une session d’information ?

Prévoyez au moins 2 heures pour installer la salle, les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et le matériel de présentation. Ajoutez 30 minutes pour tester les micros, les enceintes, le projecteur et les présentations.

Quand préparer les badges et la liste des participants ?

Préparez-les le jour précédent, après la clôture des inscriptions. Imprimez une liste actualisée le matin même, car des désistements ou des ajouts peuvent encore survenir.