Checklist para organizar una sesión informativa sin olvidos
Una sesión informativa necesita más que una sala y una presentación. Hay que cerrar el programa, confirmar a los ponentes, gestionar las inscripciones y dejar lista la recepción, la técnica y el catering. Empieza varias semanas antes y reserva los últimos días para recibir las presentaciones, revisar las preferencias dietéticas y hacer una prueba completa de sonido e imagen. Esta checklist reúne el orden de trabajo para llegar al día del evento con todo preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar el programa y el tema
2 personas
Confirmar ponentes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reservar la sede y la sala
Pedir el catering
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la técnica y las presentaciones
2 personas
Recibir presentaciones
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Enviar briefing a los ponentes
Comprobar la sala y los baños
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la mesa del escenario y el espacio para hablar
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Preparar las presentaciones
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la apertura y las instrucciones de seguridad
Coordinar las sesiones de conocimiento
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Abrir y servir el bufé
4 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala y la cocina
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
Enviar presentaciones e información posteriormente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesa del escenario
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 5
- Cables alargadorescant. 5
- Clic de presentacióncant. 2
- Pizarra de hojascant. 2
- Ventiladorcant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Materiales
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cordones identificativoscant. 60
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 60
- Folletos del programacant. 60
- Papel para rotafoliocant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta de papelcant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Señales direccionalescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
- Palangana para lavarcant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a cada ponente al menos 3 semanas antes. Pide las presentaciones definitivas entre 3 y 5 días antes, no al comenzar la sesión.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para controlar el aforo y recopilar alergias o preferencias dietéticas. Imprime la lista de participantes el día anterior y prepara las tarjetas de nombre.
- Haz una prueba técnica completa como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y clic de presentación.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y deja preparadas las mesas de buffet, platos, cubiertos, vasos y bandejas. Enfría las bebidas y monta el punto de café y té antes de abrir el registro.
- Asigna la recepción a una persona concreta y dale un briefing de 15 minutos. Debe saber dónde están la lista, las tarjetas de nombre, los baños, la sala y quién puede resolver una incidencia técnica.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una sesión informativa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar el programa, reservar la sala, confirmar ponentes y abrir las inscripciones. Reserva los últimos 2 días para el catering, las presentaciones y la revisión final.
- ¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?
- Pídelas entre 3 y 5 días antes de la sesión informativa. Así puedes unificarlas, probarlas en el portátil y comprobar que funcionan con el proyector y los adaptadores disponibles.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz la prueba completa al menos 2 horas antes de que lleguen los participantes. Comprueba cada micrófono, los altavoces, la imagen, los cables y una diapositiva con vídeo o audio si la presentación lo incluye.
- ¿Cuándo se prepara la mesa de registro?
- Monta la mesa de registro entre 45 y 60 minutos antes del comienzo. Coloca la lista de participantes, las tarjetas de nombre y el material necesario, y deja a una persona responsable durante toda la llegada.
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