So organisierst du eine Wissenschaftsmesse
Eine Wissenschaftsmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Zuerst legst du Datum, Programm und Raum fest, danach gewinnst du Aussteller und Demonstratoren. Plane früh, welche Experimente stattfinden und welche Technik, Tische und Präsentationstafeln dafür gebraucht werden. Später folgen Anmeldungen, Lageplan, Catering, Beschilderung und die Einteilung der Freiwilligen. Die häufigsten Probleme entstehen, wenn Sicherheitsvorgaben, Stromanschlüsse oder Materialreservierungen erst in der letzten Woche geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Raum und Platz reservieren
- 3
Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften prüfen
2 Personen
- 4
Aussteller einladen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Forscher und Demonstratoren werben
2 Personen
- 8
Programm online veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 12
Inhalte der Vorführungen prüfen
3 Personen
- 13
Lageplan erstellen
2 Personen
- 14
Materialreservierungen erstellen
- 15
Catering bestellen
2 Personen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Moderatoren einweisen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Werbematerial aufhängen
2 Personen
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Beschilderung drucken
- 22
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
- 23
Zertifikate drucken
- 24
Experimente vorbereiten
4 Personen
- 25
Technik testen
2 Personen
- 26
Cateringlieferung bestätigen
- 27
Einkaufen gehen
3 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 29
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 30
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 31
Experimentiertische einteilen
3 Personen
- 32
Absperrungen anbringen
2 Personen
- 33
Poster aufhängen
3 Personen
- 34
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 35
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 36
Registrierungsliste bereitlegen
- 37
Probeanordnungen prüfen
4 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 40
Präsentationstechnik testen
2 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 42
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 43
Programm vorstellen
- 44
Besucher zu den Ständen begleiten
2 Personen
- 45
Experimente begleiten
8 Personen
- 46
Vorführungen präsentieren
6 Personen
- 47
Registrierung verfolgen
2 Personen
- 48
Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
- 49
Besucherfragen beantworten
4 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 54
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 55
Bestand an Experimentmaterial auffüllen
2 Personen
- 56
Pausen der Freiwilligen organisieren
- 57
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
- 58
Preisträger bekanntgeben
2 Personen
- 59
Zertifikate ausgeben
2 Personen
- 60
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Experimente sicher abschalten
4 Personen
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 67
Räume reinigen
4 Personen
- 68
Materialien beschriften und lagern
3 Personen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 71
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- Empfangstresen
- AbfallbehälterAnz. 10
- StehtischeAnz. 8
Präsentation
- PräsentationstafelnAnz. 24
- PosterständerAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 12
- ArbeitsblätterAnz. 250
- StimmzettelAnz. 200
- ZertifikateAnz. 40
- WegweiserAnz. 16
- KlebebandAnz. 12
- AbdeckbandAnz. 12
- SchereAnz. 12
- KlebestifteAnz. 20
Ausstattung
- LaptopsAnz. 12
- TabletsAnz. 8
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 16
- LadekabelAnz. 20
- USB-SticksAnz. 8
- TimerAnz. 12
- StoppuhrenAnz. 12
- TaschenrechnerAnz. 12
- LupeAnz. 20
- Digitale ThermometerAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
- MessbecherAnz. 12
- TrichterAnz. 12
- RührschüsselnAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 160
- TellerAnz. 160
- BestecksetsAnz. 160
- KaffeetassenAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- WasserkannenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 30
- HandschuheAnz. 20
Sicherheit
- SchutzbrillenAnz. 80
- NitrilhandschuheAnz. 200
- SchutzschürzenAnz. 40
- AbsperrbandAnz. 4
- WarnschilderAnz. 12
Wissenschaftsmaterial
- PlastikbecherAnz. 300
- Gläserne TöpfeAnz. 60
- ReagenzgläserAnz. 120
- PipettenAnz. 100
- PipettenspitzenAnz. 300
- MesszylinderAnz. 24
- PlastiklöffelAnz. 100
- HolzspatelAnz. 100
- MagneteAnz. 40
- KupferdrahtAnz. 10
- LED-LichterAnz. 40
- BatterienAnz. 40
- Ballons für VerkostungenAnz. 100
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Raum mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin fest. Prüfe dabei sofort Fluchtwege, Sicherheitsvorschriften, Genehmigungen und die benötigte Zahl an Tischen, Stühlen und Präsentationstafeln.
- Lade Aussteller und Demonstratoren früh ein und setze eine verbindliche Rückmeldefrist von etwa 4 Wochen. Frage mit der Anmeldung auch Ernährungswünsche, benötigte Geräte und besondere Sicherheitsanforderungen ab.
- Erstelle den Lageplan spätestens 10 Tage vor der Messe. Markiere Empfangstresen, Wegweiser, Abfallbehälter, Experimentierflächen, Stromanschlüsse und Bereiche für Projektoren oder Lautsprecher.
- Teste Laptops, Tablets, Projektoren, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 bis 3 Tage vorher am tatsächlichen Aufbauort. Plane pro Technikstation passende Verlängerungs- und Ladekabel ein und halte USB-Sticks als Ersatz bereit.
- Bereite Namensschilder, Arbeitsblätter, Stimmzettel und Zertifikate mindestens 3 Tage vor Beginn vor. Teile Freiwillige und Moderatoren für Empfang, Orientierung, Materialnachschub und die Betreuung der Experimente in klaren Schichten ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Wissenschaftsmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raum. Für Einladungen, Anmeldungen, Ausstellerbestätigungen und Sicherheitsprüfungen brauchst du mehrere feste Fristen.
- Wie viele Aussteller braucht man für eine Wissenschaftsmesse?
- Das hängt von Raum und Dauer ab, aber plane pro Präsentations- oder Experimentierstation ausreichend Fläche und Betreuung ein. Lege die endgültige Zahl spätestens 4 Wochen vor dem Termin fest, damit Lageplan, Tische und Technik angepasst werden können.
- Wann muss man die Technik für eine Wissenschaftsmesse testen?
- Führe einen vollständigen Test 2 bis 3 Tage vor der Messe durch und prüfe die Geräte nochmals beim Aufbau. Teste nicht nur Projektoren und Mikrofone, sondern auch Präsentationsdateien, USB-Sticks, Ladekabel und Stromwege.
- Wann sollte das Catering bestellt werden?
- Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist, meist etwa 2 bis 3 Wochen vor der Messe. So kannst du die tatsächliche Personenzahl und erfasste Ernährungswünsche berücksichtigen; Änderungen sollten spätestens 5 bis 7 Tage vorher geklärt sein.
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