Checkliste für die Wissenschaftsmesse

Eine Wissenschaftsmesse braucht mehr als spannende Experimente: Raumaufteilung, Stromversorgung, Sicherheit und ein klarer Besucherstrom müssen zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort, danach Aussteller, Anmeldungen und Genehmigungen. In den letzten Wochen folgen Lageplan, Material, Catering, Beschilderung und Einweisung des Teams. Diese Checkliste bündelt 71 Aufgaben und 81 benötigte Gegenstände, damit am Messetag weder Arbeitsblätter noch Verlängerungskabel oder Namensschilder fehlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Raum und Platz reservieren
Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften prüfen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Forscher und Demonstratoren werben
2 Personen
Programm online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Aussteller bestätigen
2 Personen
Inhalte der Vorführungen prüfen
3 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Catering bestellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Moderatoren einweisen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Werbematerial aufhängen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung drucken
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
Zertifikate drucken
Experimente vorbereiten
4 Personen
Technik testen
2 Personen
Cateringlieferung bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Experimentiertische einteilen
3 Personen
Absperrungen anbringen
2 Personen
Poster aufhängen
3 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
Probeanordnungen prüfen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Programm vorstellen
Besucher zu den Ständen begleiten
2 Personen
Experimente begleiten
8 Personen
Vorführungen präsentieren
6 Personen
Registrierung verfolgen
2 Personen
Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet ordentlich halten
2 Personen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Bestand an Experimentmaterial auffüllen
2 Personen
Pausen der Freiwilligen organisieren
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
Preisträger bekanntgeben
2 Personen
Zertifikate ausgeben
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Experimente sicher abschalten
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Materialien beschriften und lagern
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
Empfangstresen
AbfallbehälterAnz. 10
StehtischeAnz. 8

Präsentation

PräsentationstafelnAnz. 24
PosterständerAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
ArbeitsblätterAnz. 250
StimmzettelAnz. 200
ZertifikateAnz. 40
WegweiserAnz. 16
KlebebandAnz. 12
AbdeckbandAnz. 12
SchereAnz. 12
KlebestifteAnz. 20

Ausstattung

LaptopsAnz. 12
TabletsAnz. 8
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
LadekabelAnz. 20
USB-SticksAnz. 8
TimerAnz. 12
StoppuhrenAnz. 12
TaschenrechnerAnz. 12
LupeAnz. 20
Digitale ThermometerAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
MessbecherAnz. 12
TrichterAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 160
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
KaffeetassenAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 24
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 30
HandschuheAnz. 20

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 80
NitrilhandschuheAnz. 200
SchutzschürzenAnz. 40
AbsperrbandAnz. 4
WarnschilderAnz. 12

Wissenschaftsmaterial

PlastikbecherAnz. 300
Gläserne TöpfeAnz. 60
ReagenzgläserAnz. 120
PipettenAnz. 100
PipettenspitzenAnz. 300
MesszylinderAnz. 24
PlastiklöffelAnz. 100
HolzspatelAnz. 100
MagneteAnz. 40
KupferdrahtAnz. 10
LED-LichterAnz. 40
BatterienAnz. 40
Ballons für VerkostungenAnz. 100

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Lageplan spätestens zwei Wochen vorher fest. Plane für jeden Aussteller einen klar markierten Tisch, ausreichend Bewegungsfläche und kurze Wege zu Stromanschlüssen und Fluchtwegen.
Prüfe jede Vorführung mindestens sieben Tage vor der Messe. Kläre dabei Materialbedarf, Strom, Wasser, Sicherheitsregeln und die maximale Gruppengröße pro Durchgang.
Öffne die Anmeldung früh und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin. Bestätige Aussteller und Moderatoren danach mit Uhrzeit, Aufbauort und Ansprechpartner.
Bereite Namensschilder, Wegweiser, Arbeitsblätter und Zertifikate nicht erst am Vortag vor. Drucke sie mindestens drei Tage vorher und halte zusätzlich Stifte, Klebeband, Scheren und Klebestifte bereit.
Teste Technik und Stromversorgung am Aufbauort. Prüfe Laptops, Tablets, Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Mikrofone, USB-Sticks und Ladekabel gemeinsam, statt jedes Gerät nur einzeln einzuschalten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wissenschaftsmesse organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm, Raum und Genehmigungen. Aussteller und Demonstratoren solltest du sechs bis acht Wochen vor dem Termin anfragen.
Wie viele Aussteller braucht eine Wissenschaftsmesse?: Das hängt von Raum und Zielgruppe ab; plane pro Aussteller mindestens einen klar abgegrenzten Präsentationsbereich ein. Für einen überschaubaren Rundgang sind 10 bis 15 Stationen oft leichter zu betreuen als deutlich mehr Stationen.
Wann sollte die Technik für eine Wissenschaftsmesse getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens sieben Tage vorher durch und wiederhole ihn beim Aufbau. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ladegeräte, Mikrofone und die Position der Projektionsflächen.
Wann muss das Catering für eine Wissenschaftsmesse bestellt werden?: Bestelle das Catering, sobald die Anmeldungen belastbar sind, meist sieben bis zehn Tage vorher. Ernährungswünsche sollten spätestens eine Woche vor der Messe abgeschlossen und an den Anbieter weitergegeben werden.

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