Zo organiseer je een wetenschapsbeurs

Begin met het programma en de ruimte, niet met losse experimenten. Leg eerst datum, openingstijden en publieksstromen vast en reserveer daarna het lokaal en plein. Werving van exposanten, onderzoekers en demonstratoren bepaalt hoeveel tafels, stroompunten en begeleiding je nodig hebt. Werk vervolgens toe naar een definitieve plattegrond, gecontroleerde demonstraties en een getest programma. De laatste week draait vooral om bevestigen, printen, instrueren en controleren of elke stand veilig en zelfstandig kan draaien.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Lokaal en plein reserveren
3
Vergunningen en veiligheidsregels controleren
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Onderzoekers en demonstratoren werven
2 personen
8
Programma online publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Exposanten bevestigen
2 personen
12
Demonstraties inhoudelijk controleren
3 personen
13
Plattegrond maken
2 personen
14
Reserveringen voor materialen maken
15
Catering bestellen
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Presentatoren instrueren
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Bewegwijzering printen
22
Werkbladen printen
2 personen
23
Certificaten printen
24
Experimenten voorbereiden
4 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Cateringlevering bevestigen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
31
Experimenttafels indelen
3 personen
32
Afschermingen plaatsen
2 personen
33
Posters ophangen
3 personen
34
Licht en stroom controleren
2 personen
35
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
36
Registratielijst klaarleggen
37
Proefopstellingen controleren
4 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
40
Techniek voor presentaties testen
2 personen
41
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Programma toelichten
44
Bezoekers naar stands begeleiden
2 personen
45
Experimenten begeleiden
8 personen
46
Demonstraties presenteren
6 personen
47
Registratie bijhouden
2 personen
48
Werkbladen uitdelen
2 personen
49
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet netjes houden
2 personen
54
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
55
Voorraad experimentmateriaal aanvullen
2 personen
56
Pauzes van vrijwilligers regelen
57
Publieksstemming verzamelen
2 personen
58
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
59
Certificaten uitreiken
2 personen
60
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Experimenten veilig uitschakelen
4 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Eten en drinken opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
67
Lokalen schoonmaken
4 personen
68
Materialen labelen en opslaan
3 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Restanten veilig opbergen
2 personen
71
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 10
Statafelsaantal 8

Presentatie

Presentatiebordenaantal 24
Posterstandaardsaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Werkbladenaantal 250
Stembiljettenaantal 200
Certificatenaantal 40
Pijlbordjesaantal 16
Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Schaaraantal 12
Lijmstiftenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Tabletsaantal 8
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Oplaadkabelsaantal 20
USB-sticksaantal 8
Timersaantal 12
Stopwatchesaantal 12
Rekenmachinesaantal 12
Vergrootglazenaantal 20
Digitale thermometersaantal 8
Zaklampenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 12
Trechtersaantal 12
Mengkommenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 160
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Handschoenenaantal 20

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 80
Nitrilhandschoenenaantal 200
Beschermende schortenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Waarschuwingsbordjesaantal 12

Wetenschapsmateriaal

Plastic bekersaantal 300
Glazen potjesaantal 60
Reageerbuizenaantal 120
Pipettenaantal 100
Pipettipsaantal 300
Maatcilindersaantal 24
Plastic lepelsaantal 100
Houten spatelsaantal 100
Magnetenaantal 40
Koperdraadaantal 10
LED-lampjesaantal 40
Batterijenaantal 40
Ballonnen voor proevenaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken voor de beurs een eerste plattegrond met tafels, presentatieborden, ontvangstbalie en looproutes. Plan demonstraties niet naast elkaar als geluid of wachtrijen elkaar kunnen hinderen.
Bevestig exposanten en demonstratoren uiterlijk zeven dagen vooraf en vraag per activiteit naar stroom, water, tafelruimte en veiligheidsrisico’s. Zo voorkom je dat je op de opbouwdag nog verlengsnoeren of extra materiaal moet zoeken.
Test projectoren, laptops, tablets, microfoons en luidsprekers minstens twee dagen vooraf in de echte ruimte. Controleer ook USB-sticks, oplaadkabels, stekkerdozen en timers; een losse adapter is een veelvoorkomende reden dat een demonstratie uitvalt.
Print werkbladen, naamkaartjes, pijlbordjes en certificaten uiterlijk één werkdag vooraf en maak ongeveer 10 procent extra exemplaren. Leg plakband, schilderstape, scharen en lijmstiften per zone klaar, zodat vrijwilligers niet telkens naar de ontvangstbalie hoeven.
Plan de ontvangst en publieksbegeleiding in blokken van maximaal twee uur en geef vrijwilligers vooraf een korte instructie. Verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt en zet afvalbakken en stoelen al op de plattegrond, niet pas tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wetenschapsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf. Reserveer in de eerste twee weken de ruimte, leg het programma vast en start met het uitnodigen van exposanten en demonstratoren.
Wanneer moet je exposanten voor een wetenschapsbeurs bevestigen?: Vraag een eerste toezegging uiterlijk vier weken vooraf en bevestig de definitieve deelname zeven dagen voor de beurs. Controleer dan ook de demonstratie, benodigde materialen, stroom en aankomsttijd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een wetenschapsbeurs?: Reken op minimaal drie uur voor tafels, presentatieborden, techniek, bewegwijzering en ontvangst. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste veiligheids- en techniekcontrole voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer test je de techniek voor een wetenschapsbeurs?: Test alle apparatuur minstens twee dagen vooraf in de beursruimte en herhaal de controle op de ochtend zelf. Controleer per stand beeld, geluid, stroom, kabels en de werking van eventuele timers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.