Organiser une foire scientifique, étape par étape

Une foire scientifique se prépare d’abord comme un programme, puis comme un parcours de visite. Commencez par fixer la date, réserver la salle et vérifier les règles de sécurité avant de solliciter les exposants. Ensuite, ouvrez les inscriptions, confirmez les démonstrations et dessinez le plan des tables, affiches et espaces de circulation. Les dernières semaines servent surtout à tester la technique, imprimer les supports et briefer les présentateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle et la place
3
Vérifier les permis et les règles de sécurité
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Recruter des chercheurs et des démonstrateurs
2 personnes
8
Publier le programme en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Vérifier le contenu des démonstrations
3 personnes
13
Créer le plan
2 personnes
14
Faire les réservations de matériel
15
Commander le catering
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Briefer les présentateurs
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer la signalisation
22
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
23
Imprimer les certificats
24
Préparer les expériences
4 personnes
25
Tester la technique
2 personnes
26
Confirmer la livraison du catering
27
Faire les courses
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Répartir les tables d’expériences
3 personnes
32
Installer les séparations
2 personnes
33
Accrocher les affiches
3 personnes
34
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
35
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Préparer la liste d’inscription
37
Vérifier les installations de dégustation
4 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Monter le buffet traiteur
3 personnes
40
Tester la technique pour les présentations
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Présenter le programme
44
Guider les visiteurs vers les stands
2 personnes
45
Encadrer les expériences
8 personnes
46
Présenter les démonstrations
6 personnes
47
Suivre les inscriptions
2 personnes
48
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
49
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
54
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
55
Réapprovisionner le matériel d’expérience
2 personnes
56
Organiser les pauses des bénévoles
57
Recueillir les votes du public
2 personnes
58
Annoncer les gagnants
2 personnes
59
Remettre les certificats
2 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Éteindre les expériences en toute sécurité
4 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
67
Nettoyer les locaux
4 personnes
68
Étiqueter et stocker les matériaux
3 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
71
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Accueil
Poubellesqté 10
Tables hautesqté 8

Présentation

Panneaux de présentationqté 24
Présentoirs pour affichesqté 12
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Feuilles de travailqté 250
Bulletins de voteqté 200
Certificatsqté 40
Panneaux de directionqté 16
Ruban adhésifqté 12
Ruban de masquageqté 12
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Tablettesqté 8
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Câbles de rechargeqté 20
Clés USBqté 8
Chronomètresqté 12
Chronomètresqté 12
Calculatricesqté 12
Loupesqté 20
Thermomètres numériquesqté 8
Lampes de pocheqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 12
Entonnoirsqté 12
Saladiersqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Gantsqté 20

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 80
Gants en nitrileqté 200
Tabliers de protectionqté 40
Ruban de balisageqté 4
Panneaux d’avertissementqté 12

Matériel scientifique

Gobelets en plastiqueqté 300
Petits pots en verreqté 60
Tubes à essaiqté 120
Pipettesqté 100
Embouts de pipetteqté 300
Éprouvettes graduéesqté 24
Cuillères en plastiqueqté 100
Spatules en boisqté 100
Aimantsqté 40
Fil de cuivreqté 10
Guirlandes LEDqté 40
Pilesqté 40
Ballons pour dégustationqté 100

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’inviter les exposants : prévoyez des créneaux précis pour les démonstrations et gardez au moins 30 minutes de battement avant l’ouverture. Vous saurez ainsi combien de tables, de chaises et de présentateurs sont nécessaires.
Demandez les besoins alimentaires et les contraintes techniques dès l’inscription, puis confirmez-les 7 à 10 jours avant la foire. Les oublis concernent souvent les prises électriques, les rallonges et les besoins particuliers des démonstrations.
Testez chaque expérience et tout le matériel audiovisuel au moins 48 heures avant l’événement. Vérifiez les ordinateurs, projecteurs, microphones, haut-parleurs, câbles et chronomètres avec le contenu réellement présenté.
Préparez le plan de salle avant la livraison du matériel : placez l’accueil, les panneaux de présentation, les tables hautes et les poubelles en tenant compte des files d’attente et des sorties. Imprimez aussi les panneaux de direction avant le jour J, plutôt que de les improviser sur place.
Remettez aux présentateurs un briefing d’une page et leurs badges nominatifs avant l’ouverture. Prévoyez les feuilles de travail, bulletins de vote et certificats en quantité vérifiée, car les impressions de dernière minute prennent facilement une à deux heures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une foire scientifique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les réservations de salle, autorisations, invitations aux exposants et inscriptions doivent être lancées au début ; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, l’impression et les essais.
Quand faut-il inviter les exposants à une foire scientifique ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue. Demandez dès le départ le titre de leur démonstration, leurs besoins électriques, le nombre de personnes présentes et les éventuelles contraintes de sécurité.
Quand tester le matériel d’une foire scientifique ?: Faites un premier test complet 48 heures avant l’événement, puis une vérification rapide le matin même. Testez les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, multiprises, rallonges et câbles de recharge avec chaque présentation.
Combien de temps avant faut-il confirmer les inscriptions et le catering ?: Clôturez ou vérifiez les inscriptions 7 jours avant la foire et confirmez le catering au même moment. Ce délai permet d’ajuster les quantités, de traiter les besoins alimentaires et de finaliser la répartition des bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.