Wetenschapsbeurs organiseren: checklist van plan tot opening

Een wetenschapsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en proefjes klaarzetten. Leg eerst datum, programma, locatie en veiligheidsregels vast; daarna volgen exposanten, aanmeldingen, materialen en publiekscommunicatie. Plan minstens één aparte controle voor demonstraties, techniek en looproutes. Deze checklist helpt je de 71 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat werkbladen, naamkaartjes, bewegwijzering en certificaten niet op de ochtend zelf nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Lokaal en plein reserveren
Vergunningen en veiligheidsregels controleren
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Onderzoekers en demonstratoren werven
2 personen
Programma online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Demonstraties inhoudelijk controleren
3 personen
Plattegrond maken
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Presentatoren instrueren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Werkbladen printen
2 personen
Certificaten printen
Experimenten voorbereiden
4 personen
Techniek testen
2 personen
Cateringlevering bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Experimenttafels indelen
3 personen
Afschermingen plaatsen
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Proefopstellingen controleren
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Techniek voor presentaties testen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Bezoekers naar stands begeleiden
2 personen
Experimenten begeleiden
8 personen
Demonstraties presenteren
6 personen
Registratie bijhouden
2 personen
Werkbladen uitdelen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Voorraad experimentmateriaal aanvullen
2 personen
Pauzes van vrijwilligers regelen
Publieksstemming verzamelen
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
Certificaten uitreiken
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Experimenten veilig uitschakelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Materialen labelen en opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 10
Statafelsaantal 8

Presentatie

Presentatiebordenaantal 24
Posterstandaardsaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Werkbladenaantal 250
Stembiljettenaantal 200
Certificatenaantal 40
Pijlbordjesaantal 16
Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Schaaraantal 12
Lijmstiftenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Tabletsaantal 8
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Oplaadkabelsaantal 20
USB-sticksaantal 8
Timersaantal 12
Stopwatchesaantal 12
Rekenmachinesaantal 12
Vergrootglazenaantal 20
Digitale thermometersaantal 8
Zaklampenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 12
Trechtersaantal 12
Mengkommenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 160
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Handschoenenaantal 20

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 80
Nitrilhandschoenenaantal 200
Beschermende schortenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Waarschuwingsbordjesaantal 12

Wetenschapsmateriaal

Plastic bekersaantal 300
Glazen potjesaantal 60
Reageerbuizenaantal 120
Pipettenaantal 100
Pipettipsaantal 300
Maatcilindersaantal 24
Plastic lepelsaantal 100
Houten spatelsaantal 100
Magnetenaantal 40
Koperdraadaantal 10
LED-lampjesaantal 40
Batterijenaantal 40
Ballonnen voor proevenaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het lokaal en plein zodra datum en programma voorlopig vaststaan. Controleer daarbij hoeveel tafels, stoelen, statafels en presentatieborden passen zonder vluchtwegen of publieksroutes te blokkeren.
Open het aanmeldformulier pas nadat programmaonderdelen en capaciteit zijn vastgesteld. Vraag dieetwensen direct mee uit, zodat catering niet pas enkele dagen voor de beurs hoeft te worden aangepast.
Plan demonstraties inhoudelijk minstens één week vooraf door te nemen. Controleer per proef de benodigde materialen, risico’s, uitleg en opruiming; een spectaculaire demonstratie is onbruikbaar als de veiligheidsinstructie ontbreekt.
Test techniek in de echte opstelling, bij voorkeur 24 tot 48 uur voor opening. Sluit laptops, projectoren, schermen, microfoons, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen aan en leg oplaadkabels en een USB-stick klaar.
Maak de publieksroute zichtbaar vóór de opbouwdag eindigt. Hang pijlbordjes op bij entree en kruisingen, nummer stands op de plattegrond en leg naamkaartjes, werkbladen, stembiljetten en pennen per tafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wetenschapsbeurs organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en veiligheidsregels. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, materiaalreserveringen, techniek en printwerk.
Wanneer moet ik exposanten voor een wetenschapsbeurs uitnodigen?: Nodig exposanten en demonstratoren ongeveer 8 weken voor de beurs uit. Vraag uiterlijk 3 weken vooraf om een definitieve bevestiging en controleer daarna de inhoud van iedere demonstratie.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een wetenschapsbeurs?: Reken voor een kleine beurs op minimaal 3 uur opbouw met een aparte ploeg voor meubels, stands en techniek. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor een laatste veiligheids- en looproutecontrole.
Wanneer moet ik werkbladen en certificaten printen?: Print werkbladen, stembiljetten, naamkaartjes, bewegwijzering en certificaten uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Houd een kleine reserve aan, zodat last-minute wijzigingen of extra deelnemers niet tot ontbrekende formulieren leiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.