Organiser une foire scientifique sans rien oublier

Une foire scientifique demande plus qu’une série d’expériences et quelques tables. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions, les démonstrations, le matériel technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 71 tâches et 81 fournitures pour suivre la préparation de la première décision jusqu’au rangement. Elle vous aide aussi à repérer les points souvent réglés trop tard : autorisations, besoins alimentaires, tests techniques, badges, feuilles de travail et certificats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver la salle et la place
Vérifier les permis et les règles de sécurité
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des chercheurs et des démonstrateurs
2 personnes
Publier le programme en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Vérifier le contenu des démonstrations
3 personnes
Créer le plan
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Commander le catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les présentateurs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Imprimer les certificats
Préparer les expériences
4 personnes
Tester la technique
2 personnes
Confirmer la livraison du catering
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Répartir les tables d’expériences
3 personnes
Installer les séparations
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Vérifier les installations de dégustation
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester la technique pour les présentations
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Présenter le programme
Guider les visiteurs vers les stands
2 personnes
Encadrer les expériences
8 personnes
Présenter les démonstrations
6 personnes
Suivre les inscriptions
2 personnes
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Réapprovisionner le matériel d’expérience
2 personnes
Organiser les pauses des bénévoles
Recueillir les votes du public
2 personnes
Annoncer les gagnants
2 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre les expériences en toute sécurité
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Étiqueter et stocker les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Accueil
Poubellesqté 10
Tables hautesqté 8

Présentation

Panneaux de présentationqté 24
Présentoirs pour affichesqté 12
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Feuilles de travailqté 250
Bulletins de voteqté 200
Certificatsqté 40
Panneaux de directionqté 16
Ruban adhésifqté 12
Ruban de masquageqté 12
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Tablettesqté 8
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Câbles de rechargeqté 20
Clés USBqté 8
Chronomètresqté 12
Chronomètresqté 12
Calculatricesqté 12
Loupesqté 20
Thermomètres numériquesqté 8
Lampes de pocheqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 12
Entonnoirsqté 12
Saladiersqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Gantsqté 20

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 80
Gants en nitrileqté 200
Tabliers de protectionqté 40
Ruban de balisageqté 4
Panneaux d’avertissementqté 12

Matériel scientifique

Gobelets en plastiqueqté 300
Petits pots en verreqté 60
Tubes à essaiqté 120
Pipettesqté 100
Embouts de pipetteqté 300
Éprouvettes graduéesqté 24
Cuillères en plastiqueqté 100
Spatules en boisqté 100
Aimantsqté 40
Fil de cuivreqté 10
Guirlandes LEDqté 40
Pilesqté 40
Ballons pour dégustationqté 100

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et la salle avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer les exposants et obtenir les autorisations nécessaires.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 7 jours avant la foire.
Testez chaque démonstration et tout le matériel technique 1 à 2 jours avant : projecteurs, microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises et câbles de recharge doivent être vérifiés ensemble.
Préparez les badges, les panneaux de direction, les feuilles de travail et les certificats avant le jour J. Imprimez au moins 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les erreurs.
Donnez à chaque présentateur un briefing avec son horaire, son emplacement et la durée prévue. Un chronomètre par espace de démonstration aide à garder le programme ponctuel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une foire scientifique ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une foire avec plusieurs exposants et démonstrations. Ce délai permet de réserver la salle, vérifier les règles de sécurité, ouvrir les inscriptions et tester le matériel avant le jour J.
Quand ouvrir les inscriptions pour une foire scientifique ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite 7 à 10 jours avant la foire pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quel matériel faut-il prévoir pour une foire scientifique ?: Prévoyez du mobilier d’accueil et d’exposition, des panneaux, des badges, des feuilles de travail et du matériel audiovisuel. Pour chaque zone équipée, vérifiez au minimum un ordinateur ou une tablette, une rallonge, une multiprise et les câbles nécessaires.
Quand tester les expériences et la technique ?: Testez les expériences et toute la technique 1 à 2 jours avant l’ouverture, puis faites une vérification rapide le matin même. Contrôlez notamment les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, prises et chronomètres.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.