Einen wissenschaftlichen Kongress strukturiert organisieren
Ein wissenschaftlicher Kongress wird nicht am Veranstaltungstag entschieden, sondern in der Reihenfolge der Vorbereitungen. Lege zuerst Thema, Termin und Raum fest, bevor du Referenten anfragst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Abstractverfahren, Programm, Teilnehmerverwaltung und die technische Planung. Besonders häufig fehlen am Ende geprüfte Präsentationen, klare Diätinformationen oder ein belastbarer Ablaufplan für Registrierung und Technik.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Kongressthema festlegen
3 Personen
- 3
Programm erstellen
2 Personen
- 4
Referenten ansprechen
2 Personen
- 5
Referenten bestätigen
2 Personen
- 6
Abstractformat erstellen
- 7
Abstracts einsammeln
2 Personen
- 8
Abstracts bewerten
4 Personen
- 9
Präsentationen auswählen
3 Personen
- 10
Programm veröffentlichen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldeformular öffnen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Diätwünsche weitergeben
- 16
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 17
Teilnehmerliste ausdrucken
- 18
Referenteninformationen versenden
- 19
Präsentationen sammeln
- 20
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 21
Catering reservieren
- 22
Technik reservieren
- 23
Parkinformationen erstellen
- 24
Wegweiser erstellen
2 Personen
- 25
Drehbuch ausdrucken
- 26
Materialien abholen
2 Personen
- 27
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 28
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
- 32
Projektor anschließen
2 Personen
- 33
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 34
Präsentationen testen
2 Personen
- 35
WLAN testen
- 36
Posterausstellungsbereich einrichten
2 Personen
- 37
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 38
Informationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Event
- 42
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 43
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 44
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 45
Referenten empfangen
2 Personen
- 46
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 47
Sessions betreuen
3 Personen
- 48
Präsentationen starten
- 49
Zeit im Blick behalten
2 Personen
- 50
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
- 51
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 55
Postersessions betreuen
2 Personen
- 56
Abendsession betreuen
2 Personen
- 57
Abschluss organisieren
2 Personen
- 58
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Technik ausschalten
2 Personen
- 60
Geschirr sammeln
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Raum aufräumen
4 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 64
Location reinigen
3 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Teilnehmerliste archivieren
- 68
Präsentationen archivieren
- 69
Dankesmail versenden
- 70
Zertifikate versenden
- 71
Fotos und Materialien teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Podiumstisch
- RednerstühleAnz. 6
- PosterständerAnz. 20
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierbretterAnz. 8
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- WLAN-Router
- PowerbanksAnz. 4
Büro
- NamensschildhalterAnz. 110
- LanyardsAnz. 110
- TagungsmappenAnz. 110
- NotizblöckeAnz. 110
- KugelschreiberAnz. 130
- Papierschneider
- TackerAnz. 2
- KlebebandrollenAnz. 6
- SchreibtafelnAnz. 4
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 8
- PosterklammernAnz. 80
- TischdeckenAnz. 14
- ReferentenschilderAnz. 6
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- BuffetwärmerAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- BesenAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für Referentenanfragen mindestens 8 bis 12 Wochen Rücklaufzeit ein. Bestätige Zusagen schriftlich und verschicke anschließend Referenteninformationen mit Vortragsdauer, Präsentationsformat und Abgabefrist.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Thema, vorläufiges Programm und Veranstaltungsort feststehen. Frage im Formular neben Kontaktdaten auch Ernährungs- und Diätwünsche ab, damit das Catering diese spätestens 7 Tage vorher erhält.
- Lege für Abstracts ein einheitliches Format mit Wortlimit, Dateityp und Einreichungsfrist fest. Für die Bewertung solltest du mindestens 2 Wochen einplanen, bevor du Präsentationen auswählst und das Programm veröffentlichst.
- Sammle die Präsentationen nicht erst am Kongresstag ein. Fordere sie 3 bis 5 Werktage vorher an und prüfe jede Datei an genau dem Laptop, Projektor und Präsentationsklicker, die vor Ort verwendet werden.
- Drucke Namensschilder, Teilnehmerliste und Drehbuch spätestens am Vortag. Prüfe außerdem Wegweiser, Parkinformationen, Registrierungstische, Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und WLAN vor dem Einlass mit einem kurzen Techniktest.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen wissenschaftlichen Kongress organisieren?
- Beginne mindestens 6 Monate vorher, bei vielen Referenten oder einem Abstractverfahren besser 9 bis 12 Monate vorher. So bleiben realistisch 8 bis 12 Wochen für Zusagen und mindestens 2 Wochen für die Abstractbewertung.
- Wann sollte die Anmeldung für einen wissenschaftlichen Kongress öffnen?
- Öffne das Anmeldeformular, sobald Ort, Termin und ein belastbares vorläufiges Programm feststehen – meist 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Schließe die Erfassung der Diätwünsche idealerweise 7 Tage vor dem Cateringtermin.
- Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Setze die Abgabefrist 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress. Dadurch kannst du Dateien auf dem vorgesehenen Laptop prüfen und fehlende Präsentationen noch rechtzeitig anfordern.
- Was muss man bei der Technik für einen wissenschaftlichen Kongress prüfen?
- Teste spätestens am Vortag Projektor, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Präsentationsklicker, WLAN und Verlängerungskabel. Plane zusätzlich einen kurzen Funktionstest vor dem Einlass ein, damit der erste Vortrag nicht zur Generalprobe wird.
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