Organiser un congrès scientifique, étape par étape

Un congrès scientifique se construit d’abord autour d’un thème clair, puis d’un programme réaliste et d’un calendrier de validation. Commencez par réserver le lieu et contacter les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. La collecte et l’évaluation des résumés demandent souvent plus de temps que prévu. En parallèle, préparez la technique, la restauration, les badges et les informations pratiques afin que les participants sachent quoi faire dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le thème du congrès
3 personnes
3
Élaborer le programme
2 personnes
4
Contacter les intervenants
2 personnes
5
Confirmer les intervenants
2 personnes
6
Créer le format d’abstract
7
Collecter les résumés
2 personnes
8
Évaluer les résumés
4 personnes
9
Sélectionner les présentations
3 personnes
10
Publier le programme
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir le formulaire d’inscription
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Transmettre les besoins alimentaires
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer la liste des participants
18
Envoyer les informations sur les intervenants
19
Rassembler les présentations
20
Vérifier les présentations
2 personnes
21
Réserver le catering
22
Réserver la technique
23
Créer les informations de stationnement
24
Créer les panneaux de direction
2 personnes
25
Imprimer le déroulé
26
Récupérer le matériel
2 personnes
27
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer la table de scène
2 personnes
32
Brancher le projecteur
2 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Tester les présentations
2 personnes
35
Tester le Wifi
36
Aménager l’espace des affiches
2 personnes
37
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
38
Préparer le matériel d'information
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes

Événement

42
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
43
Enregistrer les participants
3 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Accueillir les intervenants
2 personnes
46
Accompagner l'ouverture
2 personnes
47
Animer les sessions
3 personnes
48
Lancer les présentations
49
Surveiller le temps
2 personnes
50
Animer les questions de la salle
2 personnes
51
Servir la pause-café
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Animer les sessions d’affiches
2 personnes
56
Animer la session du soir
2 personnes
57
Assurer la clôture
2 personnes
58
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

59
Éteindre la technique
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Ranger la salle
4 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Archiver la liste des participants
68
Archiver les présentations
69
Envoyer un e-mail de remerciement
70
Envoyer les certificats
71
Partager les photos et les supports

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 110
Tables d’inscriptionqté 2
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 6
Panneaux d’affichage pour postersqté 20
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Routeur wifi
Batteries externesqté 4

Bureau

Porte-nomsqté 110
Lanyardsqté 110
Dossiers de congrèsqté 110
Blocs-notesqté 110
Stylos à billeqté 130
Massicot
Agrafeusesqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Tableaux de présentationqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 12

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 8
Pinces pour affichesqté 80
Nappesqté 14
Panneaux pour les intervenantsqté 6

Éclairage

Lampes de bureauqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pichets de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de finaliser le programme : vérifiez la capacité de la salle, les espaces pour les posters, les tables d’inscription et les besoins de projection. Prévoyez aussi un espace séparé pour les échanges informels.
Fixez une date limite pour les résumés au moins 8 semaines avant le congrès. Gardez ensuite 2 semaines pour l’évaluation et la sélection, puis publiez le programme avant d’envoyer les invitations définitives.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez-les au traiteur au plus tard 7 jours avant l’événement. Une relance ciblée évite de découvrir les allergies la veille.
Rassemblez les présentations au moins 48 heures avant l’ouverture. Testez chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur prévus, puis vérifiez les microphones, le cliqueur, les haut-parleurs et les rallonges.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, liste imprimée des participants, panneaux de direction, informations de stationnement et déroulé imprimé. Ajoutez quelques batteries externes et une solution wifi de secours pour limiter les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès scientifique ?: Prévoyez généralement 6 à 12 mois. Il faut réserver le lieu, confirmer les intervenants, traiter les résumés et laisser au moins 6 semaines pour les inscriptions et la communication.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont stabilisés, idéalement 3 à 4 mois avant le congrès. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser les badges et la restauration.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 48 heures avant le congrès. Un dépôt 5 à 7 jours avant est préférable pour corriger les formats et tester les vidéos ou les polices.
Combien de temps prévoir pour évaluer les résumés ?: Comptez au minimum 2 semaines pour l’évaluation, puis quelques jours pour contacter les auteurs et ajuster le programme. Fixez la date limite des résumés au moins 4 semaines avant sa publication.

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