Zo organiseer je een wetenschappelijk congres
Begin met de locatie, het congresthema en de gewenste doelgroep. Werk daarna terug vanaf de congresdatum: eerst programma en sprekers, vervolgens abstracten, registratie, catering en techniek. Bij een wetenschappelijk congres ontstaan de grootste problemen meestal doordat presentaties, dieetwensen en technische eisen te laat worden verzameld. Plan daarom vaste deadlines en leg alle afspraken vast in één draaiboek, zodat registratie, lezingen, posters en pauzes op de dag zelf logisch op elkaar aansluiten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Congresthema vaststellen
3 personen
- 3
Programma opstellen
2 personen
- 4
Sprekers benaderen
2 personen
- 5
Sprekers bevestigen
2 personen
- 6
Abstractformat maken
- 7
Abstracts verzamelen
2 personen
- 8
Abstracts beoordelen
4 personen
- 9
Presentaties selecteren
3 personen
- 10
Programma publiceren
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldformulier openen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Dieetwensen doorgeven
- 16
Naamkaartjes maken
2 personen
- 17
Deelnemerslijst afdrukken
- 18
Sprekersinformatie versturen
- 19
Presentaties verzamelen
- 20
Presentaties controleren
2 personen
- 21
Catering reserveren
- 22
Techniek reserveren
- 23
Parkeerinformatie maken
- 24
Routeborden maken
2 personen
- 25
Draaiboek afdrukken
- 26
Materialen ophalen
2 personen
- 27
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 28
Zaalindeling uitzetten
3 personen
- 29
Tafels opstellen
3 personen
- 30
Stoelen opstellen
3 personen
- 31
Podiumtafel plaatsen
2 personen
- 32
Projector aansluiten
2 personen
- 33
Microfoons aansluiten
2 personen
- 34
Presentaties testen
2 personen
- 35
Wifi testen
- 36
Posterruimte inrichten
2 personen
- 37
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 38
Informatiemateriaal klaarleggen
2 personen
- 39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 40
Dranken koud zetten
2 personen
- 41
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Event
- 42
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 43
Deelnemers registreren
3 personen
- 44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 45
Sprekers ontvangen
2 personen
- 46
Opening begeleiden
2 personen
- 47
Sessies begeleiden
3 personen
- 48
Presentaties starten
- 49
Tijd bewaken
2 personen
- 50
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
- 51
Koffiepauze serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Lunchbuffet serveren
4 personen
- 54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 55
Postersessies begeleiden
2 personen
- 56
Avondsessie begeleiden
2 personen
- 57
Afsluiting verzorgen
2 personen
- 58
Deelnemers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 59
Techniek uitschakelen
2 personen
- 60
Servies verzamelen
3 personen
- 61
Afval verzamelen
3 personen
- 62
Zaal opruimen
4 personen
- 63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 64
Locatie schoonmaken
3 personen
- 65
Materialen inventariseren
2 personen
- 66
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 67
Deelnemerslijst archiveren
- 68
Presentaties archiveren
- 69
Bedankmail versturen
- 70
Certificaten versturen
- 71
Foto's en materialen delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congrestafelsaantal 12
- Stoelenaantal 110
- Registratietafelsaantal 2
- Podiumtafel
- Sprekersstoelenaantal 6
- Posterbordenaantal 20
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplankenaantal 8
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Wifi-router
- Powerbanksaantal 4
Kantoor
- Naamkaarthoudersaantal 110
- Lanyardsaantal 110
- Congresmappenaantal 110
- Notitieblokkenaantal 110
- Balpennenaantal 130
- Papiersnijder
- Nietmachinesaantal 2
- Plakbandrollenaantal 6
- Schrijfbordenaantal 4
- Whiteboardmarkersaantal 12
Decoratie
- Richtingsbordenaantal 12
- Programmapostersaantal 8
- Posterclipsaantal 80
- Tafelkledenaantal 14
- Sprekersbordjesaantal 6
Verlichting
- Bureaulampenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Buffetwarmhoudersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Schenk kannenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuiger
- Bezemaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra de congresdatum en verwachte groepsgrootte bekend zijn. Controleer meteen of er ruimte is voor een registratiebalie, posterborden, garderoberekken en aparte plekken voor pauzes.
- Werk met een deadline voor abstracts die minimaal 8 weken vóór het congres ligt. Houd daarna tijd vrij voor beoordeling, selectie van presentaties en het publiceren van het definitieve programma.
- Bevestig sprekers schriftelijk en vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Controleer bestanden op formaat, video’s, lettergrootte en de juiste versie voordat ze op de congreslaptop komen.
- Open de aanmelding zodra datum, programma en locatie-informatie vaststaan. Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen vóór het congres uit, zodat de cateraar aantallen en alternatieven nog kan verwerken.
- Test techniek minstens 2 uur vóór ontvangst van de eerste deelnemers. Controleer projector, scherm, draadloze microfoons, luidsprekers, presentatieklikker, wifi, stekkerdozen en verlengkabels met de eerste presentatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een wetenschappelijk congres organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf. Reserveer de locatie en bepaal het thema eerst; plan daarna deadlines voor sprekers, abstracts, aanmeldingen en catering.
- Wanneer moet je sprekers benaderen voor een congres?
- Benader keynote- en parallelsessiesprekers ongeveer 6 maanden vooraf. Vraag na bevestiging hun titel, abstract en technische behoeften op en zet een uiterste aanleverdatum op minimaal 3 werkdagen vóór het congres.
- Wanneer sluit je de inschrijving voor een wetenschappelijk congres?
- Sluit de inschrijving meestal 7 tot 10 dagen vóór de congresdatum. Zo kun je naamkaartjes, lanyards, congresmappen, catering en de deelnemerslijst op tijd afronden.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek op een congresdag?
- Plan minimaal 2 uur voor de technische opbouw en test. Controleer elke microfoon en presentatie afzonderlijk en houd daarnaast een reserve-laptop, stekkerdozen en verlengkabels beschikbaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!