Einkaufsliste für eine Willkommensfeier

Für eine Willkommensfeier brauchst du mehr als Essen und Getränke: Gäste müssen ankommen, ihre Sachen ablegen und sich schnell orientieren können. Plane Geschirr und Gläser passend zur Gästezahl, plus etwa 10 Prozent Reserve. Namensschilder, ein gut sichtbares Willkommensbanner und ein Lageplan erleichtern den Einstieg. Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen; Dekoration und Beschilderung werden häufig erst am Veranstaltungstag besorgt und dann unnötig hektisch.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 90
StehtischeAnz. 6
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 100
Tiefe TellerAnz. 30
GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 100
ServiertellerAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
ServierschalenAnz. 8
KaraffenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
BallonsAnz. 150
BallonpumpenAnz. 3
GirlandenAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
Fotowand
FotopropsAnz. 20
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 3
ScherenAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
Bluetooth-Sender

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühltaschenAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Stilles Wasser - 80 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 10 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- 7-Up - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Kaffee - 4 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Chai-Tee - 1 Karton
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Cola-Sirup - 2 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 6 Tüten
- Snacknüsse - 5 Tüten
- Pretzelsticks - 5 Tüten
- Popcorn - 5 Tüten
- Reiscracker - 4 Packungen
- Toast - 8 Packungen
- Vollkorncracker - 6 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Pistolets - 120 Stück
- Wraps - 60 Stück
- Butter - 3 Packungen
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Gekochter Schinken - 3 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 3 kilo
- Salami - 2 Kilo
- Hummus natur - 8 Schalen
- Hummus Paprika - 6 Becher
- Eiersalat - 6 Becher
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Gurken - 12 Stück
- Paprika - 15 Stück
- Cherrytomaten - 5 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Staudensellerie - 3 Köpfe
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Mandarinen - 50 Stück
- Erdbeeren - 4 Kilo
- Gemischter Salat - 5 Beutel
- Gurkensalat - 4 Becher
- Joghurtdressing - 4 Flaschen
- Balsamico-Dressing - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Vegane Kekse - 4 Packungen
- Schokoriegel - 40 Stück
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Servietten - 500 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen

Tipps

Rechne bei Tellern, tiefen Tellern, Gläsern, Tassen und Bestecksets mit der Gästezahl plus 10 Prozent Reserve. Bei 30 Gästen sind das jeweils 33 Stück, sofern nichts gemietet oder zwischendurch gespült wird.
Plane pro Gast zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und stelle zusätzlich Karaffen bereit. Getränke spätestens 24 Stunden vorher einkaufen und mindestens vier Stunden vor Beginn kaltstellen.
Für 30 Gäste brauchst du nicht nur Sitzplätze: Kombiniere Klappstühle mit Stehtischen und Barhockern, damit Gespräche und das Programm funktionieren. Reserviere zusätzliche Tische spätestens eine Woche vor der Feier.
Bereite Namensschilder für alle angemeldeten Gäste plus fünf leere Ersatzschilder vor. Willkommensbanner, Lageplan und Beschilderung mindestens einen Tag vorher drucken und an Klebeband, Scheren und Seil denken.
Kaufe Dekoration nicht ohne Befestigungsmaterial: Für Ballons und Girlanden gehören Ballonpumpen, Klebeband und Seil auf die Einkaufsliste. Eine Fotowand mit Fotoprops braucht außerdem genug freien Platz und eine gut erreichbare Beleuchtung.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Willkommensfeier?: Du brauchst Getränke, Geschirr, Besteck, Servierschalen, Karaffen und passende Möbel. Ergänze Namensschilder, ein Willkommensbanner, einen Lageplan, Dekoration, Abfallbehälter und Material zum Befestigen.
Wie viel Geschirr brauche ich für 30 Personen?: Plane mindestens 33 Teller, tiefe Teller, Gläser und Bestecksets ein, also die Gästezahl plus 10 Prozent Reserve. Wenn mehrere Gänge oder Kaffee eingeplant sind, rechne Tassen und Kaffeetassen separat.
Wann sollte ich Getränke für die Willkommensfeier einkaufen?: Kaufe haltbare Getränke spätestens zwei Tage vorher und frische oder gekühlte Getränke am Vortag. Stelle alles mindestens vier Stunden vor Beginn kalt, damit auch die letzte Getränkerunde gekühlt angeboten werden kann.
Wann muss ich Namensschilder und Willkommensschilder vorbereiten?: Drucke Willkommensschilder und Lageplan mindestens einen Tag vorher. Namensschilder solltest du nach der finalen Gästeliste vorbereiten, idealerweise 24 Stunden vor Beginn, und fünf leere Ersatzschilder bereitlegen.

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