Einen Zusammenmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Zusammenmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Programm fest, reserviere danach die Marktstände und lade Lieferanten ein. Sobald die Anmeldungen eingehen, brauchst du einen festen Überblick über Standflächen, Ernährungswünsche und Parkinformationen. Plane außerdem genug Zeit für Beschilderung, Aufbau, Kaffeeversorgung und die technische Ausstattung ein – besonders Dinge wie Verlängerungskabel, Namensschilder und Preisetiketten werden häufig zu spät vorbereitet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Marktstände reservieren
3
Lieferanten einladen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Lieferanten bestätigen
2 Personen
9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
10
Parkinformationen versenden
11
Einkaufsliste prüfen
12
Drucksachen vorbereiten
2 Personen
13
Namensschilder erstellen
2 Personen
14
Preisetiketten vorbereiten
2 Personen
15
Wegweiser erstellen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Materialien zusammenstellen
3 Personen
18
Samen und Materialien beschriften
3 Personen
19
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
20
Location öffnen
2 Personen
21
Marktstände aufbauen
6 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Zelte aufbauen
6 Personen
24
Stände einrichten
6 Personen
25
Dekoration aufhängen
3 Personen
26
Beschilderung anbringen
2 Personen
27
Beschallungsanlage testen
2 Personen
28
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
29
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
30
Bestände und Abfallstellen kontrollieren
2 Personen

Event

31
Besucher empfangen
3 Personen
32
Anmeldungen abwickeln
2 Personen
33
Lieferanten betreuen
2 Personen
34
Samen und Stände erklären
3 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Snacks auffüllen
2 Personen
38
Mülleimer leeren
2 Personen
39
Besucher über Schließung informieren
40
Lieferanten auschecken
2 Personen

Nachbereitung

41
Kasse abschließen
2 Personen
42
Marktstände abbauen
6 Personen
43
Zelte abbauen
6 Personen
44
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
45
Geschirr abwaschen
3 Personen
46
Location reinigen
4 Personen
47
Abfall entsorgen
2 Personen
48
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
49
Fundsachen sammeln
50
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 8
StühleAnz. 30
PartyzelteAnz. 4
AusstellungsregaleAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8

Dekoration

BannerAnz. 4
Dekorative WimpelkettenAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
PreisschilderAnz. 150
WegweiserAnz. 10

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kartenterminal
TaschenrechnerAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Catering

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50

Küche

ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Marktbedarf

SaatbecherAnz. 80
SaatguttütchenAnz. 500
Wasserfeste StifteAnz. 20
KlebeetikettenAnz. 300
KlemmbretterAnz. 12
EinkaufskörbeAnz. 25
Kassenschachteln für BargeldAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Anmeldeformular, Standangebot und wichtige Zeiten feststehen. So vermeidest du Nachfragen zu einem noch unklaren Ablauf.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und bestätige Lieferanten spätestens 7 Tage vor dem Markt. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular, statt sie kurz vor Beginn einzeln nachzufragen.
Erstelle die Standaufteilung mindestens 3 Tage vorher und verschicke zusammen mit den Parkinformationen auch Aufbauzeiten und Zufahrtsregeln. Markiere Wege mit Wegweisern und sichere Engstellen mit Absperrpfosten.
Bereite Namensschilder, Preisetiketten und Banner vor dem Einkaufstag vor. Nimm beim Zusammenstellen der Materialien zusätzlich Scheren, Taschenrechner und Ersatzbeschriftungen mit – diese Kleinigkeiten fehlen beim Aufbau besonders oft.
Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Stelle zuerst Marktstände, Tische, Zelte und Stromversorgung auf, danach Beleuchtung, Beschilderung, Kaffee- und Getränkestation sowie die einzelnen Verkaufsstände.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Zusammenmarkt organisieren?: Beginne mindestens 6 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und der Reservierung der Marktstände. Die Lieferanten sollten spätestens 4 Wochen vorher eingeladen werden, damit Anmeldungen und Standaufteilung rechtzeitig geklärt sind.
Wann sollte man die Lieferanten für einen Zusammenmarkt bestätigen?: Bestätige die Lieferanten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Standgröße, Aufbauzeit, Parkinformationen und besondere Ernährungswünsche feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Zusammenmarkts?: Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei mehreren Zelten oder vielen Marktständen eher 3 Stunden. Strom, Beleuchtung und Beschilderung sollten vor dem Einrichten der einzelnen Stände geprüft werden.
Was wird bei einem Zusammenmarkt häufig vergessen?: Oft fehlen rechtzeitig vorbereitete Preisetiketten, Namensschilder, Wegweiser oder Verlängerungskabel. Lege diese Materialien spätestens am Vortag zusammen und prüfe die Einkaufsliste danach noch einmal anhand der Standaufteilung.

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