Cómo organizar un mercado de semillas sin improvisar

Un mercado de semillas necesita más coordinación de la que parece: proveedores confirmados, puestos bien distribuidos y etiquetas preparadas antes de abrir. Empieza fijando la fecha y el programa, y después organiza las inscripciones y el plano del mercado. La semana anterior conviene cerrar compras, preferencias dietéticas y materiales impresos. El montaje funciona mejor si reservas al menos 2 horas para carpas, mesas, estands, señalización y café.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar puestos de mercado
3
Invitar a los proveedores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar proveedores
2 personas
9
Hacer el plano de puestos
2 personas
10
Enviar la información de aparcamiento
11
Comprobar la lista de la compra
12
Preparar el material impreso
2 personas
13
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
14
Preparar las etiquetas de precio
2 personas
15
Crear señales de ruta
16
Hacer la compra
2 personas
17
Reunir los materiales
3 personas
18
Etiquetar las semillas y los materiales
3 personas
19
Preparar café y té
2 personas
20
Abrir la ubicación
2 personas
21
Montar puestos de mercado
6 personas
22
Colocar mesas y sillas
4 personas
23
Montar las carpas
6 personas
24
Montar los stands
6 personas
25
Colgar la decoración
3 personas
26
Colocar la señalización
2 personas
27
Probar el sistema de sonido
2 personas
28
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
29
Preparar la mesa de recepción
2 personas
30
Comprobar el inventario y los puntos de residuos
2 personas

Evento

31
Recibir a los visitantes
3 personas
32
Gestionar las inscripciones
2 personas
33
Acompañar a los proveedores
2 personas
34
Explicar las semillas y los stands
3 personas
35
Servir café y té
2 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Reponer los aperitivos
2 personas
38
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
39
Informar a los visitantes sobre el cierre
40
Controlar a los proveedores
2 personas

Seguimiento

41
Cerrar la caja
2 personas
42
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
43
Desmontar las tiendas
6 personas
44
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
45
Lavar la vajilla
3 personas
46
Limpiar el lugar
4 personas
47
Retirar los residuos
2 personas
48
Devolver el material alquilado
3 personas
49
Recoger objetos perdidos
50
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 8
Sillascant. 30
Carpas de fiestacant. 4
Estanterías expositorascant. 6
Mantelescant. 12
Postes separadorescant. 8

Decoración

Bannerscant. 4
Guirnaldas de banderines decorativascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 40
Etiquetas de preciocant. 150
Señales de rutacant. 10

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Máquina de sellado
Calculadorascant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Materiales para el mercado

Bandejas para semillascant. 80
Sobres de semillascant. 500
Rotuladores permanentescant. 20
Etiquetas adhesivascant. 300
Tablones con pinzacant. 12
Cestas de la compracant. 25
Cajas de efectivocant. 4
Cajitas para cambiocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas para residuoscant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el programa antes de invitar a los proveedores. Así podrán confirmar qué semillas llevarán y evitarás cambiar el plano de puestos a última hora.
Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación y pide las preferencias dietéticas junto con los datos de asistencia. Deja 2 o 3 días para revisar inscripciones incompletas.
Prepara etiquetas de semillas, etiquetas de precio, tarjetas con nombres y señales de ruta antes del día del mercado. Lleva algunas etiquetas en blanco y varias tijeras para corregir cambios durante el montaje.
Reserva como mínimo 2 horas para montar carpas, mesas, sillas, estanterías y estands. Coloca primero los puestos y las rutas de circulación; después añade manteles, banners y guirnaldas para no estorbar el trabajo.
Calcula el café, el té y las bebidas según la asistencia confirmada, y coloca termos y dispensadores cerca de la zona de descanso. Comprueba el mismo día los cables alargadores, regletas, lámparas LED y el equipo de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de semillas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva los puestos e invita a los proveedores al inicio, abre las inscripciones unas 3 semanas antes y deja la última semana para confirmar materiales, compras y distribución.
¿Cuándo se debe hacer el plano de los puestos?: Hazlo cuando los proveedores hayan confirmado su participación, normalmente entre 7 y 10 días antes. Reserva espacio para la circulación, las carpas, la zona de café y las mesas de información, y envía el plano junto con las indicaciones de aparcamiento.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el mercado de semillas?: Calcula al menos 2 horas con un equipo de montaje. Las carpas y las mesas deben quedar colocadas antes de montar los estands, poner las etiquetas y colgar la decoración; añade 30 minutos para revisar señales, iluminación y cables.
¿Qué suele olvidarse en un mercado de semillas?: A menudo faltan etiquetas de precio, tarjetas con nombres, señales de ruta y material para corregir cambios de última hora. Prepara un pequeño kit de reserva y comprueba 24 horas antes las regletas, alargadores, calculadoras, vasos y tazas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.