Einen Netzwerkkongress Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Zielgruppe zuerst fest und reserviere die Location möglichst mehrere Monate vor dem Kongress. Erst danach lassen sich Raumgröße, Tischordnung und Teilnehmerzahl verlässlich planen.
• Bestätige Referenten spätestens vier Wochen vorher und verschicke ihre Informationen gesammelt. Fordere Präsentationen mindestens sieben Tage vor Beginn an, damit Beamer, Leinwand und HDMI-Kabel getestet werden können.
• Öffne das Anmeldeformular früh und prüfe die Teilnehmerliste täglich in der letzten Woche. Erfasse Ernährungswünsche spätestens fünf Tage vorher und beschrifte Cateringboxen nach diesen Angaben.
• Plane die Registrierung mit Namensschildern, Teilnehmerliste und Parkinformationen. Drucke Namensschilder und Programm nicht am Vorabend, sondern mindestens zwei Tage vorher, damit Nachmeldungen noch eingearbeitet werden können.
• Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Audiomischpult und Präsentationsklicker vor dem Einlass. Halte Verlängerungskabel, einen Laptop und einen WLAN-Router bereit; diese Kleinigkeiten fehlen besonders oft, wenn mehrere Präsentationen nacheinander laufen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Netzwerkkongress organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Zielgruppe und Location. Referenten, Catering und Technik sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Kongress bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen für einen Netzwerkkongress verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Lass die Anmeldung mindestens fünf Tage vor der Veranstaltung schließen, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering angepasst werden können.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere alle Präsentationen mindestens sieben Tage vorher an. Prüfe Dateien, Anschlüsse und Bildformat spätestens am Vortag mit dem verwendeten Laptop, Beamer und der Projektionsleinwand.

Wie plant man Catering und Getränke für einen Netzwerkkongress?

Bestätige das Catering etwa vier Wochen vorher und übermittle Ernährungswünsche spätestens fünf Tage vor dem Termin. Getränke solltest du am Veranstaltungstag frühzeitig kühlen und Snacks vor dem Einlass bereitstellen.

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