Organiser un congrès de réseautage, étape par étape

Un congrès de réseautage se prépare d’abord comme une chaîne de décisions : public, date, lieu, programme, intervenants, puis inscriptions. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour réserver la salle, le traiteur et la technique avant de communiquer l’événement. Les derniers jours servent surtout à fiabiliser les informations, les badges, les présentations et les livraisons. Le jour J, une table d’inscription claire et un déroulé minuté évitent les embouteillages dès l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date et le public cible
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Réserver la technique
5
Établir le programme
2 personnes
6
Confirmer les intervenants
7
Envoyer les informations sur les intervenants
8
Créer le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les infos de parking
13
Créer les badges nominatifs
14
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
15
Vérifier la liste des participants
2 personnes
16
Imprimer le programme
17
Rassembler les présentations
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Préparer les cartes de discussion
2 personnes
20
Établir le plan de table
21
Confirmer les livraisons
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Étiqueter les boîtes de catering
2 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Décharger le matériel technique
3 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Installer le fond de scène
2 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Charger les présentations
2 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Tester l’écran
2 personnes
39
Préparer les informations Wi-Fi
40
Mettre en place le point café
3 personnes
41
Mettre le buffet en place
4 personnes
42
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
43
Accueillir les intervenants
2 personnes
44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
47
Servir la pause-café
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Accompagner les intervenants
2 personnes
50
Veiller au planning
51
Changer les microphones
52
Encadrer les tables de réseautage
4 personnes
53
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
54
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
55
Servir le dîner
5 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
58
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
59
Servir le cocktail réseau
4 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Éteindre la technique
2 personnes
63
Démonter le buffet
4 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Retirer la signalétique
2 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Fermer le lieu
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 15
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Sets de nappesqté 10
Présentoirs pour cartes nominativesqté 90
Compositions floralesqté 10
Fond de scène avec logo
Arches de ballonsqté 2
Décorations de tableqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Supports de badges nominatifsqté 90

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à batterieqté 12

Catering

Courses

Fournitures de bureau

Flyers du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 100
Stylos à billeqté 100
Blocs-notesqté 100
Cartes de discussionqté 100
Ruban de papierqté 6
Marqueurs permanentsqté 12
Presse-papiersqté 4
Étiquettes nominativesqté 120
Enveloppesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants en caoutchoucqté 8
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6

Vêtements

Rubans de serviceqté 8
Tabliersqté 8

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Bloquez d’abord la date, le public cible et le lieu, puis réservez rapidement le traiteur et la technique. Tant que ces trois éléments ne sont pas confirmés, n’envoyez pas les invitations.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et fixez une date limite de réponse, idéalement 7 jours avant le congrès. Transmettez ensuite le nombre final de repas au traiteur.
Rassemblez les présentations au moins 48 heures avant l’ouverture et testez chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place. Vérifiez aussi le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les microphones et les rallonges.
Préparez les badges à partir de la liste des participants, puis imprimez une petite réserve vierge pour les inscriptions ou corrections de dernière minute. Gardez les badges classés par ordre alphabétique à la table d’accueil.
Confirmez les livraisons la veille et étiquetez les boîtes de catering dès leur arrivée. Refroidissez les boissons et installez séparément l’accueil, le buffet et les espaces de discussion afin de limiter les files.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de réseautage ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un congrès avec intervenants, restauration et matériel technique. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les badges, les présentations et les ajustements du nombre de participants.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès de réseautage ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire, les informations pratiques et le formulaire d’inscription. Fixez une première relance environ 14 jours après l’envoi.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Donnez le nombre définitif de participants et les besoins alimentaires au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Conservez ensuite une petite marge pour les changements signalés le jour même.
Que vérifier la veille d’un congrès de réseautage ?: Vérifiez la liste des participants, les badges, le programme imprimé, les présentations et tout le matériel audio et vidéo. Confirmez aussi les livraisons, le parking, le wifi et l’horaire d’arrivée des intervenants.

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