Zo organiseer je een netwerkcongres zonder losse eindjes

Begin een netwerkcongres niet met de catering, maar met het doel en de doelgroep. Leg daarna datum, locatie en programma vast, zodat je weet hoeveel deelnemers, zalen, techniek en begeleiding nodig zijn. Sprekers, aanmeldingen en dieetwensen bepalen vervolgens de praktische planning. Reserveer techniek en catering vroeg en plan in de laatste week een controle van presentaties, deelnemerslijst, badges, tafelindeling en leveringen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en doelgroep vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Techniek reserveren
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Sprekers bevestigen
7
Sprekersinformatie versturen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Naambadges ontwerpen
14
Naambadges afdrukken
2 personen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Programma afdrukken
17
Presentaties verzamelen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Gesprekskaarten voorbereiden
2 personen
20
Tafelindeling maken
21
Leveringen bevestigen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Cateringboxen labelen
2 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Techniek uitladen
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Naambadges klaarleggen
2 personen
33
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Decoratie plaatsen
2 personen
36
Presentaties laden
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Beeldscherm testen
2 personen
39
Wifi-informatie klaarleggen
40
Koffiepunt inrichten
3 personen
41
Buffet klaarzetten
4 personen
42
Registratieteam instrueren
2 personen
43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Welkomstdranken serveren
3 personen
46
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
47
Koffiepauze serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Tijdschema bewaken
51
Microfoons wisselen
52
Netwerktafels begeleiden
4 personen
53
Hapjes rondbrengen
3 personen
54
Dinerbuffet openen
3 personen
55
Diner serveren
5 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Servies afruimen
3 personen
58
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
59
Netwerkborrel serveren
4 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Buffet afbouwen
4 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven catering opslaan
2 personen
74
Locatie afsluiten
75
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 15
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveermessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Schaaltjesaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Wijnopenersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedsetsaantal 10
Naamkaartstandaardsaantal 90
Bloemstukkenaantal 10
Logo-achterwand
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 90

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
LED-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 12

Catering

Boodschappen

Kantoorartikelen

Programmaflyersaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Balpennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Gesprekskaartenaantal 100
Papiertapeaantal 6
Permanent markersaantal 12
Klembordenaantal 4
Naamstickersaantal 120
Enveloppenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Rubberen handschoenenaantal 8
Handgelhoudersaantal 6

Kleding

Servicelintenaantal 8
Schortenaantal 8

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de doelgroep, datum en locatie vast. Controleer meteen capaciteit, bereikbaarheid, parkeermogelijkheden en de ruimte voor registratie, pauzes en netwerktafels.
Bevestig sprekers voordat je het programma publiceert en vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Test daarna elke presentatie op de laptop, beamer en het projectiescherm.
Maak het aanmeldformulier compleet met naam, organisatie, dieetwensen en toestemming voor praktische communicatie. Verstuur parkeerinformatie en routegegevens minimaal 5 dagen voor het congres.
Plan netwerkonderdelen bewust: zet bijvoorbeeld rechthoekige tafels en statafels klaar en bereid gesprekskaarten voor. Maak de tafelindeling uiterlijk de dag ervoor, zodat registratie en begeleiders weten waar deelnemers terechtkunnen.
Controleer techniek en catering niet pas bij de start. Test microfoons, luidsprekers, audiomixer, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen 60 tot 90 minuten vooraf en zet dranken, hapjes en gelabelde cateringboxen vóór ontvangst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een netwerkcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, doelgroep en locatie. Sprekers, techniek en catering leg je daarna zo snel mogelijk vast; de laatste controle doe je in de week voor het congres.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een netwerkcongres?: Reken op een voorbereiding van 8 tot 12 weken en reserveer in de laatste 2 weken meerdere korte controlemomenten. Plan op de congresdag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw, techniek en registratie.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een netwerkcongres versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Stuur 5 tot 7 dagen voor het congres een praktische herinnering met programma, parkeerinformatie en eventuele dieetbevestiging.
Wanneer controleer je de presentaties voor een netwerkcongres?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze dezelfde dag op formaat, video en lettertypen. Zet alle definitieve bestanden uiterlijk 60 minuten voor aanvang op de presentatielaptop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.