Netzwerkkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Location, Catering und Technik möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Prüfe dabei nicht nur den Saal, sondern auch WLAN, Stromanschlüsse, Projektionsfläche und den Platz für Registrierung und Buffet.
• Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und schließe die Anmeldung spätestens 5 Tage vor Beginn. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur im Formular, sondern übergib die finale Liste dem Catering.
• Sammle Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Kongress und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Lege zusätzlich HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und einen Ersatzweg für die Ausgabe bereit.
• Bereite Namensschilder, Teilnehmerliste und Tischordnung am Vortag vor. Lege am Registrierungstisch alphabetische Namensschilder bereit und halte einige leere Schilder für kurzfristige Anmeldungen zurück.
• Kühle Getränke und stelle Snacks erst kurz vor dem Einlass bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und beschrifte Cateringboxen, damit Sonderkost nicht versehentlich am Buffet landet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Netzwerkkongress organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Für die Location, Referenten, Technik und das Catering brauchst du meist zuerst verbindliche Zusagen; die Einladungen können danach etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin rausgehen.

Wann sollte die Anmeldung für einen Netzwerkkongress geschlossen werden?

Schließe die Anmeldung etwa 5 Tage vor Beginn, damit Teilnehmerliste, Namensschilder, Tischordnung und Cateringmenge noch angepasst werden können. Lass wenige Plätze oder leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen offen.

Wie viele Getränke braucht man bei einem Netzwerkkongress?

Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Berücksichtige zusätzlich Kaffee, Wasser und die Dauer der Pausen, bevor du Kühlboxen und Gläser bereitstellst.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere die Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop. So bleibt Zeit, fehlende Dateien, Schriftarten, Videos oder Adapter vor dem Einlass zu klären.

Ähnliche Pläne

• Was du für einen Netzwerkkongress brauchst
• Einen Netzwerkkongress Schritt für Schritt organisieren
• Ballettaufführung organisieren: die vollständige Checkliste
• Ballettaufführung organisieren: die komplette Checkliste