Einen Marathon organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Marathon braucht deutlich mehr als eine markierte Strecke und ein Startsignal. Beginne mit Route, Genehmigungen und Sicherheitskonzept, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen medizinische Betreuung, Zeitmessung, Verkehrsregelung und die genaue Teilnehmerorganisation. In den letzten Tagen geht es vor allem um Startnummern, Verpflegung, Beschilderung und einen getesteten Ablauf für Start und Ziel. So erkennst du Engpässe, bevor am Veranstaltungstag mehrere hundert Läufer gleichzeitig Hilfe brauchen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Routenentwurf ausarbeiten
2 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
4
Medizinische Betreuung reservieren
5
Zeitmessung reservieren
6
Verkehrsregler reservieren
7
Start- und Zielort festlegen
8
Mobile Toiletten reservieren
9
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
14
Startnummern zuweisen
2 Personen
15
Startnummern drucken
2 Personen
16
Teilnehmerinformationen versenden
17
Wettervorhersage prüfen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Materialien abholen
3 Personen
20
Startnummern sortieren
3 Personen
21
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
22
Wasser-Postboxen auffüllen
4 Personen
23
Starterpakete zusammenstellen
6 Personen
24
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
25
Zeiterfassung testen
2 Personen
26
Route auf Risiken prüfen
3 Personen

Event

27
Startbereich absperren
6 Personen
28
Zielbereich absperren
6 Personen
29
Verkehrsschilder aufstellen
6 Personen
30
Wegweiser aufstellen
6 Personen
31
Verkehrskegel aufstellen
6 Personen
32
Wasserstationen aufbauen
8 Personen
33
Erste-Hilfe-Stationen einrichten
4 Personen
34
Mobile Toiletten kontrollieren
2 Personen
35
Tische für die Anmeldung aufstellen
4 Personen
36
Zelte aufbauen
6 Personen
37
Zielbogen aufbauen
4 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Zeiterfassung installieren
3 Personen
40
Startpakete auslegen
4 Personen
41
Medaillenausgabe vorbereiten
3 Personen
42
Getränke kalt stellen
4 Personen
43
Finish-Catering vorbereiten
5 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen
45
Teilnehmer registrieren
8 Personen
46
Startnummern ausgeben
6 Personen
47
Kleiderannahme organisieren
4 Personen
48
Startbereich einteilen
4 Personen
49
Startbriefing geben
2 Personen
50
Startschuss begleiten
4 Personen
51
Wasser verteilen
16 Personen
52
Sportgetränk verteilen
12 Personen
53
Energieriegel ausgeben
8 Personen
54
Getränke nachfüllen
8 Personen
55
Streckenposten besetzen
12 Personen
56
Verkehr regeln
12 Personen
57
Teilnehmer entlang der Route begleiten
8 Personen
58
Zwischenzeiten erfassen
4 Personen
59
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
6 Personen
60
Finisher begrüßen
6 Personen
61
Medaille überreichen
4 Personen
62
Verpflegung im Ziel servieren
8 Personen
63
Kleidung zurückgeben
4 Personen
64
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
65
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
66
Route freigeben
6 Personen

Nachbereitung

67
Wegweiser einsammeln
6 Personen
68
Verkehrskegel einsammeln
6 Personen
69
Start- und Zielbereich abbauen
8 Personen
70
Zelte abbauen
6 Personen
71
Abfall sammeln
8 Personen
72
Geschirr abwaschen
4 Personen
73
Location reinigen
6 Personen
74
Geliehene Materialien reinigen
3 Personen
75
Materialien zurückgeben
3 Personen
76
Fundsachen sortieren
2 Personen
77
Ergebnisse endgültig verarbeiten
2 Personen
78
Teilnehmermail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

StartnummernAnz. 600
StartnummernbänderAnz. 600
MedaillenAnz. 600
WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 43
VerkehrskegelAnz. 120
AbsperrgitterAnz. 40
BänderAnz. 12
KegelAnz. 30
KlemmbretterAnz. 20
StoppuhrenAnz. 12
Thermische DeckenAnz. 50
Startband
Zielbogen
KleiderständerAnz. 4
KleideretikettenAnz. 600

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 8
FunkgeräteAnz. 16
PowerbanksAnz. 12
LadekabelAnz. 16
MegafoneAnz. 3
Beschallungsanlage
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 18
StühleAnz. 30
BiertischeAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 4
KleiderkistenAnz. 20
Mobile ToilettenkabinenAnz. 8

Catering

KühlboxenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
Wiederverwendbare BecherAnz. 800
KaffeekannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 700
Wiederverwendbares BesteckAnz. 700
MesserAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 6
MessbecherAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 40
TaschenlampenAnz. 12
NotfalldeckenAnz. 30

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 8
WischmopsAnz. 8
BesensetsAnz. 6
HandfegerAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 30

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Kläre Route und Genehmigungen zuerst: Verkehrsplan, Start- und Zielort sowie medizinische Betreuung müssen stehen, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Rechne für Rückfragen und Auflagen mindestens mehrere Wochen Puffer ein.
Lege die Teilnehmerdaten früh fest. Prüfe die Liste, erfasse Ernährungswünsche und weise die Startnummern erst nach Ablauf der Anmeldefrist zu; drucke sie spätestens einige Tage vor dem Lauf.
Teste die Zeitmessung nicht erst am Start. Schließe Zeitmesssystem, Laptop, Tablets und Stromversorgung gemeinsam an und führe mindestens einen vollständigen Probelauf mit Ein- und Auswertung durch.
Plane die Strecke aus Sicht der Helfer: Kilometerschilder, Wegweiser, Verkehrskegel und Absperrgitter müssen vor dem ersten Läufer stehen. Ordne außerdem jede Wasserstation einer verantwortlichen Person und einer Nachfüllreserve zu.
Packe die Ausrüstung nach Einsatzort statt nach Materialart. Startnummern, Bänder, Megafone, Funkgeräte, Erste-Hilfe-Material und thermische Decken gehören in beschriftete Kisten; Wetterprüfung und letzte Einkäufe erledigst du am Vortag.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Marathon organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher. Route, Genehmigungen, Verkehrsregelung, medizinische Betreuung und Zeitmessung brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Startnummern oder Verpflegung.
Wann sollte die Anmeldung für einen Marathon geöffnet werden?: Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Start- und Zielort sowie die wichtigsten Sicherheitsleistungen bestätigt sind. Schließe sie etwa 7 bis 14 Tage vor dem Lauf, damit Teilnehmerliste und Startnummern rechtzeitig geprüft werden können.
Wie viel Wasser braucht man bei einem Marathon?: Plane die Verpflegung pro Station nach Teilnehmerzahl, Wetter und Streckenlänge und halte zusätzlich eine Reserve bereit. Als praktische Kontrolle solltest du jede Wasserstation mindestens zweimal nachfüllen können, ohne auf einen neuen Einkauf zu warten.
Was muss am Tag vor dem Marathon erledigt sein?: Am Vortag sollten Startnummern sortiert, Starterpakete zusammengestellt, Routenschilder vorbereitet und Wasserboxen aufgefüllt sein. Teste außerdem die Zeitmessung, lade Funkgeräte und Powerbanks und prüfe die Wettervorhersage erneut.

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