Zo organiseer je een marathon van route tot finish

Een marathon organiseren begint niet met startnummers of medailles, maar met een haalbare route en een veiligheidsplan. Leg daarna de start- en finishlocatie vast, regel vergunningen, medische ondersteuning, verkeersregelaars en tijdregistratie. Zodra de inschrijving opent, bouw je de deelnemersadministratie stap voor stap op. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en testen: van routepijlen en kilometerborden tot waterposten, portofoons en de uitslagenregistratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevoorstel uitwerken
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verkeersplan opstellen
2 personen
4
Medische ondersteuning reserveren
5
Tijdregistratie reserveren
6
Verkeersregelaars reserveren
7
Start- en finishlocatie vastleggen
8
Mobiele toiletten reserveren
9
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemerslijst controleren
2 personen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Startnummers afdrukken
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materialen ophalen
3 personen
20
Startnummers sorteren
3 personen
21
Routeborden voorbereiden
3 personen
22
Waterpostdozen vullen
4 personen
23
Startpakketten samenstellen
6 personen
24
EHBO-materiaal controleren
2 personen
25
Tijdregistratie testen
2 personen
26
Route op risico's controleren
3 personen

Event

27
Startgebied afzetten
6 personen
28
Finishgebied afzetten
6 personen
29
Verkeersborden plaatsen
6 personen
30
Routepijlen plaatsen
6 personen
31
Verkeerskegels plaatsen
6 personen
32
Waterposten opbouwen
8 personen
33
EHBO-punten inrichten
4 personen
34
Mobiele toiletten controleren
2 personen
35
Tafels voor inschrijving plaatsen
4 personen
36
Tenten opbouwen
6 personen
37
Finishboog opbouwen
4 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Tijdregistratie installeren
3 personen
40
Startpakketten uitstallen
4 personen
41
Medaille-uitgifte klaarzetten
3 personen
42
Dranken koud zetten
4 personen
43
Finishcatering klaarzetten
5 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen
45
Deelnemers registreren
8 personen
46
Startnummers uitdelen
6 personen
47
Kledinginname beheren
4 personen
48
Startvak indelen
4 personen
49
Startbriefing geven
2 personen
50
Startschot begeleiden
4 personen
51
Water uitdelen
16 personen
52
Sportdrank uitdelen
12 personen
53
Energievoeding uitdelen
8 personen
54
Dranken bijvullen
8 personen
55
Routepost bezetten
12 personen
56
Verkeer regelen
12 personen
57
Deelnemers langs route begeleiden
8 personen
58
Tussentijden registreren
4 personen
59
EHBO-verzoeken behandelen
6 personen
60
Finishers verwelkomen
6 personen
61
Medaille uitreiken
4 personen
62
Finishcatering serveren
8 personen
63
Kleding teruggeven
4 personen
64
Uitslagen publiceren
2 personen
65
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
66
Route vrijgeven
6 personen

Nazorg

67
Routeborden verzamelen
6 personen
68
Verkeerskegels verzamelen
6 personen
69
Start- en finishgebied afbreken
8 personen
70
Tenten afbreken
6 personen
71
Afval verzamelen
8 personen
72
Servies afwassen
4 personen
73
Locatie schoonmaken
6 personen
74
Geleende materialen reinigen
3 personen
75
Materialen retourneren
3 personen
76
Verloren voorwerpen sorteren
2 personen
77
Uitslagen definitief verwerken
2 personen
78
Deelnemersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startnummersaantal 600
Startnummerbandenaantal 600
Medaliesaantal 600
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 43
Verkeerskegelsaantal 120
Afzethekkenaantal 40
Lintenaantal 12
Pionnenaantal 30
Klembordenaantal 20
Stopwatchesaantal 12
Thermische dekensaantal 50
Startlint
Finishboog
Kledingrekkenaantal 4
Kledinglabelsaantal 600

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 16
Powerbanksaantal 12
Oplaadkabelsaantal 16
Megafonenaantal 3
Geluidsinstallatie
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Kleedtafelsaantal 4
Bakken voor kledingaantal 20
Mobiele toiletcabinesaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 12
Drankdispensersaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Herbruikbare bekersaantal 800
Koffiekannenaantal 6
Schenkkannenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 700
Herbruikbaar bestekaantal 700
Messenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Maatbekersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 40
Zaklampenaantal 12
Nooddekensaantal 30

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 8
Dweilenaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Handvegersaantal 8
Afvalgrijpersaantal 8
Afvalbakkenaantal 30

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 maanden vooraf met het routevoorstel, de vergunning en het verkeersplan. Zonder goedgekeurde route kun je start- en finishlocatie, verkeersregelaars en medische posten niet definitief plannen.
Reserveer medische ondersteuning, tijdregistratie, verkeersregelaars en mobiele toiletten zodra de datum vaststaat. Controleer uiterlijk 2 weken voor de marathon schriftelijk de aantallen, tijden en contactpersonen.
Open de inschrijving pas nadat route, capaciteit en veiligheidsafspraken zijn vastgesteld. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf en verzamel dieetwensen of andere relevante gegevens in dezelfde inschrijving.
Maak in de laatste 3 dagen aparte dozen per waterpost en sorteer startnummers op nummerbereik. Vul waterpostdozen, maak startpakketten en leg routeborden klaar voordat vrijwilligers op de wedstrijddag arriveren.
Test tijdregistratie, tablets, laptop, telefoons en portofoons minimaal 24 uur vooraf. Laad powerbanks en controleer verlengkabels, stekkerdozen en de stroomvoorziening; een systeem dat alleen op de start werkt, is te laat getest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een marathon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Plan de route, vergunning, verkeersmaatregelen en medische ondersteuning in de eerste 2 maanden, zodat je daarna de inschrijving kunt openen.
Wanneer moet je een vergunning voor een marathon aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra het routevoorstel en de datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 maanden voor de marathon. Een verkeersplan en afspraken over afzettingen kunnen onderdeel van de aanvraag zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een marathon?: Maak een postindeling en tel per taak hoeveel mensen tegelijk nodig zijn. Reken naast start en finish op bezetting voor elke waterpost, routebegeleiding, verkeersregelaars, registratie, kledinginname en medische ondersteuning; plan bovendien 10 tot 15 procent reserve in.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een marathon?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start en herhaal de belangrijkste punten 24 tot 48 uur vooraf. Vermeld starttijd, locatie, bereikbaarheid, startnummer, route, waterposten en wat deelnemers bij de finish kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.