Organiser un marathon sans rien laisser au hasard

Un marathon se prépare dans cet ordre : sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, réserver les prestataires, puis gérer les coureurs et le matériel. Commencez par le lieu de départ et d’arrivée ainsi que le plan de circulation, car ces décisions conditionnent la sécurité et les horaires. Les inscriptions, les dossards et les ravitaillements viennent ensuite. La dernière semaine sert surtout à vérifier, tester et répartir ce qui doit être prêt le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Élaborer une proposition d’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Réserver un soutien médical
5
Réserver le chronométrage
6
Réserver des agents de circulation
7
Définir le lieu de départ et d'arrivée
8
Réserver des toilettes mobiles
9
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier la liste des participants
2 personnes
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Imprimer les dossards
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer le matériel
3 personnes
20
Trier les dossards
3 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
22
Remplir les cartons de distribution d’eau
4 personnes
23
Composer les kits de démarrage
6 personnes
24
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
25
Tester le chronométrage
2 personnes
26
Contrôler les risques sur le parcours
3 personnes

Événement

27
Balisage de la zone de départ
6 personnes
28
Délimiter la zone d'arrivée
6 personnes
29
Installer les panneaux de signalisation
6 personnes
30
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
31
Installer des cônes de signalisation
6 personnes
32
Mettre en place les points d’eau
8 personnes
33
Aménager les postes de premiers secours
4 personnes
34
Vérifier les toilettes mobiles
2 personnes
35
Installer les tables d’inscription
4 personnes
36
Monter les tentes
6 personnes
37
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Installer le système de chronométrage
3 personnes
40
Disposer les kits de démarrage
4 personnes
41
Préparer la remise des médailles
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
4 personnes
43
Préparer le catering de fin
5 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes
45
Enregistrer les participants
8 personnes
46
Distribuer les dossards
6 personnes
47
Gérer la collecte des vêtements
4 personnes
48
Aménager la zone de départ
4 personnes
49
Faire le briefing de départ
2 personnes
50
Encadrer le coup de départ
4 personnes
51
Distribuer de l'eau
16 personnes
52
Distribuer des boissons isotoniques
12 personnes
53
Distribuer des compléments énergétiques
8 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
8 personnes
55
Tenir le poste de parcours
12 personnes
56
Réguler la circulation
12 personnes
57
Accompagner les participants le long du parcours
8 personnes
58
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
59
Gérer les demandes de premiers secours
6 personnes
60
Accueillir les finishers
6 personnes
61
Remettre la médaille
4 personnes
62
Servir le catering d’arrivée
8 personnes
63
Rendre les vêtements
4 personnes
64
Publier les résultats
2 personnes
65
Accompagner les derniers participants
4 personnes
66
Libérer le parcours
6 personnes

Suivi

67
Rassembler les panneaux d'itinéraire
6 personnes
68
Rassembler les cônes de signalisation
6 personnes
69
Démonter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
70
Démonter les tentes
6 personnes
71
Rassembler les déchets
8 personnes
72
Faire la vaisselle
4 personnes
73
Nettoyer le lieu
6 personnes
74
Nettoyer le matériel emprunté
3 personnes
75
Retourner les matériels
3 personnes
76
Trier les objets perdus
2 personnes
77
Saisir les résultats définitivement
2 personnes
78
Envoyer l’e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Numéros de départqté 600
Bracelets de dossardqté 600
Médaillesqté 600
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 43
Cônes de signalisationqté 120
Barrières de sécuritéqté 40
Rubansqté 12
Cônesqté 30
Presse-papiersqté 20
Chronomètresqté 12
Couvertures thermiquesqté 50
Ruban de départ
Arche d'arrivée
Portants à vêtementsqté 4
Étiquettes de vêtementsqté 600

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 16
Batteries externesqté 12
Câbles de rechargeqté 16
Mégaphonesqté 3
Système de sonorisation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 18
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 8
Tables de maquillageqté 4
Bacs pour les vêtementsqté 20
Cabines de toilettes mobilesqté 8

Catering

Glacièresqté 12
Distributeurs de boissonsqté 8
Thermosqté 8
Gobelets réutilisablesqté 800
Pichets à caféqté 6
Carafesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 700
Couverts réutilisablesqté 700
Couteauxqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de cuisineqté 8
Louchesqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Verres doseursqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 6
Gilets de sécuritéqté 40
Lampes de pocheqté 12
Couvertures de survieqté 30

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 8
Serpillièresqté 8
Sets de balaiqté 6
Balais à mainqté 8
Pinces à déchetsqté 8
Poubellesqté 30

Courses

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : faites valider l’itinéraire avant de réserver les agents de circulation, le soutien médical et le chronométrage. Prévoyez cette étape plusieurs semaines à l’avance, car une modification tardive peut déplacer tout le dispositif.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, d’attribuer les numéros de départ, d’imprimer les dossards et de recueillir les besoins alimentaires.
Testez le chronométrage avant le jour J, avec le système de pointage, l’ordinateur portable, les tablettes et les câbles de recharge. Faites aussi un essai des talkies-walkies et vérifiez les batteries externes pour éviter une panne pendant le départ.
Préparez les ravitaillements la veille : remplissez les cartons de distribution d’eau et regroupez les panneaux, flèches, bornes kilométriques, cônes et barrières par zone. Ce classement évite de chercher du matériel pendant l’installation du parcours.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant le marathon et une dernière fois le matin même. Vérifiez notamment les couvertures thermiques, le matériel de premiers secours, les toilettes mobiles et les moyens de communication avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon ?: Prévoyez au moins 6 mois pour un marathon avec parcours urbain, autorisations, agents de circulation et soutien médical. Commencez encore plus tôt si la validation du parcours ou la réservation du chronométrage dépend de plusieurs organismes.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un marathon ?: Déposez la demande dès que l’itinéraire et les horaires de départ et d’arrivée sont définis, idéalement 4 à 6 mois avant la course. N’attendez pas d’avoir terminé les inscriptions : l’autorisation conditionne souvent le plan de circulation et la sécurité.
Quand imprimer les dossards d’un marathon ?: Imprimez les dossards après la clôture des inscriptions et la vérification de la liste, généralement 5 à 7 jours avant le départ. Gardez une petite réserve vierge ou des numéros supplémentaires pour les corrections de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un marathon ?: La veille, testez le chronométrage, chargez les appareils, triez les dossards et regroupez le matériel par poste. Contrôlez aussi les panneaux de direction, les cartons d’eau, les trousses de premiers secours et la liste des participants.

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