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Lichterumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Lichterumzug müssen Route, Verkehr und Beleuchtung früh zusammenpassen. Kläre zuerst Start- und Endpunkt, beantrage Genehmigungen und informiere Anwohner, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten zwei Wochen zählen Teilnehmerdaten, Helferaufteilung und Materialtests. Plane außerdem eine beleuchtete Empfangszone, eine Kaffeestation und einen klaren Wetterplan ein. Die Checkliste enthält 67 Aufgaben und 66 benötigte Dinge für Vorbereitung, Durchführung und Abschluss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Endpunkt festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Streckenkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Anwohner informieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Wetterplan kommunizieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Lichter testen

    3 Personen

  • Routenkarte drucken

  • Startnummern vorbereiten

    2 Personen

  • Pakete per Post zusammenstellen

    3 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Start- und Zielpunkt markieren

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Musikanschluss anschließen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Lichter verteilen

    4 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Route und Regeln erklären

    2 Personen

  • Startbereich füllen

    4 Personen

  • Umzug eröffnen

    2 Personen

  • Spitze begleiten

    4 Personen

  • Nachhut begleiten

    4 Personen

  • Kreuzungen absichern

    6 Personen

  • Teilnehmer unterwegs unterstützen

    4 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Kaffee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Ankunft begleiten

    3 Personen

  • Abschlussmoment begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

  • Lichter einsammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Absperrungen entfernen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 30
  • BiertischgarniturenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LaternenAnz. 12
  • LED-FackelnAnz. 20
  • Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • MegafoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadestationenAnz. 3
  • Walkie-TalkiesAnz. 10
  • PowerbanksAnz. 6
  • TelefonladegeräteAnz. 6

Verkehrsmaterial

  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 24
  • WegweiserAnz. 16
  • WarnschilderAnz. 8
  • Nylon-AbsperrbandAnz. 4

Sicherheit

  • WarnwestenAnz. 20
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • NotfalldeckenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 8
  • HandschuheAnz. 12

Dekoration

  • PapierlaternenAnz. 80
  • LED-TeelichterAnz. 120
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 12
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4

Registrierung

  • AnmeldeformulareAnz. 150
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StartnummernAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150
  • RoutenpläneAnz. 150
  • NamensaufkleberAnz. 150

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Termin. Eine festgelegte Route allein reicht nicht, wenn Straßen gesperrt oder Absperrgitter und Warnschilder genehmigt werden müssen.
  • Teste alle Lichter spätestens 7 Tage vorher. Prüfe LED-Lichterketten, Laternen und Fackeln einzeln und lade Powerbanks, Lautsprecher, Walkie-Talkies und Arbeitsleuchten vollständig auf.
  • Teile Helfer spätestens 3 Tage vor dem Umzug festen Aufgaben zu. Besetze mindestens Route, Empfang, Kaffeestation und Schlusskontrolle und gib den Verantwortlichen eine Routenkarte sowie eine erreichbare Telefonnummer.
  • Informiere Teilnehmer und Anwohner rechtzeitig über Startpunkt, Endpunkt, Treffzeit und Streckenverlauf. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche, bevor du einkaufst.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und kommuniziere dann den Wetterplan. Lege fest, ob der Umzug stattfindet, verschoben wird oder welche Beleuchtung und Zelte bei Regen anders eingesetzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Lichterumzug anmelden?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen. Für eine belebte Strecke oder notwendige Straßensperrungen solltest du den zuständigen Stellen noch früher schreiben.
Was braucht man für einen Lichterumzug?
Du brauchst unter anderem getestete LED-Beleuchtung, Batterien oder geladene Akkus, Warnwesten, Taschenlampen, Erste-Hilfe-Material und Verkehrsmaterial. Für Kommunikation und Orientierung sind außerdem Megafone oder Lautsprecher, Walkie-Talkies, Wegweiser und eine gedruckte Routenkarte sinnvoll.
Wann sollte man die Route für den Lichterumzug festlegen?
Lege Startpunkt, Endpunkt und Route mindestens 6 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit für Streckenkontrolle, Genehmigungen, Anwohnerinformation und die Planung von Absperrungen.
Was muss ich am Tag vor dem Lichterumzug prüfen?
Kontrolliere am Vortag Wetterplan, Helfereinteilung, Beleuchtung, geladene Geräte, Routenmaterial und die Empfangszone. Lege Startnummern, Warnwesten, Taschenlampen und Notfallausrüstung so bereit, dass sie spätestens 60 Minuten vor Beginn ausgegeben werden können.

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