Eine Messe für Miniaturspiele Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Messe für Miniaturspiele entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Messetag. Reserviere zuerst den Saal und kläre Tische, Stühle, Beleuchtung, Belüftung und Strom. Danach folgen Ausstellerliste, Anmeldeformular und Standaufteilung, bevor du Einladungen, Vorführungen und Catering festlegst. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Lageplan, Beschilderung und die Prüfung des Spielmaterials ein. So stehen Aussteller und Besucher am Veranstaltungstag nicht vor ungeklärten Details.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
- 3
Aussteller einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 10
Spieledemonstrationen planen
2 Personen
- 11
Catering bestellen
- 12
Tische und Stühle reservieren
- 13
Zahlungsart festlegen
- 14
Parkinformationen versenden
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Lageplan drucken
- 17
Beschilderung drucken
- 18
Bestand prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Messematerialien einsammeln
2 Personen
Event
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Belüftung und Beleuchtung prüfen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Standplätze markieren
2 Personen
- 27
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 28
Demo-Tische einrichten
3 Personen
- 29
Technik anschließen
2 Personen
- 30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 31
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 32
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 33
Aussteller empfangen
3 Personen
- 34
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
- 35
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 36
Besucher empfangen
3 Personen
- 37
Programm ankündigen
- 38
Einlass registrieren
2 Personen
- 39
Pinn-Demonstrationen leiten
3 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Snacks servieren
2 Personen
- 42
Mülleimer leeren
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
- 44
Verlorene Gegenstände erfassen
- 45
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
- 46
Besucher verabschieden
3 Personen
- 47
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Spiele und Stände abbauen
5 Personen
- 49
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 51
Abfall sammeln
3 Personen
- 52
Saal reinigen
3 Personen
- 53
Geräte ausschalten
2 Personen
- 54
Vorrat einpacken
2 Personen
- 55
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 56
Fundsachen bearbeiten
- 57
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 16
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
- TischaufstellerAnz. 20
- VitrinenschränkeAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- Kartenterminal
- Geldkassette
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 2
Beleuchtung
- ArbeitslichterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeebecherAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Spielmaterial
- SpielmattenAnz. 12
- WürfelschalenAnz. 12
- MessbänderAnz. 10
- MiniaturerhöhungenAnz. 20
- Demo-GeländesetsAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 16
- MessestandbannerAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernAnz. 20
- NamensschilderAnz. 40
- KlebestiftAnz. 4
- KlebebandrollenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 4
Reinigung
- Wischset
- Besen und KehrblechAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- HanddesinfektionsmittelAnz. 4
- Erste-Hilfe-Kasten
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit dem Saal und der Grundausstattung: Klapptische, Stühle, Registrierungstisch, Verlängerungskabel und Kabelmatten müssen zur Raumgröße passen. Prüfe außerdem, wie viele Stromanschlüsse tatsächlich verfügbar sind.
- Lade Aussteller erst ein, wenn du Anmeldeformular und Zahlungsart festgelegt hast. Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und bestätige jeden Aussteller mit Standplatz und Aufbauzeit.
- Plane die Standaufteilung nach benötigter Fläche: Demo-Geländesets, Spielmatten, Würfelschalen und Miniaturerhöhungen brauchen mehr Tiefe als reine Vitrinen- oder Verkaufstische. Halte den Lageplan spätestens vor dem Druck der Beschilderung fest.
- Lege Vorführungen mit festen Zeitfenstern an und reserviere dafür sichtbare Tische. Messbänder, Würfelschalen und zusätzliche Spielmaterialien werden häufig erst am Messetag vermisst, wenn keine Zeit mehr zum Nachkaufen bleibt.
- Plane für den Aufbau mindestens einen separaten Zeitblock vor der Öffnung ein. Kontrolliere zuerst Beleuchtung, Belüftung und Strom, stelle danach Tische und Stühle auf und kühle Getränke erst, wenn die Kühlboxen am richtigen Ort stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Messe für Miniaturspiele planen?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit der Saalreservierung und der Ausstellerliste. Für Einladungen, Anmeldungen, Standaufteilung und Catering brauchst du anschließend mehrere feste Fristen.
- Wie viele Aussteller passen auf eine Messe für Miniaturspiele?
- Das hängt von der nutzbaren Saalfläche und der Standgröße ab, nicht nur von der Raumkapazität. Plane pro Aussteller zusätzlich Durchgänge, Demo-Flächen und einen Bereich für Registrierung und Catering ein; erst danach legst du die endgültige Zahl fest.
- Wann sollte man die Aussteller einer Miniaturspielmesse bestätigen?
- Bestätige Aussteller spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe, sobald Anmeldungen und Zahlungsstatus geprüft sind. Schicke dann Standplatz, Aufbauzeit, Parkinformationen und Hinweise zu Strom und Vorführungen gemeinsam heraus.
- Was muss am Messetag vor der Öffnung geprüft werden?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau und die Kontrolle ein. Prüfe Beleuchtung, Belüftung, Beschilderung, Registrierungstisch, Kartenterminal, Geldkassette, Getränke und die für Vorführungen reservierten Spielmaterialien.
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