Cómo organizar una feria de juegos en miniatura
Una feria de juegos en miniatura necesita más coordinación que una simple exposición: hay que encajar expositores, demostraciones, circulación y mesas de juego. Empieza reservando la sala y definiendo cuántos puestos caben antes de abrir las inscripciones. Después confirma participantes, recoge sus necesidades y prepara el plano, el catering y la señalización. El día del evento, revisa iluminación, ventilación, cables y montaje antes de abrir el registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Preparar la lista de expositores
2 personas
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Publicar el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar expositores
2 personas
- 9
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 10
Planificar demostraciones de pines
2 personas
- 11
Pedir el catering
- 12
Reservar mesas y sillas
- 13
Registrar el método de pago
- 14
Enviar la información de aparcamiento
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Imprimir el plano
- 17
Imprimir la señalización
- 18
Comprobar el inventario
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Recopilar material de feria
2 personas
Evento
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Comprobar la ventilación y la iluminación
2 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
3 personas
- 26
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
- 27
Colgar los números de stand
2 personas
- 28
Montar las mesas de demostración
3 personas
- 29
Conectar la técnica
2 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
- 31
Preparar los aperitivos
3 personas
- 32
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 33
Recibir a los expositores
3 personas
- 34
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
- 35
Probar la caja y el datáfono
2 personas
- 36
Recibir a los visitantes
3 personas
- 37
Anunciar el programa
- 38
Registrar el acceso
2 personas
- 39
Coordinar demostraciones de Speldemonstraties
3 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Servir aperitivos
2 personas
- 42
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 43
Comprobar los baños
- 44
Registrar objetos perdidos
- 45
Anunciar la última ronda de ventas
- 46
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 47
Registrar a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 48
Desmontar juegos y stands
5 personas
- 49
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 50
Lavar la vajilla
2 personas
- 51
Recoger la basura
3 personas
- 52
Limpiar la sala
3 personas
- 53
Apagar el equipo
2 personas
- 54
Empaquetar el material
2 personas
- 55
Devolver los materiales
2 personas
- 56
Gestionar objetos perdidos
- 57
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 16
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
- Elevadores de mesacant. 20
- Vitrinascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Máquina de sellado
- Caja registradora
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 6
- Linternascant. 2
Iluminación
- Lámparas de trabajocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
Material de juego
- Colchonetas de juegocant. 12
- Cubiletescant. 12
- Cintas métricascant. 10
- Elevadores en miniaturacant. 20
- Sets de terreno para democant. 8
Decoración
- Mantelescant. 16
- Banner de la feriacant. 2
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de standcant. 20
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Masilla adhesivacant. 4
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Tijerascant. 4
Limpieza
- Juego de fregona
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Desinfectante de manoscant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala antes de publicar el formulario de inscripción y calcula el espacio real para mesas, sillas, vitrinas y pasillos. Deja una zona específica para demostraciones de miniaturas, porque suele ocupar más superficie de la prevista.
- Cierra la lista de expositores con antelación y pregunta por sus necesidades de mesa, electricidad y demostración. Confirma también las preferencias dietéticas antes de pedir el catering, no cuando ya esté entregado.
- Haz el plano de puestos antes de imprimirlo y comprueba que cada mesa tenga acceso sin cruzar los cables de las máquinas de café, lámparas o equipos de demostración. Imprime varias copias para el registro y la entrada.
- Prepara las tarjetas de nombre, el banner y la señalización al menos un día antes. La señalización de aparcamiento y la ubicación del registro son fáciles de olvidar y afectan a los visitantes desde el primer minuto.
- Abre la ubicación con tiempo suficiente para comprobar ventilación e iluminación, montar mesas y colocar sillas. Revisa inventario, enfría las bebidas y prueba las regletas, alargadores y alfombrillas antes de que lleguen los expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de juegos en miniatura?
- Empieza a reservar la sala y contactar con expositores al menos 8 semanas antes. Abre las inscripciones cuando conozcas la capacidad de la sala y cierra las confirmaciones entre 10 y 14 días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?
- Haz un primer plano cuando tengas la lista provisional de expositores y ciérralo después de confirmar sus necesidades. Intenta tenerlo listo 7 días antes para imprimirlo junto con la señalización.
- ¿Cuántas mesas necesito para una feria de juegos en miniatura?
- Depende del número de expositores, pero calcula una mesa por puesto y añade espacio para registro, catering y demostraciones. Reserva al menos un pasillo de 1,2 metros y comprueba las medidas reales antes de confirmar el número de participantes.
- ¿Qué se suele olvidar el día de la feria?
- Lo que más se retrasa son las tarjetas de nombre, la información de aparcamiento, los cables seguros y las bebidas frías. Haz una revisión final 24 horas antes y otra al abrir la sala, incluyendo iluminación, ventilación e inventario.
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