Organiser un salon de jeux miniatures, étape par étape

Un salon de jeux miniatures se prépare d’abord autour des exposants, puis de l’accueil du public et de la circulation dans la salle. Commencez par réserver le lieu, établir la liste des exposants et fixer les modalités d’inscription. Vous pourrez ensuite répartir les tables, planifier les démonstrations et commander la restauration selon les inscriptions confirmées. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les branchements, la signalétique et les besoins pratiques de chacun.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les exposants
2 personnes
9
Préparer le plan du stand
2 personnes
10
Planifier les démonstrations de jeux
2 personnes
11
Commander le catering
12
Réserver des tables et des chaises
13
Définir le mode de paiement
14
Envoyer les infos de parking
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer le plan
17
Impression de la signalétique
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Rassembler le matériel du salon
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier la ventilation et l’éclairage
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Marquer les emplacements
2 personnes
27
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
28
Installer les tables de démonstration
3 personnes
29
Brancher la technique
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
35
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Annoncer le programme
38
Enregistrer l'entrée
2 personnes
39
Encadrer les démonstrations d’épinglage
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
42
Vider les poubelles
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Enregistrer les objets trouvés
45
Annoncer le dernier tour de vente
46
Reconduire les visiteurs
3 personnes
47
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

48
Démonter les jeux et les stands
5 personnes
49
Remettre le mobilier en place
4 personnes
50
Faire la vaisselle
2 personnes
51
Rassembler les déchets
3 personnes
52
Nettoyer la salle
3 personnes
53
Éteindre l’équipement
2 personnes
54
Emballer le matériel
2 personnes
55
Retourner les matériels
2 personnes
56
Gérer les objets trouvés
57
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 16
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6
Rehausseurs de tableqté 20
Vitrinesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Terminal de paiement
Caisse
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 6
Lampes de pocheqté 2

Éclairage

Lampes de travailqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Matériel de jeu

Tapis de jeuqté 12
Pots à désqté 12
Mètres rubansqté 10
Rehausses miniaturesqté 20
Ensembles de terrain de démonstrationqté 8

Décoration

Nappesqté 16
Bannière de salonqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 20
Badges nominatifsqté 40
Pâte adhésiveqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Kit de lavage
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant de lancer les invitations : vérifiez la capacité, la ventilation, l’éclairage et le nombre de tables et de chaises disponibles. Gardez une marge pour la table d’inscription, les vitrines et les espaces de circulation.
Traitez les inscriptions en deux temps : recueillez d’abord les coordonnées et les besoins des exposants, puis envoyez une confirmation avec leur emplacement, les horaires d’installation et les informations de parking.
Préparez le plan des stands avant de commander le catering. Prévoyez des passages assez larges pour les visiteurs et placez les démonstrations de jeux dans des zones où les spectateurs ne bloqueront pas l’accès aux tables.
Testez l’organisation des paiements au moins quelques jours avant l’ouverture. Vérifiez le terminal, la caisse, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles, car un branchement manquant peut retarder toute l’installation.
La veille, regroupez le matériel par usage : signalétique et badges à l’accueil, tapis et éléments de démonstration dans la salle, gobelets et tasses près des machines à café. Refroidissez les boissons et imprimez le plan avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de jeux miniatures ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord la salle, puis consacrez les semaines suivantes aux exposants, aux inscriptions, au plan des stands et à la restauration.
Combien de temps prévoir pour installer un salon de jeux miniatures ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Ce temps couvre l’ouverture du lieu, la vérification de l’éclairage et de la ventilation, l’installation des tables et des chaises, puis la mise en place des stands et de la signalétique.
Quand confirmer les exposants d’un salon de jeux miniatures ?: Confirmez-les environ 2 semaines avant l’événement, une fois les inscriptions traitées et les besoins alimentaires recueillis. Envoyez ensuite le plan du stand, les horaires d’installation et les informations de parking.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de jeux miniatures ?: Vérifiez les stocks, les boissons, les éléments de démonstration, les badges, le plan imprimé et la signalétique. Testez aussi le terminal de paiement et préparez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant le jour de l’ouverture.

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