Ein Schriftstellerfestival Schritt für Schritt organisieren
Ein Schriftstellerfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum und Ort fest, dann Programm, Autoren und Moderation. Danach folgen Anmeldungen, Technik, Catering und die Informationen für Gäste. Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf, damit Zusagen, Drucksachen und technische Anforderungen rechtzeitig geklärt sind. Besonders leicht vergessen werden ein belastbarer Ablaufplan, Ersatzbatterien, Namensschilder und die Prüfung der Anmeldeliste am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Autoren kontaktieren
2 Personen
- 4
Autoren bestätigen
2 Personen
- 5
Moderatoren festlegen
2 Personen
- 6
Technische Anforderungen sammeln
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 12
Programm online stellen
- 13
Programm drucken lassen
- 14
Wegbeschreibung veröffentlichen
- 15
Catering bestellen
2 Personen
- 16
Reservierungen prüfen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Büchertisch vorbereiten
2 Personen
- 20
Autoreninformationen drucken
- 21
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 22
Anmeldeliste drucken
- 23
Technik testen
2 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Räumlichkeiten kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Sprecherraum einrichten
3 Personen
- 31
Büchertisch einrichten
2 Personen
- 32
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 33
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 35
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 36
Namensschilder bereitlegen
- 37
Mikrofone bereitstellen
2 Personen
- 38
Präsentationen prüfen
2 Personen
Event
- 39
Autoren empfangen
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
4 Personen
- 41
Programm verteilen
2 Personen
- 42
Begrüßungswort übernehmen
- 43
Erstes Autorengespräch moderieren
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Büchertisch betreuen
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Zweites Autorengespräch moderieren
2 Personen
- 48
Workshopraum betreuen
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Pausentische abräumen
2 Personen
- 51
Abendprogramm ankündigen
- 52
Literarische Lesungen betreuen
2 Personen
- 53
Dinnerbuffet ausgeben
4 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
- 55
Teller und Gläser abholen
3 Personen
- 56
Abschlussgespräch begleiten
2 Personen
- 57
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
- 58
Dankesrede halten
- 59
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Technik ausschalten
2 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebene Bücher zurückgeben
- 71
Ausgaben sammeln
- 72
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 160
- TischeAnz. 18
- Hohe StehtischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- BüchertischeAnz. 4
- RednertischAnz. 2
- PulteAnz. 2
- KleiderständerAnz. 3
- TischwäscheAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 16
- USB-SticksAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 160
- GläserAnz. 220
- Dinner-TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- KaffeelöffelAnz. 160
- ServierschalenAnz. 20
- ServierbesteckAnz. 20
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 12
Dekoration
- BücherkistenAnz. 12
- TischdekorationAnz. 12
- Büchertisch-SchilderAnz. 4
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- FotowändeAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 4
- KreidestifteAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 6
- SchreibtischlampenAnz. 4
Büro
- NamensschilderAnz. 180
- BadgehalterAnz. 180
- ProgrammhefteAnz. 180
- A4-DruckpapierAnz. 2
- KugelschreiberAnz. 30
- StiftehalterAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 30
- StifteAnz. 24
- NamensaufkleberAnz. 200
- KlebebandAnz. 6
- TackerAnz. 3
- Schlüsselanhänger für SpindeAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionssprayAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 4
- AbtropfgitterAnz. 4
- WäschekörbeAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Kontaktiere Autoren mit einem konkreten Zeitfenster und bestätige jede Zusage schriftlich, bevor du das Programm veröffentlichst.
- Sammle technische Anforderungen spätestens 4 Wochen vor dem Festival. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand gemeinsam; teste alles einmal mit den tatsächlichen Präsentationen.
- Schalte das Anmeldeformular 4 bis 6 Wochen vorher frei und frage Ernährungswünsche direkt ab. Bestätige Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzplätze nicht auf Schätzungen beruhen.
- Plane die Besucherführung vom Eingang bis zum Büchertisch. Ein Registrierungstisch, eine gedruckte Anmeldeliste und Namensschilder sollten mindestens 60 Minuten vor Einlass bereitliegen.
- Kaufe Getränke und Snacks nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Getränke 2 bis 3 Stunden vorher kalt und rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person; halte außerdem Ersatzbatterien, USB-Sticks und Gaffer Tape bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Schriftstellerfestival organisieren?
- Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf. Für mehrere Autoren oder ein gedrucktes Programm sind 12 bis 16 Wochen sicherer, weil Zusagen, Druck und Technik mehr Abstimmung benötigen.
- Wann sollte man Autoren für ein Schriftstellerfestival anfragen?
- Frage Autoren idealerweise 10 bis 12 Wochen vor dem Termin an und setze eine Rückmeldefrist von 7 Tagen. Bestätige danach Namen, Auftrittszeit, Moderation und technische Anforderungen schriftlich.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Schriftstellerfestival?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Für einen vierstündigen Veranstaltungstag solltest du zusätzlich Wasser, Kaffee und Getränke für Pausen einplanen und die endgültige Menge 7 Tage vorher anhand der Anmeldungen prüfen.
- Wann muss die Technik getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Laptop, Kabel und Ersatzbatterien. Am Veranstaltungstag sollte die Technik mindestens 90 Minuten vor Einlass betriebsbereit sein.
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