Zo organiseer je een schrijversfestival

Begin met datum en locatie en bouw daarna het programma rond auteurs, moderatoren en beschikbare zalen. Leg technische wensen, catering en de registratie vroeg vast, omdat wijzigingen vlak voor het festival snel doorwerken. Open vervolgens de aanmeldingen en houd capaciteit, dieetwensen en bevestigingen bij in één overzicht. In de laatste week controleer je vooral techniek, bewegwijzering, programmadrukwerk, auteursinformatie en de boekentafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Auteurs benaderen
2 personen
4
Auteurs bevestigen
2 personen
5
Moderatoren vastleggen
2 personen
6
Technische wensen verzamelen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
12
Programma online zetten
13
Programma laten drukken
14
Routebeschrijving publiceren
15
Catering bestellen
2 personen
16
Reserveringen controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Boekentafel voorbereiden
2 personen
20
Auteursinformatie printen
21
Naambadges maken
2 personen
22
Aanmeldlijst printen
23
Techniek testen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes nalopen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Spreekruimte inrichten
3 personen
31
Boekentafel inrichten
2 personen
32
Registratietafel klaarzetten
2 personen
33
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Programmafolders neerleggen
2 personen
36
Naambadges klaarleggen
37
Microfoons klaarzetten
2 personen
38
Presentaties controleren
2 personen

Event

39
Auteurs ontvangen
2 personen
40
Bezoekers registreren
4 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Welkomstwoord verzorgen
43
Eerste schrijversgesprek begeleiden
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Boekentafel bemannen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Tweede schrijversgesprek begeleiden
2 personen
48
Workshopruimte begeleiden
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Pauzetafels afruimen
2 personen
51
Avondprogramma aankondigen
52
Literaire voordrachten begeleiden
2 personen
53
Dinerbuffet uitserveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitgeven
55
Borden en glazen ophalen
3 personen
56
Slotgesprek begeleiden
2 personen
57
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
58
Bedankwoord uitspreken
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

60
Restanten veilig opbergen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Locatie afsluiten
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boeken teruggeven
71
Onkosten verzamelen
72
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Tafelsaantal 18
Hoge statafelsaantal 6
Registratietafel
Boekentafelsaantal 4
Spreektafelaantal 2
Lessenaarsaantal 2
Kapstokkenaantal 3
Tafellinnenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 16
USB-sticksaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 160
Glazenaantal 220
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffielepelsaantal 160
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Decoratie

Boekenkistjesaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Boekentafelbordenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Fotowandenaantal 2
Klembordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-spotsaantal 6
Bureaulampenaantal 4

Kantoor

Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Programmafoldersaantal 180
A4-printpapieraantal 2
Balpennenaantal 30
Pennenbakjesaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Stiftenaantal 24
Naamstickersaantal 200
Plakbandaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Sleutelhangers voor kluisjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende sprayaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Afdruiprekkenaantal 4
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan auteursbenadering vóór je het programma publiceert. Vraag bij iedere auteur direct beschikbaarheid, gewenste spreektijd, technische wensen en de juiste schrijfwijze van naam en boektitels op.
Werk met één aanmeldlijst en sluit die uiterlijk enkele dagen voor het festival af. Verwerk daarna dieetwensen, bevestig deelname en print een actuele lijst voor de registratietafel.
Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm niet alleen aan, maar met de opstelling van de festivaldag. Leg verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape en reservebatterijen klaar bij de techniek.
Zet het programma online zodra tijden en moderatoren definitief zijn en laat het drukwerk daarna pas maken. Controleer routebeschrijving, zaalnamen en pauzetijden nog één keer voordat de programma’s worden gedrukt.
Maak de boekentafel en auteursinformatie vóór de opbouw compleet. Reserveer daarnaast tijd om stoelen, spreektafel, registratietafel, naambadges, drank, hapjes en koffie klaar te zetten voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schrijversfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en het benaderen van auteurs. Plan de definitieve technische en cateringcontrole in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet je auteurs uitnodigen voor een schrijversfestival?: Benader auteurs zodra datum, locatie en globale spreektijden bekend zijn, meestal 3 tot 4 maanden vooraf. Bevestig deelname voordat je het programma online zet.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek op een schrijversfestival?: Reserveer minimaal 90 minuten voor opbouw en test de microfoons, luidsprekers, laptop en beamer met alle moderatoren. Leg reservebatterijen en kabels uiterlijk tijdens die test klaar.
Wanneer moet je de catering voor een schrijversfestival regelen?: Bestel catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal redelijk stabiel is. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef de definitieve aantallen enkele dagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.