Comment organiser un festival des écrivains sans rien oublier

Un festival des écrivains se construit dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les auteurs, les modérateurs et les inscriptions. Les détails qui posent le plus souvent problème arrivent ensuite : besoins techniques, informations alimentaires, signalétique et accueil du public. Prévoyez plusieurs vérifications avant le jour J, notamment pour les réservations, le matériel audiovisuel et les documents imprimés. Le plan ci-dessous vous aide à avancer étape par étape, jusqu’aux boissons et aux en-cas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Contacter les auteurs
2 personnes
4
Confirmer les auteurs
2 personnes
5
Confirmer les modérateurs
2 personnes
6
Recueillir les besoins techniques
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les inscriptions
2 personnes
12
Mettre le programme en ligne
13
Faire imprimer le programme
14
Publier l’itinéraire
15
Commander le catering
2 personnes
16
Vérifier les réservations
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Préparer la table de livres
2 personnes
20
Imprimer les informations de l'auteur
21
Créer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer la liste des inscrits
23
Tester la technique
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Faire le tour des espaces
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Aménager l'espace de prise de parole
3 personnes
31
Installer la table des livres
2 personnes
32
Préparer la table d'inscription
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Déposer les brochures du programme
2 personnes
36
Préparer les badges nominatifs
37
Installer les microphones
2 personnes
38
Vérifier les présentations
2 personnes

Événement

39
Accueillir les auteurs
2 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
41
Distribuer le programme
2 personnes
42
Assurer le mot de bienvenue
43
Animer le premier échange avec les auteurs
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Tenir la table de livres
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Animer le deuxième entretien d’auteurs
2 personnes
48
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Débarrasser les tables de pause
2 personnes
51
Annoncer le programme du soir
52
Accompagner les lectures littéraires
2 personnes
53
Servir le buffet du dîner
4 personnes
54
Servir les repas adaptés
55
Récupérer les assiettes et les verres
3 personnes
56
Animer l’entretien de clôture
2 personnes
57
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
58
Prononcer le discours de remerciement
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

60
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Fermer le lieu
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Rendre les livres restants
71
Rassembler les frais
72
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tablesqté 18
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Tables à livresqté 4
Table de prise de paroleqté 2
Pupitresqté 2
Porte-manteauxqté 3
Nappesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 16
Clés USBqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 160
Verresqté 220
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 160
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Torchonsqté 12

Décoration

Caisses à livresqté 12
Décoration de tableqté 12
Panneaux de table de livresqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Murs photoqté 2
Presse-papiersqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 6
Lampes de bureauqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Brochures du programmeqté 180
Papier d'impression A4qté 2
Stylos à billeqté 30
Pots à stylosqté 6
Blocs-notesqté 30
Marqueursqté 24
Étiquettes nominativesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Agrafeusesqté 3
Porte-clés pour casiersqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 4
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme avant de solliciter les auteurs. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre la confirmation des intervenants et la mise en ligne du programme définitif.
Demandez les besoins techniques et alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Relancez les auteurs et modérateurs 7 jours avant l’événement pour confirmer horaires, matériel et contraintes particulières.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le festival afin d’imprimer la liste des inscrits et d’ajuster le catering. Vérifiez ensuite les réservations et les quantités prévues plutôt que de vous fier aux estimations initiales.
Testez les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les câbles au moins 2 heures avant l’ouverture. Gardez des piles de rechange, des rallonges, des multiprises et du ruban gaffer à portée de main.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : badges, itinéraire, programme imprimé, informations sur les auteurs et table d’inscription. Mettez les boissons au frais et disposez les en-cas avant le début des premières rencontres, quand l’équipe est encore disponible.

Questions fréquentes

Quand faut-il contacter les auteurs pour un festival des écrivains ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont fixés, idéalement 2 à 3 mois à l’avance. Demandez une confirmation écrite au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Quand ouvrir les inscriptions à un festival des écrivains ?: Publiez le formulaire dès que les horaires et les principales rencontres sont suffisamment stables, généralement 4 à 6 semaines avant le festival. Traitez les réponses chaque semaine et confirmez les inscriptions avant de commander le catering.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Faites un premier test complet au moins 2 heures avant l’accueil du public, puis un contrôle rapide 30 minutes avant la première prise de parole. Testez chaque microphone, le son, la projection et les branchements utilisés.
Quand préparer la table de livres et les badges ?: Imprimez les informations des auteurs, les badges et la liste des inscrits 1 à 2 jours avant le festival. Installez la table de livres et la table d’inscription au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.