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Ein Boots­konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Boots­konzert müssen Musik, Schifffahrt und Gästebetreuung gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Boot, Route und Anlegestelle, bevor du Künstler, Technik und Catering festlegst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Einladungen und die genaue Planung von Strom, Aufbau und Sicherheitsausrüstung. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Ablauf: Crew einweisen, Boot prüfen, Technik testen und Getränke rechtzeitig kühlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Boot und Route reservieren

  • 2

    Künstler und Techniker buchen

  • 3

    Anlegestelle festlegen

  • 4

    Genehmigungen prüfen

  • 5

    Versicherung prüfen

  • 6

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 7

    Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • 8

    Ernährungswünsche erfassen

  • 9

    Programm an Gäste senden

  • 10

    Catering bestellen

  • 11

    Technik und Strom abstimmen

    2 Personen

  • 12

    Wettervorhersage prüfen

  • 13

    Endgültige Gästeliste erstellen

  • 14

    Künstler und Crew bestätigen

  • 15

    Einkaufen gehen

    3 Personen

  • 16

    Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • 17

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 18

    Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • 19

    Gästeliste drucken

  • 20

    Crew-Anweisungen ausgeben

  • 21

    Boot prüfen

    3 Personen

  • 22

    Sicherheitsausrüstung prüfen

    2 Personen

  • 23

    Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • 24

    Buffet- und Barbereich einrichten

    3 Personen

  • 25

    Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • 26

    Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • 27

    Stimmungsbeleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • 28

    Dekoration anbringen

    3 Personen

  • 29

    Snacks auslegen

    3 Personen

  • 30

    Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • 31

    Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • 32

    Technik testen

    3 Personen

  • 33

    Künstler zum Soundcheck bitten

    3 Personen

  • 34

    Sicherheitsanweisungen geben

    2 Personen

Event

  • 35

    Check-in-Schalter besetzen

    2 Personen

  • 36

    Gäste an Bord begleiten

    3 Personen

  • 37

    Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • 38

    Abfahrt ankündigen

  • 39

    Sicherheit an Bord überprüfen

    2 Personen

  • 40

    Snacks servieren

    4 Personen

  • 41

    Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • 42

    Erste Konzertnummer begleiten

    2 Personen

  • 43

    Buffet auffüllen

    3 Personen

  • 44

    Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • 45

    Die zweite Konzert-Session betreuen

    2 Personen

  • 46

    Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • 47

    Gäste über die Ankunft informieren

  • 48

    Letzte Konzert-Session begleiten

    2 Personen

  • 49

    Gäste von Bord begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • 50

    Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • 51

    Ausrüstung sicher abschalten

    2 Personen

  • 52

    Geschirr und Gläser sammeln

    3 Personen

  • 53

    Lebensmittel gekühlt lagern

    2 Personen

  • 54

    Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • 55

    Boot sauber übergeben

    4 Personen

  • 56

    Dekoration entfernen

    3 Personen

  • 57

    Materialien ins Lager bringen

    3 Personen

  • 58

    Geschirr und Material spülen

    3 Personen

  • 59

    Ausrüstung trocknen und verpacken

    2 Personen

  • 60

    Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • 61

    Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • 62

    Fundsachen zurückbringen

  • 63

    Dankesnachricht an Gäste senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappstühleAnz. 80
  • KlappischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • InstrumentenmikrofoneAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 10
  • Akku-LampenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • Willkommensschild
  • TischdekorationenAnz. 8

Catering

  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochboxenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 6
  • Rutschfeste MattenAnz. 8

Registrierung

  • NamensaufkleberAnz. 100
  • StifteAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Tipps

  • Reserviere Boot und Route zuerst und kläre die Anlegestelle frühzeitig. Prüfe dabei, ob die geplante Dauer, der Zustieg und die Rückkehr mit dem Anbieter umsetzbar sind.
  • Stimme Technik und Strom mit Künstlern und Crew ab, bevor du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel einpackst. Plane außerdem Kabelmatten und Akku-Lampen ein, damit Wege und Kabel an Bord sicher bleiben.
  • Verschicke die Einladungen mit einer festen Rückmeldefrist und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Fahrt. So kannst du die endgültige Gästeliste erstellen und das Catering passend bestellen.
  • Plane den Aufbau in dieser Reihenfolge: Sicherheitsausrüstung und Boot prüfen, Tische und Stühle aufstellen, Buffet und Bar einrichten, danach die Beschallungsanlage testen. Rechne für den Technikcheck mindestens 60 Minuten ein.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor dem Boarding und stelle Gläser, Karaffen, Teller sowie Besteck an einem festen Bar- oder Buffetbereich bereit. Eine gedruckte Gästeliste und kurze Crew-Anweisungen verhindern Verzögerungen beim Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Boot für ein Konzert reservieren?
Reserviere Boot, Route und Anlegestelle möglichst mehrere Monate vor dem Termin. Spätestens bevor Einladungen verschickt werden, sollten Kapazität, Fahrzeit und Rückkehr verbindlich geklärt sein.
Welche Genehmigungen braucht ein Boots­konzert?
Das hängt von Route, Gewässer, Anlegestelle und Musiknutzung ab. Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und lasse dir offene Punkte vom Bootsbetreiber oder der zuständigen Stelle bestätigen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau auf einem Konzertboot?
Plane mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Buffet, Bar, Dekoration und Technik ein. Für den Soundcheck mit Mischpult, Funkmikrofonen und Instrumentenmikrofonen solltest du zusätzlich mindestens 60 Minuten einrechnen.
Wann sollte man die endgültige Gästeliste erstellen?
Schließe die Gästeliste etwa 7 Tage vor der Fahrt. Bis dahin sollten Rückmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sein, damit Catering, Sitzplätze und Crew-Anweisungen angepasst werden können.

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