Cómo organizar un concierto en barco sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva el barco, la ruta y el punto de atraque antes de contratar al artista: el acceso, el espacio disponible y el horario condicionan todo el montaje. Deja cerrados también los permisos y el seguro con varias semanas de margen.
• Pide al artista y al técnico una ficha de necesidades al menos 14 días antes. Confirma potencia eléctrica, mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, cajas DI, cables y una solución segura para cubrir los cables en las zonas de paso.
• Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Con la lista final puedes calcular raciones, vasos, copas, platos, cubiertos, bandejas y bebidas, además de imprimir una copia para el equipo de a bordo.
• Envía el programa y las instrucciones de embarque con 3 o 4 días de antelación. Indica el punto exacto de atraque, la hora límite de llegada y qué hacer si cambia la ruta o el pronóstico del tiempo.
• Reserva tiempo para montar antes de recibir invitados: coloca mesas y sillas, prepara el bufé y el bar, enfría las bebidas y prueba el sonido. Haz una comprobación final de la embarcación y del equipo de seguridad antes de conectar la música.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar un barco para un concierto?

Empieza a buscar y bloquear la embarcación al menos 8 semanas antes, especialmente si necesitas una ruta y un punto de atraque concretos. Los permisos, el seguro y la coordinación técnica requieren tiempo adicional.

¿Cuándo hay que contratar al artista y al técnico?

Procura confirmar al artista y al técnico entre 6 y 8 semanas antes. La ficha técnica definitiva debería estar cerrada como mínimo 14 días antes para comprobar corriente, sonido, micrófonos y cableado.

¿Cuándo se debe encargar el catering del concierto en barco?

Encarga el catering después de cerrar las inscripciones y recoger las dietas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Ajusta las cantidades con la lista final de invitados y añade bebidas frías y servicio de mesa.

¿Qué se hace si cambia el tiempo el día del concierto?

Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo el mismo día. Define con la tripulación un criterio de cancelación o modificación de ruta y comunica cualquier cambio a los invitados antes de la hora de embarque.

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