Zo organiseer je een bootconcert zonder verrassingen

Bij een bootconcert regel je eerst de boot, route en aanmeerlocatie; pas daarna leg je artiest, techniek en catering vast. De beperkte ruimte, stroomvoorziening en vaartijd bepalen hoeveel gasten en apparatuur praktisch zijn. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat je het programma en de catering op tijd kunt afronden. Op de dag zelf draait alles om een korte veiligheidscontrole, een duidelijke crewinstructie en techniek die vóór vertrek is getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Boot en route reserveren
2
Artiest en technicus boeken
3
Aanmeerlocatie vastleggen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma naar gasten sturen
10
Catering bestellen
11
Techniek en stroom afstemmen
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Laatste gastenlijst maken
14
Artiest en bemanning bevestigen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Gastenlijst afdrukken
20
Crewinstructies uitdelen
21
Boot controleren
3 personen
22
Veiligheidsmiddelen controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
24
Buffet- en barplek inrichten
3 personen
25
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
26
Microfoons aansluiten
2 personen
27
Sfeerverlichting ophangen
3 personen
28
Versiering aanbrengen
3 personen
29
Hapjes uitstallen
3 personen
30
Dranken klaarzetten
3 personen
31
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
32
Techniek testen
3 personen
33
Artiest laten soundchecken
3 personen
34
Veiligheidsinstructies geven
2 personen

Event

35
Incheckbalie bemannen
2 personen
36
Gasten aan boord begeleiden
3 personen
37
Welkomstdrank serveren
3 personen
38
Vertrek aankondigen
39
Veiligheid aan boord controleren
2 personen
40
Hapjes serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
3 personen
42
Eerste concertset begeleiden
2 personen
43
Buffet aanvullen
3 personen
44
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
45
Tweede concertset begeleiden
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Gasten informeren over aankomst
48
Laatste concertset begeleiden
2 personen
49
Gasten van boord begeleiden
3 personen

Nazorg

50
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
51
Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
52
Servies en glazen verzamelen
3 personen
53
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
54
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
55
Boot schoon opleveren
4 personen
56
Versiering verwijderen
3 personen
57
Materialen naar opslag brengen
3 personen
58
Servies en materiaal afwassen
3 personen
59
Apparatuur drogen en inpakken
2 personen
60
Huurmaterialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
62
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
63
Bedankbericht aan gasten sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Servies

Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Instrumentmicrofoonsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Acculampenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Welkomstbord
Tafeldecoratiesaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksdozenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Keukenmessenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Fluoriserende hesjesaantal 6
Antislipmattenaantal 8

Registratie

Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Tips

Leg boot, route en aanmeerlocatie eerst vast en controleer direct welke vergunningen en verzekering nodig zijn. Zonder die basis kun je artiest, programma en uitnodigingen nog niet betrouwbaar plannen.
Stem vóór het boeken van de geluidsinstallatie af hoeveel stroom de boot levert en waar speakers, mengpaneel en microfoons komen te staan. Test alle kabels en aansluitingen uiterlijk op de dag vóór het concert.
Verstuur uitnodigingen zodra de route en aanvangstijd vaststaan en sluit de aanmeldingen op een afgesproken datum, bijvoorbeeld 7 dagen vóór vertrek. Vraag dieetwensen meteen mee, zodat catering en zitplaatsen niet op het laatste moment wijzigen.
Maak 24 uur vóór vertrek de laatste gastenlijst en controleer de weersverwachting opnieuw. Stuur het programma en praktische informatie daarna naar de gasten, inclusief verzamellocatie, vertrektijd en wat er gebeurt bij slecht weer.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw en controle: boot, veiligheidsmiddelen, tafels, buffet, bar, verlichting en geluid. Laat artiest en bemanning vóór vertrek bevestigen wie verantwoordelijk is voor techniek, gasten en veiligheid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bootconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met boot, route en aanmeerlocatie. Boek artiest en technicus zodra de vaartijd vaststaat; vergunningen en verzekering kunnen daarna nog extra doorlooptijd vragen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bootconcert?: Reserveer minimaal 90 minuten vóór vertrek voor meubels, buffet, bar, geluidsinstallatie en verlichting. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige soundcheck en veiligheidscontrole, zodat problemen niet tijdens het inschepen ontstaan.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een bootconcert?: Stuur de uitnodigingen zodra boot, route en aanvangstijd definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vóór vertrek om dieetwensen, catering en de gastenlijst af te ronden.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een bootconcert?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur vóór vertrek. Leg vooraf vast wie beslist over aanpassen, uitstellen of annuleren en informeer gasten zo snel mogelijk zodra die beslissing is genomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.