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Weinverkostung organisieren: die komplette Checkliste

Eine Weinverkostung steht und fällt mit der Reihenfolge: Erst Ort, Weine und Gäste festlegen, dann Bestellung und Ablauf planen. Kurz vor dem Termin zählen gekühlte Flaschen, saubere Gläser, Wasser und passende Snacks. Plane außerdem Zeit für Anlieferung, Kontrolle und den Aufbau ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit am Verkostungstag nichts Wesentliches fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Weinauswahl zusammenstellen

    2 Personen

  • Weinlieferanten reservieren

  • Catering und Snacks reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Weine und Einkäufe bestellen

  • Verkostungsreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Tasting-Karten vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Weine abholen

    2 Personen

  • Weine kontrollieren

    2 Personen

  • Weine gekühlt lagern

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Verkostungsgläser bereitstellen

    3 Personen

  • Weinflaschen sortieren

    2 Personen

  • Wasser- und Spucknäpfe aufstellen

    2 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Technik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Weine präsentieren

    2 Personen

  • Wein ausschenken

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Wasser und Spuckbecken austauschen

    2 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Wein lagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 65
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 400
  • WassergläserAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • KorkenzieherAnz. 8
  • WeinkühlerAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KorkenzieherAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • SpuckeimerAnz. 20

Dekoration

  • TischnummernAnz. 8
  • WeininfoboardsAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 70

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • VerkostungskartenAnz. 70
  • StifteAnz. 70
  • NamensschilderAnz. 70
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vorher fest. Davon hängen Weinmengen, Gläser, Sitzplätze, Snacks und die Erfassung von Ernährungswünschen ab.
  • Plane die Weine in einer klaren Reihenfolge und bereite pro Wein eine Verkostungskarte vor. Sortiere die Flaschen beim Aufbau bereits entsprechend, statt erst während der Verkostung zu suchen.
  • Kühle die Weine rechtzeitig: Weiß- und Schaumweine brauchen meist mehrere Stunden, Rotweine sollten vor dem Einschenken auf passende Temperatur kommen. Kontrolliere jede Flasche nach der Abholung auf Sorte und Zustand.
  • Stelle pro Person mindestens ein Verkostungsglas bereit; bei mehreren Weinen sind zusätzliche Gläser oder ein Wechselplan sinnvoll. Wasser, Wassergläser und Spucknäpfe gehören an jeden Verkostungsplatz.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische und Stühle, Tischdecken, Gläser, Infoboards, Namensschilder, Snacks, Abfallbehälter und Beleuchtung sollten vor dem Eintreffen der Gäste fertig sein.

Häufige Fragen

Wie viele Weine braucht man für eine Weinverkostung?
Für einen Abend reichen meist 5 bis 8 Weine. Bei einer Gruppe von 10 Personen solltest du je nach Ausschank etwa 5 bis 7 Liter Wein einplanen, wenn pro Wein nur kleine Verkostungsmengen ausgeschenkt werden.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung einer Weinverkostung?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Ort, Weinauswahl, Lieferanten und Einladungen. Für Einkäufe, Flaschenkontrolle und den Aufbau vor Ort solltest du am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten reservieren.
Wie viele Gläser braucht man für eine Weinverkostung?
Plane mindestens ein Verkostungsglas pro Person und einige Ersatzgläser ein. Bei 10 Gästen sind 12 bis 15 Gläser praktisch, wenn nicht nach jedem Wein gespült oder das Glas gewechselt werden soll.
Welche Snacks passen zu einer Weinverkostung?
Bereite pro Person etwa 150 bis 250 Gramm Snacks vor, verteilt auf Brot, Käse, Obst oder herzhafte Beilagen. Frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher ab und richte die Snacks vor Beginn in Servierschalen an.

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