Wein- und Speiseworkshop organisieren: die Checkliste
Bei einem Wein- und Speiseworkshop müssen Anmeldung, Weinauswahl, Menü und Ausstattung zusammenpassen. Kläre zuerst den Raum und die Teilnehmerzahl, bevor du Wein und Lebensmittel bestellst. Danach folgen Verkostungsreihenfolge, Kühlung, Gläser, Arbeitsflächen und die Vorbereitung am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang der Teilnehmenden und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Weine auswählen
2 Personen
Weinlieferung bestellen
Menü und Verkostungsreihenfolge erstellen
2 Personen
Bestand prüfen
Einkaufsliste abschließen
Geschirr und Gläser prüfen
2 Personen
Weine und Einkäufe abholen
2 Personen
Weine gekühlt lagern
2 Personen
Teilnehmer erinnern
Trockene Zutaten bereitstellen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Tische eindecken
3 Personen
Verkostungsgläser bereitstellen
2 Personen
Weine auf Serviertemperatur bringen
2 Personen
Snacks und Garnituren vorbereiten
3 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Workshop erklären
Wein eins präsentieren
2 Personen
Ersten Gang servieren
3 Personen
Wein zwei und drei ausschenken
2 Personen
Zweiten Gang servieren
3 Personen
Wein vier präsentieren
2 Personen
Drittes Gericht servieren
3 Personen
Wasser und Getränke nachfüllen
2 Personen
Gläser und Geschirr auffüllen
2 Personen
Weine fünf und sechs ausschenken
2 Personen
Hauptgericht servieren
3 Personen
Käseplatte servieren
3 Personen
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
Verabschiedung von den Teilnehmern
2 Personen
Nachbereitung
Übrig gebliebenen Wein sicher lagern
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Küche und Arbeitsflächen reinigen
2 Personen
Location sauber und leer übergeben
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste sortieren und lagern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 28
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- WeißweingläserAnz. 72
- RotweingläserAnz. 72
- WassergläserAnz. 32
- TellerAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServiettenAnz. 100
- WasserkaraffenAnz. 8
- SpuckschalenAnz. 8
- WeinkaraffenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 10
- ServierzangenAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- AuflaufformenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiskühlerAnz. 8
- KorkenzieherAnz. 8
- FlaschenverschlüsseAnz. 8
- KochplattenAnz. 2
- Backofen
- KüchenpinzettenAnz. 4
Ausstattung
- Kaffeemaschine
- Wasserkocher
- Kühlschrank
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Catering
- ProbemattenAnz. 28
- NotizblöckeAnz. 28
- KugelschreiberAnz. 30
- NamensschilderAnz. 30
- WeinkartenAnz. 30
Dekoration
- TischnummernAnz. 6
- SpeisekartenAnz. 28
- BlumenarrangementsAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wischset
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens nach dem Anmeldeschluss und gleiche sie mit dem Menü ab. So kannst du Alternativen einplanen, bevor die Einkaufsliste abgeschlossen wird.
- Bestelle die Weine erst, wenn die Teilnehmerzahl belastbar ist. Plane außerdem genügend Zeit für die Lieferung, die Abholung und die gekühlte Lagerung ein.
- Prüfe Gläser und Geschirr nicht erst am Veranstaltungstag. Für jede Verkostung brauchst du passende Weiß- und Rotweingläser, zusätzlich Wassergläser, Teller und Spuckschalen.
- Bringe die Weine je nach Sorte rechtzeitig auf Serviertemperatur. Stelle Wasserkaraffen, Eiskühler und Flaschenverschlüsse bereit, damit geöffnete Flaschen nicht ungekühlt stehen bleiben.
- Plane die letzten 60 bis 90 Minuten vor Beginn für Tische, Verkostungsgläser, Snacks, Garnituren und Präsentationsmaterial ein. So bleibt Zeit für eine Sicherheitskontrolle und einen vorbereiteten Willkommenstisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Wein- und Speiseworkshop organisieren?
- Reserviere den Veranstaltungsort möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Einladungen und Anmeldungen sollten so früh starten, dass du spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche kennst.
- Wie viele Gläser brauche ich für einen Weinworkshop?
- Rechne pro Person mindestens ein Wasserglas und je nach Verkostungsaufbau ein Weißwein- und ein Rotweinglas ein. Bei mehreren Weinen pro Gang sind zusätzliche Gläser oder ein geplanter Spül- und Wechselrhythmus nötig.
- Wann muss ich die Weine für den Workshop bestellen?
- Bestelle die Weine nach Abschluss der Menü- und Teilnehmerplanung, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Workshop. Prüfe die Lieferung sofort und lagere die Flaschen bis zum Termin passend gekühlt.
- Was muss ich am Veranstaltungstag zuerst vorbereiten?
- Beginne etwa 2 bis 3 Stunden vor dem Empfang mit trockenen Zutaten, Tischen, Stühlen und Geschirr. Die Weine, Snacks, Garnituren und der Willkommenstisch sollten spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen.
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