Weihnachtsmarkt im Warenhaus organisieren

Ein Weihnachtsmarkt im Warenhaus braucht vor allem eine klare Reihenfolge: Räume und Öffnungszeiten zuerst sichern, danach Stände, Catering und Personal planen. Lege früh fest, wie Besucher durch das Haus gehen, wo bezahlt wird und welche Anschlüsse die Marktstände benötigen. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Lieferanten, Freiwillige und Anmeldungen bestätigt sein. Kurz vor der Veranstaltung kommen Warenannahme, Kühlung, Dekoration und die Kontrolle der Fluchtwege zusammen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Warenhausräume reservieren
2 Personen
3
Anbieter für Stände reservieren
4
Cateringbestellung aufgeben
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
9
Standaufteilung festlegen
2 Personen
10
Preise und Zahlungsart festlegen
2 Personen
11
Lieferanten bestätigen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Besucherroute ausarbeiten
2 Personen
14
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
15
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
16
Speisekarten entwerfen
17
Promotion in den Verkaufskanälen platzieren
18
Bestand prüfen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Kühlwaren entgegennehmen
2 Personen
22
Lieferung prüfen
2 Personen
23
Einkäufe sortieren
2 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Weihnachtsdekoration vorbereiten
3 Personen
26
Namensschilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
27
Kassenschublade und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
28
Arbeitspläne verteilen
29
Warenhausfläche freiräumen
4 Personen
30
Standtische aufstellen
4 Personen
31
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
32
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Beleuchtung anschließen
2 Personen
35
Standprodukte auslegen
6 Personen
36
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Preisliste aufhängen
2 Personen
40
Garderobe einrichten
2 Personen
41
Eingang und Anmeldung einrichten
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Technik und Musik testen
2 Personen

Event

44
Freiwillige empfangen
2 Personen
45
Besucher begrüßen
3 Personen
46
Anmeldungen abhaken
2 Personen
47
Garderobe besetzen
2 Personen
48
Standverkauf unterstützen
6 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Heiße Getränke servieren
2 Personen
51
Kalte Getränke servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet nachfüllen
2 Personen
54
Geschirr sammeln
2 Personen
55
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
58
Weihnachtsmusik bereitstellen
59
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
60
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
61
Kassen abschließen
2 Personen
62
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen

Nachbereitung

63
Standprodukte zusammenstellen
4 Personen
64
Möbel abbauen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Warenhausboden reinigen
3 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Bestände zählen
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Materialien zurückbringen
3 Personen
74
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
75
Restbestände ordnungsgemäß lagern
2 Personen
76
Zahlungsdaten kontrollieren
2 Personen
77
Lieferantenrechnungen sammeln
78
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 14
BarhockerAnz. 12
StühleAnz. 36
LoungebänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
WeihnachtsbaumständerAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 180
UntertassenAnz. 180
TellerAnz. 220
GebäckgabelnAnz. 220
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenterminalsAnz. 3
KassenladeAnz. 3
HandmikrofoneAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

KunstweihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 90
WeihnachtsgirlandenAnz. 16
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischläuferAnz. 18
WeihnachtsserviettenhalterAnz. 12
PreisschildständerAnz. 30
WeihnachtssterneAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 30
LichtverteilerAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 40

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Besucherroute vor der Standaufteilung. Markiere Eingänge, Ausgänge, Kassen und Fluchtwege auf einem Lageplan und prüfe, ob Marktstände, Klapptische und Sitzbereiche Durchgänge verengen.
Bestätige Catering und Lieferanten spätestens 14 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche gesammelt und kontrolliere bei der Lieferung Menge, Zustand und Kühlware, bevor alles eingeräumt wird.
Prüfe die Stromversorgung nicht erst am Veranstaltungstag. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Lautsprecher und Kartenterminals brauchen zugängliche Anschlüsse; Verlängerungskabel sollten passend zur Standaufteilung bereitliegen.
Plane Getränke und Geschirr nach dem erwarteten Besucheraufkommen. Wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller, Besteck und Servierzangen müssen auch während des Betriebs nachgefüllt und zwischengelagert werden können.
Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein und gib ihnen einen Lageplan. Eine zusätzliche Person für Kassenlade und Kartenterminals sowie eine für Kühlung und Nachschub verhindert Verzögerungen, wenn mehrere Stände gleichzeitig Hilfe brauchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt im Warenhaus planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und der Reservierung der Warenhausräume. Anbieter, Catering und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Warenhaus?: Plane pro aktivem Stand mindestens eine verantwortliche Person und zusätzlich zwei bis drei Helfer für Kasse, Nachschub und Besucherfragen ein. Bei Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden bleibt die Besetzung zuverlässig.
Wann sollte man die Getränke und Kühlwaren vorbereiten?: Kühlwaren werden am besten am Liefertag geprüft und sofort eingeräumt. Getränke kannst du mehrere Stunden vor Beginn kalt stellen, sofern genügend Kühlboxen oder Kühllager vorhanden sind.
Was wird bei einem Weihnachtsmarkt im Warenhaus häufig vergessen?: Oft fehlen ein belastbarer Lageplan, ausreichend Anschlüsse, eine klare Zahlungsregel und eine Zuständigkeit für Nachschub. Prüfe diese vier Punkte spätestens 48 Stunden vor Beginn und kontrolliere die Fluchtwege am Veranstaltungstag erneut.

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