Cómo organizar un mercadillo navideño en un almacén

Un mercadillo navideño dentro de un almacén necesita más coordinación que decoración. Empieza fijando fecha, horario y zonas disponibles; después cierra proveedores, catering y puestos antes de abrir las inscripciones. El plano debe separar el recorrido de visitantes, las áreas de servicio y las rutas de evacuación. En los últimos días, comprueba electricidad, frío, inventario, pagos y voluntarios para que la apertura no dependa de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Reservar espacios del almacén
2 personas
3
Reservar proveedores para los puestos
4
Realizar el pedido de catering
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Crear el programa y el plano
2 personas
9
Definir la distribución de los puestos
2 personas
10
Determinar los premios y el método de pago
2 personas
11
Confirmar proveedores
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Elaborar la ruta para los visitantes
2 personas
14
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
15
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
16
Diseñar los menús
17
Colocar promoción en canales de tienda
18
Comprobar el inventario
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recibir productos refrigerados
2 personas
22
Comprobar la entrega
2 personas
23
Clasificar las compras
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar la decoración navideña
3 personas
26
Hacer tarjetas con nombres y señalización
2 personas
27
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
28
Repartir los horarios de trabajo
29
Despejar la planta del almacén
4 personas
30
Montar las mesas del puesto
4 personas
31
Colocar mesas y asientos
3 personas
32
Colocar los árboles de Navidad
3 personas
33
Colgar la decoración
4 personas
34
Conectar la iluminación
2 personas
35
Montar los productos del puesto
6 personas
36
Montar el buffet de catering
4 personas
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Colgar listas de precios
2 personas
40
Montar el guardarropa
2 personas
41
Montar la entrada y el registro
2 personas
42
Comprobar los baños
43
Probar la técnica y la música
2 personas

Evento

44
Recibir a los voluntarios
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Marcar las inscripciones
2 personas
47
Atender el guardarropa
2 personas
48
Apoyar la venta en puestos
6 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Servir bebidas calientes
2 personas
51
Servir bebidas frías
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Recoger la vajilla
2 personas
55
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños periódicamente
58
Poner música de Navidad
59
Anunciar la última ronda de ventas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
61
Cerrar las cajas
2 personas
62
Enfriar los productos perecederos
2 personas

Seguimiento

63
Recoger productos para el puesto
4 personas
64
Desmontar el mobiliario
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desconectar la iluminación
2 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar el suelo de la tienda por departamentos
3 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Contar el inventario
2 personas
72
Recoger objetos perdidos
73
Devolver los materiales
3 personas
74
Devolver el equipo prestado
2 personas
75
Guardar correctamente los sobrantes
2 personas
76
Comprobar los datos de pago
2 personas
77
Recoger facturas de proveedores
78
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 14
Taburetes de barcant. 12
Sillascant. 36
Sofás loungecant. 4
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8
Soportes para árbol de Navidadcant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 180
Platilloscant. 180
Platoscant. 220
Tenedores de postrecant. 220
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Terminales de pagocant. 3
Bandejas de cajacant. 3
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces portátilescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Árboles de Navidad artificialescant. 3
Bolas de Navidadcant. 90
Guirnaldas de Navidadcant. 16
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 12
Manteles runnerscant. 18
Porta servilletas navideñoscant. 12
Soportes para etiquetas de precioscant. 30
Flores de Pascuacant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Velas LEDcant. 30
Divisores de luzcant. 6
Baterías de repuestocant. 40

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de confirmar los puestos. Deja pasillos suficientemente amplios para el flujo de visitantes y comprueba que ninguna mesa, perchero o elemento decorativo bloquee una salida de evacuación.
Confirma proveedores y catering al menos 7 días antes. Revisa también las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones para no descubrir necesidades especiales cuando llegue la comida.
Haz una prueba eléctrica antes del montaje: comprueba cada punto, cable alargador, regleta, máquina de café y equipo de sonido. No conectes varios aparatos de alta potencia a una sola regleta.
Prepara los pagos con antelación y define cómo se entregan los premios. Comprueba los terminales de pago y reserva una bandeja de caja o un punto claramente identificado para cada puesto que cobre en efectivo.
Recibe los productos refrigerados el mismo día de la entrega y verifica cantidades y estado antes de clasificarlos. Enfría las bebidas con tiempo y deja preparadas las tazas, vasos, platos y cubiertos antes de que entren los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar espacios, proveedores y catering. Deja la última semana para confirmar puestos, voluntarios, pagos, electricidad y el plano definitivo.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercadillo?: Confírmalos al menos 7 días antes del evento y asigna a cada proveedor una ubicación concreta. Así puedes cerrar el recorrido, calcular mesas y comprobar que no se bloquean las salidas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo en un almacén?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 20-30 visitantes previstos, con un mínimo de una persona para la entrada, otra para apoyar a los puestos y otra para incidencias. Añade responsables específicos para pagos y evacuación si el espacio es grande.
¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?: Recibe los productos refrigerados el día de la entrega y comprueba la mercancía en ese momento. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir y coloca la vajilla y el servicio como mínimo 60 minutos antes.

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