Weihnachtsmarkt im Kloster organisieren: So gehst du vor

Ein Weihnachtsmarkt im Kloster braucht mehr als Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Termin, Öffnungszeiten, Räume und Genehmigungen, bevor du Anbieter und Helfer einteilst. Danach folgen Standplan, Stromwege, Verkaufsbedingungen und die Anmeldung der Teilnehmer. Plane außerdem früh, wie Bargeld, Kartenzahlung, Beleuchtung und die Versorgung der Stände funktionieren. So vermeidest du, dass am Veranstaltungstag Kabel, Wechselgeld oder ein klarer Lageplan fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
2 Personen
2
Location und Räume festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
4
Versicherung und Haftung prüfen
5
Lieferanten und Standbetreiber ansprechen
2 Personen
6
Teilnehmer und Standbetreiber registrieren
2 Personen
7
Standaufteilung erstellen
2 Personen
8
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
9
Verkaufsbedingungen an Standbetreiber senden
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Veranstaltung online ankündigen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Cateringmengen berechnen
2 Personen
15
Weihnachtsbäume und Grünzeug reservieren
16
Beleuchtung und Verlängerungskabel reservieren
17
Stände und Möbel reservieren
18
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
19
Freiwilligeneinsätze einteilen
2 Personen
20
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
21
Wegweis- und Informationstafeln erstellen
2 Personen
22
Bargeld und Wechselgeld organisieren
23
Kartenzahlungsgerät und Zahlungsschild testen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
26
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
27
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
28
Standbetreibern letzte Informationen senden
29
Location kontrollieren und sauber übergeben
2 Personen
30
Stände und Tische aufstellen
6 Personen
31
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
32
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
33
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
4 Personen
34
Strom und Kabel sicher anschließen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
4 Personen
36
Stände pro Teilnehmer markieren
2 Personen
37
Standbetreiber empfangen
3 Personen
38
Standhelfer beim Aufbau unterstützen
4 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
41
Kalte Getränke kühlen
2 Personen
42
Servicetische einrichten
3 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Informationsstand einrichten
2 Personen
45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
46
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

47
Besucher begrüßen
4 Personen
48
Infostand besetzen
2 Personen
49
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
50
Heiße Getränke servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Tische und Sitzplätze ordentlich halten
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren und auffüllen
56
Beleuchtung kontrollieren
57
Weihnachtsmusik abspielen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Standbetreiber beim Abbau unterstützen
3 Personen

Nachbereitung

60
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
61
Stände und Tische abbauen
6 Personen
62
Dekoration sicher verpacken
3 Personen
63
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
64
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Fundsachen sammeln
2 Personen
67
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Lebensmittelreste sicher entsorgen
2 Personen
70
Kasse und Zahlungsmittel abschließen
2 Personen
71
Standbetreiber über den Ablauf informieren
72
Location schlüsselfertig übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 16

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 18
LED-LampenAnz. 24
LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48

Ausstattung

KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kartenterminal
MobiltelefonAnz. 2

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 10
KunstschneeAnz. 6
Draht und BinderAnz. 4
Krippe

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12

Informationen

PläneAnz. 300
ProgrammflyerAnz. 300
StandnummernschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 200
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 8
KlemmbretterAnz. 6
NotizblöckeAnz. 6
StifteAnz. 24

Finanzen

GeldkassettenAnz. 3
WechselgeldkassenAnz. 4
BargeldbeutelAnz. 6

Kleidung

Westen für FreiwilligeAnz. 20
Warme DeckenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Tipps

Beginne mit Termin, Öffnungszeiten und Raumaufteilung. Prüfe Genehmigungen, Meldungen sowie Versicherung und Haftung, bevor du Standbetreiber verbindlich zusagst.
Sprich Standbetreiber und Lieferanten früh an und verschicke die Verkaufsbedingungen zusammen mit den Anmeldeinformationen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und besondere Anforderungen der Anbieter.
Erstelle den Standplan vor der Dekoration und markiere Stromanschlüsse sowie Kabelwege. Plane Kabeltrommeln und Verlängerungskabel so, dass keine Laufwege gekreuzt werden und Kabel nicht lose herumliegen.
Teile die Freiwilligeneinsätze mindestens in Aufbau, Veranstaltungszeit und Abbau auf. Für jede Schicht braucht es eine verantwortliche Person, besonders für Information, Zahlungen und die Betreuung der Stände.
Teste Kartenterminal, Zahlungsschild und Lautsprecher spätestens am Vortag. Lege Wechselgeld, Mobiltelefon, Batterien und einen gedruckten Lageplan getrennt voneinander an einem festen Organisationspunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt im Kloster anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Markt. Je nach Ort können zusätzliche Vorgaben für Verkauf, Sicherheit, Strom oder Gastronomie gelten; kläre diese, bevor du Zusagen verschickst.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Kloster?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich und Schicht ein: Aufbau, Information, Zahlungen, Standbetreuung und Abbau. Bei fünf Bereichen sind damit mindestens fünf Personen gleichzeitig eingeplant; zusätzliche Helfer entlasten beim Auf- und Abbau.
Wann sollte der Standplan fertig sein?: Der Standplan sollte spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung stehen. Dann kannst du Standbetreibern ihre Plätze, Stromanschlüsse, Anlieferzeiten und Verkaufsbedingungen rechtzeitig mitteilen.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Weihnachtsmarkt?: Lege für jede Kasse einen eigenen Wechselgeldbestand fest und ergänze ihn um eine Reserve für mindestens 2 Stunden Verkauf. Teste das Kartenterminal am Vortag und halte eine alternative Zahlungsmöglichkeit bereit, falls Empfang oder Akku ausfallen.

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