Weihnachtsflohmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Weihnachtsflohmarkt steht und fällt mit klaren Standplätzen, verbindlichen Anmeldungen und einem Ablauf, den Helfer schnell verstehen. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Verkaufsbedingungen und Standort fest, bevor du Verkäufer einlädst. In den letzten Wochen folgen Standplan, Park- und Ladeplätze, Catering, Dekoration und Technik. Plane außerdem genug Zeit für Preisschilder, Kassenbons, Beleuchtung und den Abbau ein – diese Details werden besonders häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Marktdatum und -zeiten festlegen
2 Personen
Marktstandort bestätigen
2 Personen
Standorte festlegen
2 Personen
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
Verkäufer anwerben
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Markt online ankündigen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerliste aktualisieren
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Park- und Ladeplätze reservieren
Catering reservieren
2 Personen
Weihnachtsdekoration sammeln
3 Personen
Tische und Stühle prüfen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Werkzeug prüfen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Pfeile und Wegweiser anbringen
2 Personen
Kassenbons vorbereiten
Bestandsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Verpackungen sortieren
2 Personen
Kasswechselgeld bereitlegen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Ladezone freimachen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stände einteilen
4 Personen
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Verkaufstische einrichten
6 Personen
Standpreise sichtbar machen
3 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Eingangsschilder aufstellen
2 Personen
Sichere Laufwege prüfen
2 Personen

Event

Markt offiziell eröffnen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kasse betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Laufwege freihalten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Markt abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber auschecken
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Unverkaufte Artikel einsammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Kaution und Schlüssel zurückgeben
Restbestand einlagern
2 Personen
Standbetreiber abrechnen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 36
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 6
HockerAnz. 6
PartyzelteAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
KleiderhüllenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtssterneAnz. 8
WeihnachtstuchAnz. 4
Dekorative GeschenkboxenAnz. 10
PfeiltafelnAnz. 12
StandnummernAnz. 30
PreisschildhalterAnz. 80
PreislisteAnz. 30
InfotafelnAnz. 6
WeihnachtsposterAnz. 10

Ausstattung

Kasse
Kartenterminal
Kassenschale
MobiltelefonAnz. 2
LadegeräteAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
Handmegafon
HandkarrenAnz. 3
KabeltrommelnAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8
KaraffeAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
ThermobecherAnz. 100
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum, Öffnungszeiten und Standort mindestens 8 Wochen vorher. Verschicke die Einladungen erst, wenn Verkaufsbedingungen, Standgebühren und Anmeldefrist feststehen.
Schließe die Verkäuferliste 10 bis 14 Tage vor dem Markt. Weise jedem Stand einen festen Platz zu und verschicke die Bestätigung mit Ankunftszeit, Ladezone und Parkhinweisen.
Prüfe Tische, Klapptische, Kleiderständer, Stühle und Partyzelte spätestens 7 Tage vorher. Miss die verfügbare Fläche aus, damit die Standplätze und Laufwege tatsächlich passen.
Teste Lichterketten, LED-Lampen, Verlängerungskabel und Kabelmatten am Vortag. Lege zusätzlich Ladegeräte, Mobiltelefon und Handmegafon an einem festen Infopunkt bereit.
Bereite Preisschilder, Kassenbons und die Bestandsliste spätestens 2 Tage vorher vor. Stelle Getränke kalt und sortiere Verpackungen so, dass sie während des Verkaufs ohne Suchen erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsflohmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Standort, Datum und Verkaufsbedingungen sollten zuerst feststehen; Verkäufer lassen sich danach noch mindestens 4 bis 6 Wochen anmelden.
Wann sollte die Anmeldung der Verkäufer geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor dem Weihnachtsflohmarkt. So bleiben noch 1 bis 2 Wochen für Standplan, Bestätigungen, Ernährungswünsche und die Organisation von Park- und Ladeplätzen.
Wie viele Tische braucht man für einen Weihnachtsflohmarkt?: Das hängt von der Zahl und Größe der Stände ab: Rechne pro Verkäufer mit dem im Verkaufsvertrag zugesagten Platz und plane zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Prüfe die Tischanzahl spätestens 7 Tage vorher.
Wann sollte man die Beleuchtung für den Weihnachtsflohmarkt testen?: Teste die komplette Beleuchtung spätestens am Vortag und noch einmal 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei Lichterketten, LED-Lampen, Verlängerungskabel und Kabelmatten gemeinsam am vorgesehenen Standort.

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