Checklist para organizar un mercado navideño de segunda mano

Organizar un mercado navideño de segunda mano requiere más que reunir vendedores y mesas. Primero hay que cerrar la fecha, el horario y el lugar; después, coordinar puestos, inscripciones, normas de venta y zonas de carga. En los últimos días se concentran los olvidos: etiquetas de precios, recibos, cambio, bebidas frías, cables seguros y señalización. Esta checklist reúne 70 tareas y 62 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde la planificación hasta el desmontaje.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios del mercado
2 personas
Confirmar la ubicación del mercado
2 personas
Definir los puestos
2 personas
Redactar las condiciones de venta
2 personas
Reclutar vendedores
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el mercado en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Reservar plazas de aparcamiento y carga
Reservar el catering
2 personas
Reunir la decoración navideña
3 personas
Comprobar mesas y sillas
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Comprobar las herramientas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Hacer flechas y carteles de ruta
2 personas
Preparar los recibos
Elaborar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Clasificar los envases
2 personas
Preparar el cambio de caja
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Distribuir los stands
4 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar las mesas de venta
6 personas
Hacer visibles los premios del puesto
3 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Colocar carteles de entrada
2 personas
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas

Evento

Abrir oficialmente el mercado
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Gestionar la caja registradora
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda de ventas
Cerrar el mercado
3 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Recoger los artículos no vendidos
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Devolver la fianza y las llaves
Guardar el stock restante
2 personas
Liquidar con los expositores
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 36
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 6
Taburetescant. 6
Carpas de fiestacant. 4
Mantelescant. 18
Fundas para ropacant. 20
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de transportecant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 10
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 80
Coronas navideñascant. 6
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Flores de Pascuacant. 8
Mantel navideñocant. 4
Cajas de regalo decorativascant. 10
Paneles de flechascant. 12
Números de standcant. 30
Portatarjetas de preciocant. 80
Listas de precioscant. 30
Paneles informativoscant. 6
Carteles de Navidadcant. 10

Equipo

Caja registradora
Máquina de sellado
Cajón de la caja registradora
Teléfono móvilcant. 2
Cargadorescant. 3
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Megáfono de mano
Carritos de manocant. 3
Enrollacablescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de serviciocant. 8
Jarracant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 6
Vasos térmicoscant. 100
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de invitar a los vendedores. Reserva también las plazas de aparcamiento y carga con antelación para evitar atascos durante el montaje.
Define por escrito las condiciones de venta y el número de puestos antes de abrir las inscripciones. Indica qué debe traer cada expositor y cuándo podrá acceder al espacio.
Actualiza la lista de expositores varias veces durante la preparación. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y confirma los datos finales al menos una semana antes.
Haz una prueba de iluminación antes del día del mercado: comprueba guirnaldas, lámparas LED, alargadores, regletas y alfombrillas para cables. Así puedes resolver fallos sin visitantes alrededor.
Prepara el dinero y la atención al público el día anterior. Deja listos los recibos, las etiquetas de precios, el cajón de la caja, el teléfono cargado, las bebidas enfriándose y los productos refrigerados organizados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de segunda mano?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La primera semana debería servir para fijar fecha, horario, ubicación, normas y número de puestos; reserva el catering y reúne el material durante las 2 semanas previas.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para los vendedores?: Ábrelas aproximadamente 5 semanas antes y fija una fecha límite entre 10 y 14 días antes del mercado. Así tendrás tiempo para actualizar la lista de expositores, asignar puestos y enviar instrucciones finales.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deja listas las etiquetas de precios, recibos, carteles de ruta y decoración. Enfría las bebidas, comprueba mesas y sillas, carga teléfonos y prueba la iluminación entre 2 y 4 horas antes del montaje.
¿Cuántas mesas necesita un mercado navideño de segunda mano?: Calcula una mesa o espacio equivalente por puesto confirmado y añade entre un 10 y un 15 % de margen para cambios o necesidades especiales. Confirma las medidas y el mobiliario disponible al menos 7 días antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.