Eine Wahldebatte Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Wahldebatte entscheidet nicht nur die Besetzung über den Ablauf, sondern vor allem ein klarer Zeitplan. Lege zuerst Ort, Datum, Format und Moderation fest, bevor du Parteien und Kandidaten anfragst. Danach folgen Einladungen, Anmeldung und die Sammlung von Besucherfragen. Plane Technik, Barrierefreiheit, Verpflegung und Drucksachen früh genug ein, damit am Veranstaltungstag keine Details den Beginn verzögern.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Zeiten bestätigen
2 Personen
- 3
Debattenformat festlegen
3 Personen
- 4
Moderation festlegen
- 5
Teilnehmende Parteien kontaktieren
2 Personen
- 6
Teilnahme bestätigen
2 Personen
- 7
Kandidaten und Kontaktpersonen registrieren
- 8
Einladungen erstellen
2 Personen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Online-Anmeldeformular öffnen
- 11
Werbebeitrag veröffentlichen
2 Personen
- 12
Presseeinladung versenden
- 13
Anmeldungen bearbeiten
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Barrierefreiheit erfassen
- 16
Fragen der Besucher sammeln
2 Personen
- 17
Debattenfragen auswählen
3 Personen
- 18
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 19
Redezeiten einteilen
2 Personen
- 20
Regeln mit den Kandidaten teilen
- 21
Technik testen
2 Personen
- 22
Catering bestellen
- 23
Drucksachen vorbereiten
2 Personen
- 24
Anwesenheitsliste drucken
- 25
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Standortschlüssel abholen
- 30
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 31
Saal kontrollieren
2 Personen
- 32
Bühnenaufbau machen
3 Personen
- 33
Tische aufstellen
3 Personen
- 34
Stühle aufstellen
3 Personen
- 35
Technik anschließen
2 Personen
- 36
Mikrofone testen
2 Personen
- 37
Präsentationen testen
2 Personen
- 38
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 39
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Event
- 41
Kandidaten empfangen
2 Personen
- 42
Kandidaten einweisen
2 Personen
- 43
Besucher empfangen
3 Personen
- 44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 45
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Eröffnungsrunde begleiten
2 Personen
- 48
Themendebatte moderieren
3 Personen
- 49
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
- 50
Zeit im Blick behalten
- 51
Technik bedienen
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Snacks servieren
2 Personen
- 54
Pause ankündigen
- 55
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 56
Abschlussrunde begleiten
2 Personen
- 57
Abschluss organisieren
2 Personen
- 58
Publikum verabschieden
2 Personen
- 59
Kandidaten verabschieden
Nachbereitung
- 60
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 61
Technik ausschalten
2 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall trennen
2 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Saal reinigen
3 Personen
- 66
Toiletten kontrollieren
- 67
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 68
Schlüssel zurückgeben
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Foto- und Videomaterial archivieren
- 71
Anwesenheitsdaten verarbeiten
- 72
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- DebattiertischeAnz. 3
- Empfangs- und CateringtischeAnz. 4
- PublikumssitzeAnz. 120
- Stühle für KandidatenAnz. 12
- BarhockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
- HDMI-KabelAnz. 3
- TimerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-PanelsAnz. 4
- StehlampenAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 140
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 60
- TellerAnz. 140
- GabelnAnz. 140
- ServiettenhalterAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- Zangen und SpatelAnz. 6
- KorkenzieherAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Dekoration
- Debattenrückwand
- TischdeckenAnz. 7
- StartnummernschilderAnz. 8
- KandidatennamensschilderAnz. 8
- WegweiserAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 8
- GarderobenbügelAnz. 120
Catering
- Einkäufe
Büromaterial
- NamensschilderAnz. 140
- BadgehalterAnz. 140
- KlemmbretterAnz. 10
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 30
- A4-PapierAnz. 2
- MarkerAnz. 8
- PapierklebebandAnz. 6
- PermanentmarkerAnz. 8
- UmschlägeAnz. 150
Drucksachen
- ProgrammeAnz. 140
- ParteiprofileAnz. 120
- FragekartenAnz. 30
- RoutenpläneAnz. 20
- TeilnehmerlistenAnz. 4
- EvaluierungsformulareAnz. 120
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- KunststoffkistenAnz. 8
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 3
- BatterienAnz. 12
- NotausgangsschilderAnz. 4
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und bestätige Datum, Einlass und Debattenbeginn schriftlich. Kläre dabei auch Sitzplätze für Publikum und Kandidaten sowie den Platz für Empfang und Catering.
- Lege das Debattenformat fest, bevor du Parteien kontaktierst. Teile Redezeiten, Fragerunden und Schlussstatements in einem Ablaufplan auf und verschicke die Regeln spätestens 7 Tage vor der Debatte.
- Öffne das Online-Anmeldeformular etwa 4 Wochen vorher und frage dabei Ernährungswünsche sowie Anforderungen an die Barrierefreiheit ab. Sammle Besucherfragen fortlaufend und schließe die Auswahl der Debattenfragen spätestens 5 Tage vor dem Termin ab.
- Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Präsentationsbildschirm mindestens 2 Stunden vor Einlass. Prüfe jedes Audiokabel, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel einzeln und halte Powerbanks als Reserve bereit.
- Bereite Anwesenheitsliste und Namensschilder am Vortag vor. Bestelle Catering erst nach Auswertung der Anmeldungen und stelle Wasser, Kaffee und Tee so auf, dass der Empfang nicht den Zugang zum Saal blockiert.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Wahldebatte organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit der Reservierung des Ortes und der Festlegung des Formats. Parteien und Moderation sollten spätestens 6 Wochen vorher angefragt werden.
- Wie lange sollte eine Wahldebatte dauern?
- Plane für eine kompakte Debatte etwa 90 bis 120 Minuten ein, inklusive Begrüßung und Schlussstatements. Teile die Redezeiten vorher schriftlich ein und setze zusätzlich 15 bis 30 Minuten für Einlass und Registrierung an.
- Wann müssen die Fragen für eine Wahldebatte feststehen?
- Sammle Besucherfragen bis etwa 7 Tage vor der Veranstaltung und wähle die endgültigen Debattenfragen spätestens 5 Tage vorher aus. So bleibt noch Zeit, die Reihenfolge mit der Moderation und den Parteien abzustimmen.
- Wann sollte man die Technik für eine Wahldebatte testen?
- Führe einen vollständigen Techniktest mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsbildschirm, Laptop, Kabel und Timer unter realen Bedingungen im Saal.
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