Zo organiseer je een verkiezingsdebat zonder tijdsdruk

Begin niet met promotie, maar met het format en de randvoorwaarden. Leg eerst locatie, datum, tijden, gespreksleider en deelnemende partijen vast. Daarna bouw je de publieksaanmelding, vragen, techniek en catering daaromheen op. Een verkiezingsdebat loopt vooral vast wanneer spreektijden niet vooraf zijn getest, kandidaten regels te laat ontvangen of geluidsapparatuur pas op de avond zelf wordt aangesloten. Werk daarom met één draaiboek en plan een volledige technische test vóór de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
2 personen
3
Debatformat vastleggen
3 personen
4
Gespreksleider vastleggen
5
Deelnemende partijen benaderen
2 personen
6
Partijdeelname bevestigen
2 personen
7
Kandidaten en contactpersonen registreren
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Online aanmeldformulier openen
11
Promotiebericht publiceren
2 personen
12
Persuitnodiging versturen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Toegankelijkheid inventariseren
16
Vragen van bezoekers verzamelen
2 personen
17
Debatvragen selecteren
3 personen
18
Draaiboek uitwerken
2 personen
19
Spreektijden indelen
2 personen
20
Regels met kandidaten delen
21
Techniek testen
2 personen
22
Catering bestellen
23
Printwerk voorbereiden
2 personen
24
Aanwezigheidslijst afdrukken
25
Naambadges voorbereiden
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Locatiesleutels ophalen
30
Leveringen ontvangen
2 personen
31
Zaal controleren
2 personen
32
Podiumopstelling maken
3 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen opstellen
3 personen
35
Techniek aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Presentaties testen
2 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen

Event

41
Kandidaten ontvangen
2 personen
42
Kandidaten instrueren
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Naambadges uitdelen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Openingsronde begeleiden
2 personen
48
Themadebat begeleiden
3 personen
49
Publieksvragen verzamelen
2 personen
50
Tijd bewaken
51
Techniek bedienen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Pauze aankondigen
55
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
56
Slotronde begeleiden
2 personen
57
Afsluiting verzorgen
2 personen
58
Publiek uitgeleiden
2 personen
59
Kandidaten uitzwaaien

Nazorg

60
Materialen verzamelen
3 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval scheiden
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Toiletten controleren
67
Locatie opleveren
2 personen
68
Sleutels retourneren
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Foto- en videomateriaal archiveren
71
Aanwezigheidsgegevens verwerken
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Debattafelsaantal 3
Tafels ontvangst en cateringaantal 4
Stoelen publiekaantal 120
Stoelen kandidatenaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Presentatiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Timeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Staande lampenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Bordenaantal 140
Vorkenaantal 140
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Tangen en spatelsaantal 6
Kurkentrekkeraantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Achterwand debat
Tafelkledenaantal 7
Podiumnaambordjesaantal 8
Kandidatennaambordjesaantal 8
Bewegwijzerbordenaantal 8
Programmapostersaantal 10
Kabelgotenaantal 8
Garderobehangersaantal 120

Catering

Boodschappen

Kantoorartikelen

Naambadgesaantal 140
Badgehoudersaantal 140
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
A4-papieraantal 2
Markeerstiftenaantal 8
Papiertapeaantal 6
Permanentmarkersaantal 8
Enveloppenaantal 150

Printwerk

Programma'saantal 140
Partijprofielenaantal 120
Vraagkaartenaantal 30
Routekaartenaantal 20
Deelnemerslijstenaantal 4
Evaluatieformulierenaantal 120

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Kunststof krattenaantal 8

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Zaklampenaantal 3
Batterijenaantal 12
Nooduitgangbordjesaantal 4

Tips

Leg het debatformat schriftelijk vast voordat je partijen benadert. Noteer per onderdeel de spreektijd, volgorde, manier van reageren en maximale lengte van publieksvragen; deel deze regels daarna met alle kandidaten.
Plan de kandidaatbevestiging ruim vóór de promotie. Houd per partij één contactpersoon en kandidaat bij, zodat je wijzigingen, dieetwensen en praktische vragen niet via losse e-mails hoeft te verzamelen.
Verzamel publieksvragen tijdens de aanmeldperiode en selecteer ze uiterlijk enkele dagen voor het debat. Schrap dubbele vragen en maak een aparte lijst voor de gespreksleider, met enkele reservevragen voor als een onderwerp snel wordt afgerond.
Test geluid, beeld en presentaties minimaal één keer vóór de evenementdag en nogmaals vóór ontvangst van het publiek. Controleer draadloze microfoons, mengpaneel, luidsprekers, laptop, HDMI-aansluiting, timer en alle verlengkabels samen in de opstelling waarin ze gebruikt worden.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar: druk de aanwezigheidslijst en naambadges vooraf af, richt de ontvangst- en cateringtafels in en zet water voor kandidaten klaar. Controleer daarnaast vooraf de toegankelijkheid en plan een vaste persoon voor last-minute aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verkiezingsdebat organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, datum, tijden en gespreksleider; gebruik de resterende tijd voor partijbevestigingen, aanmeldingen, vragen, techniek en het draaiboek.
Hoeveel tijd geef je kandidaten per antwoord tijdens een verkiezingsdebat?: Kies per debatonderdeel een vaste spreektijd, bijvoorbeeld 1 tot 2 minuten per antwoord, en zet die zichtbaar op een timer. Plan daarnaast minimaal 10 minuten voor uitleg van de regels en een korte technische briefing vóór de start.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een verkiezingsdebat?: Stuur de publieksuitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en format definitief zijn. Verstuur de persuitnodiging uiterlijk 1 tot 2 weken voor het debat en vermeld daarin ook de aanmeldtermijn.
Hoe test je de techniek van een verkiezingsdebat?: Plan een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en een korte herhaling op de dag zelf, minstens 90 minuten vóór aanvang. Test iedere microfoon, de geluidssterkte, presentatiescherm, laptop, HDMI-kabel, timer en de stroomvoorziening afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.