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Wahldebatte organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Eine Wahldebatte steht und fällt mit klaren Zeiten, verlässlichen Zusagen und einem getesteten Ablauf. Kläre zuerst Raum, Datum, Format und Moderation, bevor Einladungen und Presseinformationen rausgehen. Danach sammelst du Anmeldungen, Barrierefreiheits- und Ernährungswünsche und bereitest Fragen, Redezeiten und Regeln vor. In den letzten Tagen zählen Techniktest, Namensschilder, Anwesenheitsliste und die Versorgung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Zeiten bestätigen

    2 Personen

  • Debattenformat festlegen

    3 Personen

  • Moderation festlegen

  • Teilnehmende Parteien kontaktieren

    2 Personen

  • Teilnahme bestätigen

    2 Personen

  • Kandidaten und Kontaktpersonen registrieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldeformular öffnen

  • Werbebeitrag veröffentlichen

    2 Personen

  • Presseeinladung versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Barrierefreiheit erfassen

  • Fragen der Besucher sammeln

    2 Personen

  • Debattenfragen auswählen

    3 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Redezeiten einteilen

    2 Personen

  • Regeln mit den Kandidaten teilen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Drucksachen vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Bühnenaufbau machen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

Event

  • Kandidaten empfangen

    2 Personen

  • Kandidaten einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsrunde begleiten

    2 Personen

  • Themendebatte moderieren

    3 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

    2 Personen

  • Zeit im Blick behalten

  • Technik bedienen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Abschlussrunde begleiten

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    2 Personen

  • Kandidaten verabschieden

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Schlüssel zurückgeben

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Foto- und Videomaterial archivieren

  • Anwesenheitsdaten verarbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • DebattiertischeAnz. 3
  • Empfangs- und CateringtischeAnz. 4
  • PublikumssitzeAnz. 120
  • Stühle für KandidatenAnz. 12
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • Präsentationsbildschirm
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • TimerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-PanelsAnz. 4
  • StehlampenAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 140
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 60
  • TellerAnz. 140
  • GabelnAnz. 140
  • ServiettenhalterAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • Zangen und SpatelAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Dekoration

  • Debattenrückwand
  • TischdeckenAnz. 7
  • StartnummernschilderAnz. 8
  • KandidatennamensschilderAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8
  • Programmatische PosterAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 8
  • GarderobenbügelAnz. 120

Catering

  • Einkäufe

Büromaterial

  • NamensschilderAnz. 140
  • BadgehalterAnz. 140
  • KlemmbretterAnz. 10
  • KugelschreiberAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 30
  • A4-PapierAnz. 2
  • MarkerAnz. 8
  • PapierklebebandAnz. 6
  • PermanentmarkerAnz. 8
  • UmschlägeAnz. 150

Drucksachen

  • ProgrammeAnz. 140
  • ParteiprofileAnz. 120
  • FragekartenAnz. 30
  • RoutenpläneAnz. 20
  • TeilnehmerlistenAnz. 4
  • EvaluierungsformulareAnz. 120

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • KunststoffkistenAnz. 8

Sicherheit

  • KabelmattenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 3
  • BatterienAnz. 12
  • NotausgangsschilderAnz. 4

Tipps

  • Plane für Aufbau und Technik mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Präsentationsbildschirm und HDMI-Verbindung mit genau dem Gerät, das am Abend verwendet wird.
  • Lege das Debattenformat spätestens vier Wochen vorher fest und teile den Parteien Redezeiten, Regeln und den Ablauf schriftlich mit. So lassen sich Rückfragen klären, bevor die Fragen der Besucher ausgewählt werden.
  • Öffne die Online-Anmeldung nicht ohne Erfassung von Barrierefreiheit und Ernährungswünschen. Prüfe die Angaben spätestens eine Woche vorher und gib sie an Empfang und Catering weiter.
  • Bereite für jede teilnehmende Person ein Namensschild vor und drucke die Anwesenheitsliste am Vortag. Halte außerdem einen Timer, Ersatzbatterien oder Powerbanks und zusätzliche Audiokabel griffbereit.
  • Bestelle Catering passend zur bestätigten Zahl und plane Getränke nicht nur für die Kandidaten, sondern auch für Publikum und Helfende. Stelle Wasser, Kaffee und Tee vor Beginn bereit und kontrolliere Kühlboxen, Thermoskannen und Geschirr beim Aufbau.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Wahldebatte organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Raum, Datum, Format und Moderation. Parteien, Presse und Publikum brauchen danach ausreichend Zeit für Zusage, Anmeldung und Vorbereitung.
Wann sollte man die Parteien für eine Wahldebatte anfragen?
Schicke die erste Anfrage spätestens sechs Wochen vor dem Termin. Bitte um eine verbindliche Teilnahmebestätigung innerhalb von sieben bis zehn Tagen, damit Moderation, Redezeiten und Drucksachen geplant werden können.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest bei einer Wahldebatte?
Plane mindestens 60 Minuten für den Techniktest und zusätzlich 30 Minuten für den Aufbau ein. Prüfe jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult, den Präsentationsbildschirm, HDMI- und Verlängerungskabel vor dem Einlass.
Wann müssen Fragen und Ablaufplan für eine Wahldebatte fertig sein?
Wähle die Debattenfragen etwa zwei Wochen vorher aus und schließe den Ablaufplan spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung ab. Teile die finale Version danach an Moderation und Kandidaten aus.

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