Cómo organizar un debate electoral sin perder el control del tiempo

Organizar un debate electoral exige cerrar pronto el formato, los horarios y la participación de los candidatos. Después se ordenan las preguntas, los turnos y las normas para que todos sepan qué ocurrirá antes de llegar. La parte técnica merece una prueba completa, no solo una comprobación rápida de los micrófonos. También hay que coordinar inscripciones, accesibilidad, prensa, acreditaciones y el servicio de café o agua para el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Confirmar la fecha y los horarios
2 personas
3
Fijar el formato del debate
3 personas
4
Designar al moderador
5
Contactar con las partes participantes
2 personas
6
Confirmar la participación en el evento
2 personas
7
Registrar candidatos y contactos
8
Redactar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir el formulario de inscripción online
11
Publicar mensaje promocional
2 personas
12
Enviar invitación a la prensa
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Inventariar la accesibilidad
16
Recopilar preguntas de los visitantes
2 personas
17
Seleccionar las preguntas del debate
3 personas
18
Desarrollar el programa
2 personas
19
Distribuir los turnos de palabra
2 personas
20
Compartir las normas con los candidatos
21
Probar la técnica
2 personas
22
Pedir el catering
23
Preparar material impreso
2 personas
24
Imprimir la lista de asistencia
25
Preparar acreditaciones
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Recoger las llaves del recinto
30
Recibir entregas
2 personas
31
Comprobar la sala
2 personas
32
Montar la disposición del escenario
3 personas
33
Montar mesas
3 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Conectar la técnica
2 personas
36
Probar los micrófonos
2 personas
37
Probar presentaciones
2 personas
38
Colocar la señalización
2 personas
39
Montar el mostrador de recepción
2 personas
40
Preparar el buffet de catering
3 personas

Evento

41
Recibir a los candidatos
2 personas
42
Dar instrucciones a los candidatos
2 personas
43
Recibir a los visitantes
3 personas
44
Registrar la asistencia
2 personas
45
Repartir acreditaciones
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Coordinar la ronda de apertura
2 personas
48
Moderar el debate temático
3 personas
49
Recoger preguntas del público
2 personas
50
Controlar el tiempo
51
Operar la técnica
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Anunciar el descanso
55
Reponer el bufé del descanso
2 personas
56
Guiar la ronda final
2 personas
57
Gestionar el cierre
2 personas
58
Despedir al público
2 personas
59
Despedir a los candidatos

Seguimiento

60
Reunir los materiales
3 personas
61
Apagar la técnica
2 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Separar residuos
2 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Limpiar la sala
3 personas
66
Comprobar los baños
67
Entregar la ubicación
2 personas
68
Devolver las llaves
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Archivar el material fotográfico y de vídeo
71
Procesar los datos de asistencia
72
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para el debatecant. 3
Mesas de recepción y cateringcant. 4
Sillas del públicocant. 120
Candidatos para las sillascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Pantalla de presentación
Cables HDMIcant. 3
Temporizadorcant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Paneles LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 140
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Platoscant. 140
Tenedorescant. 140
Porta-servilletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas y espátulascant. 6
Sacacorchoscant. 2
Papeleracant. 6

Decoración

Fondo del debate
Mantelescant. 7
Carteles con nombres para el escenariocant. 8
Carteles con nombres de los candidatoscant. 8
Paneles de señalizacióncant. 8
Pósteres del programacant. 10
Canaletas para cablescant. 8
Perchas para el guardarropacant. 120

Catering

Compras

Artículos de oficina

Credencialescant. 140
Portabadgescant. 140
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 30
Papel A4cant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 8
Cinta de papelcant. 6
Rotuladores permanentescant. 8
Sobrescant. 150

Impresos

Programascant. 140
Perfiles de partidocant. 120
Tarjetas de preguntascant. 30
Mapas de rutacant. 20
Listas de participantescant. 4
Formularios de evaluacióncant. 120

Limpieza

Recogedor y escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Cajas de plásticocant. 8

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 8
Linternascant. 3
Bateríascant. 12
Señales de salida de emergenciacant. 4

Consejos

Cierra el formato y el horario antes de invitar: define la duración de cada intervención, las rondas de preguntas y el tiempo reservado para las respuestas del público. Comparte las normas con los candidatos al menos 7 días antes.
Confirma a los participantes por escrito y conserva un registro con nombre, partido, teléfono y correo. Si falta una confirmación 10 días antes, contacta de nuevo en lugar de esperar hasta la semana del debate.
Abre las inscripciones con fecha límite y pregunta por necesidades dietéticas y de accesibilidad desde el primer formulario. Imprime la lista de asistencia y prepara las acreditaciones 24 horas antes.
Recoge las preguntas de los visitantes hasta 3 días antes y selecciona las definitivas con criterios iguales para todos. Entrega al moderador el programa, los turnos y el temporizador en una sola carpeta.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas: prueba los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, pantalla y cables HDMI. Lleva baterías externas, alargadores y regletas de repuesto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un debate electoral?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y confirma fecha y horarios al principio; deja la última semana para cerrar preguntas, prensa, acreditaciones y necesidades de accesibilidad.
¿Cuándo hay que confirmar a los candidatos de un debate?: Envía la invitación inicial al menos 6 semanas antes y pide una confirmación definitiva 10 días antes. Comparte el formato, las normas y los turnos como mínimo 7 días antes del evento.
¿Cuánto tiempo antes se prueba la técnica del debate?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de recibir al público. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, pantalla, portátil y temporizador; una prueba de 10 minutos suele ser insuficiente.
¿Cuándo se cierran las preguntas del público?: Cierra la recepción de preguntas 3 días antes para poder agrupar temas y seleccionar las definitivas. Entrega la lista al moderador junto con el programa y los turnos como mínimo 24 horas antes.

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