Dorffest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorffest braucht mehr als Tische, Essen und ein Programm. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung über Genehmigungen und Anmeldungen bis zur Kontrolle von Gelände, Strom und Technik. Besonders leicht werden frische Lebensmittel, gekühlte Getränke, Mehrweggeschirr und ausreichend Helfer zu spät eingeplant. Arbeite die Punkte in der vorgesehenen Reihenfolge ab und prüfe die endgültige Besucherzahl kurz vor dem Fest noch einmal.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Genehmigung prüfen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geräte testen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Brötchen und Belag bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Abfallpunkte markieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränketische einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Willkommensschild aufstellen
Lichterketten aufhängen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Spielrunde betreuen
3 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Programm ankündigen
Auftritte betreuen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Geschirr einsammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Licht und Strom kontrollieren
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Musik ausschalten

Nachbereitung

Verderbliche Reste kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beschallungsanlage aufräumen
2 Personen
Spielmaterial aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
GetränketischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
Willkommensschild
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Sportmaterial

BälleAnz. 8
ReifenAnz. 6
SpringseileAnz. 6
KegelAnz. 20
Tauziehseil
SpielkartenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrbandAnz. 2
KabelmattenAnz. 6

Organisation

KlapptafelnAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 120
StifteAnz. 20
KlemmbrettmappenAnz. 6
Bargeldkasse
Kartenterminal
FunkgeräteAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort frühzeitig und prüfe danach sofort, ob eine Genehmigung erforderlich ist. Reservierungen für Zelte, Tische, Stühle sowie Ton- und Kühltechnik sollten spätestens mehrere Wochen vor dem Fest feststehen.
Plane die Helfer nicht nur für Aufbau und Ausschank ein. Teile feste Zuständigkeiten für Anmeldungen, Buffet, Kaffee, Technik, Abfallpunkte und den Abbau ein und bestätige die Schichten mindestens 7 Tage vorher.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und entscheide dann über Partyzelte, zusätzliche Klappstühle und den Schutz für Buffet und Technik. Kontrolliere am selben Tag auch die Stromanschlüsse und Verlängerungskabel.
Richte die Verpflegung nach der endgültigen Besucherliste aus. Frische Produkte, Brötchen, Belag, Gemüse und Obst gehören erst kurz vor dem Fest auf die Einkaufsliste; Getränke sollten früh genug gekühlt werden.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Mikrofonständer vor dem Eintreffen der Gäste. Lade wiederaufladbare Batterien vollständig und lege Ersatzmaterial sowie Küchenmesser, Schneidebretter und Servierlöffel an einem festen Platz bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Dorffest organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm, Genehmigungen und Reservierungen. Einladungen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Fest laufen.
Wann soll ich die Genehmigung für ein Dorffest prüfen?: Prüfe die Genehmigung direkt nach der Bestätigung von Datum und Ort, idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit für Nachweise, Auflagen und mögliche Änderungen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Dorffest?: Plane für jede gleichzeitig besetzte Aufgabe mindestens 2 Personen ein, zum Beispiel für Buffet, Getränke, Kaffee und Technik. Für Aufbau und Abbau brauchst du zusätzlich eine eigene Gruppe, die mindestens 2 Stunden vor Beginn vor Ort ist.
Wann kauft man Lebensmittel und Getränke für ein Dorffest ein?: Haltbare Getränke und verpackte Waren kannst du 3 bis 7 Tage vorher besorgen. Frische Produkte, Brötchen, Obst und Gemüse kaufst du am Veranstaltungstag oder holst sie wenige Stunden vorher ab.

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