Vier Abende organisieren: So gehst du vor

Bei vier aufeinanderfolgenden Abenden entscheidet die Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest und kläre Genehmigungen, Verkehr und Helfer, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Gruppenplanung, Verpflegung und die praktische Ausstattung. Viele Probleme entstehen, weil Strecken erst am Veranstaltungstag geprüft oder Wegweiser und Funkgeräte zu spät verteilt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Routen festlegen
3 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
2 Personen
5
Streckenkarten ausarbeiten
3 Personen
6
Strecken Probe laufen
6 Personen
7
Routen auf Engpässe prüfen
4 Personen
8
Verkehrsregler rekrutieren
2 Personen
9
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldeformular öffnen
2 Personen
12
Anmeldungen verarbeiten
3 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
14
Startgruppen einteilen
3 Personen
15
Freiwilligenplan erstellen
3 Personen
16
Verkehrsregler einweisen
3 Personen
17
Routenpläne drucken lassen
2 Personen
18
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
19
Einkaufen gehen
4 Personen
20
Routen erneut prüfen
4 Personen
21
Startnummern sortieren
3 Personen
22
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
23
Partyzelte aufbauen
6 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Wegweiser aufstellen
6 Personen
26
Getränke kalt stellen
3 Personen
27
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
28
Tagesroute vorbereiten
5 Personen
29
Rastpunkt bevorraten
4 Personen
30
Tagesroute vorbereiten
5 Personen
31
Rastpunkt bevorraten
4 Personen
32
Tagesroute vorbereiten
5 Personen
33
Rastpunkt bevorraten
4 Personen

Event

34
Anmeldungen prüfen
4 Personen
35
Startnummern ausgeben
4 Personen
36
Startgruppen begleiten
6 Personen
37
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
38
Ruhepunkt eröffnen
4 Personen
39
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Zielposten besetzen
5 Personen
42
Medaillen verteilen
3 Personen
43
Teilnehmende abmelden
3 Personen
44
Anmeldungen prüfen
3 Personen
45
Startgruppen begleiten
6 Personen
46
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
47
Ruhebereich betreuen
4 Personen
48
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Zielposten besetzen
5 Personen
51
Teilnehmende abmelden
3 Personen
52
Startgruppen begleiten
6 Personen
53
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
54
Ruhebereich betreuen
4 Personen
55
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
56
Zielposten besetzen
5 Personen
57
Teilnehmende abmelden
3 Personen
58
Startgruppen begleiten
6 Personen
59
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
60
Ruhebereich betreuen
4 Personen
61
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
62
Zielposten besetzen
5 Personen
63
Teilnehmende abmelden
3 Personen
64
Medaillen und Blumen verteilen
4 Personen

Nachbereitung

65
Wegweiser abholen
5 Personen
66
Gelände aufräumen
5 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Materialien reinigen
3 Personen
69
Material sicher lagern
3 Personen
70
Wegweiser entfernen
5 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien auffüllen
2 Personen
73
Wegweiser entfernen
5 Personen
74
Gelände reinigen
4 Personen
75
Wegweiser entfernen
5 Personen
76
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
77
Gelände komplett aufräumen
6 Personen
78
Materialien reinigen
4 Personen
79
Materialien inventarisieren
2 Personen
80
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
82
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
TischdeckenklammernAnz. 24

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
TaschenlampenAnz. 12

Routematerial

WegweiserAnz. 80
PfeilaufkleberAnz. 250
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 30
Weste VerkehrsregelungAnz. 20
StartnummernAnz. 500
RoutenpläneAnz. 550
ArmbänderAnz. 550
Wasserfeste StifteAnz. 20
TackerAnz. 4
SeilrollenAnz. 6
KabelbinderAnz. 500
Reflexionsbänder für LaternenpfähleAnz. 100

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 16
Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 8
MegafonAnz. 2
PowerbanksAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 600
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaraffeAnz. 8

Catering

ServiertablettsAnz. 12
KühlelementeAnz. 30
MedaillenAnz. 500
BlumensträußeAnz. 20
Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 20
NitrilhandschuheAnz. 200
KühlkompressenAnz. 20
BlasenpflasterAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
SpülwannenAnz. 4

Verwaltung

KlemmbretterAnz. 12
KugelschreiberAnz. 50
OrdnerAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 200
BargeldkasseAnz. 2

Tipps

Lege Route, Start und Ziel mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke anschließend zu Fuß auf Engpässe und wiederhole die Kontrolle in der letzten Woche.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und die grundlegende Route geklärt sind. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile die Startgruppen spätestens 7 Tage vorher ein.
Plane Helfer nicht nur nach Anzahl, sondern nach Einsatzort und Uhrzeit. Weise Verkehrsregler und Freiwillige spätestens 3 Tage vorher ein und verteile Funkgeräte, Headsets sowie Powerbanks vor dem Start.
Bereite pro Abend einen eigenen Materialsatz vor: Startnummern, Armbänder, Routenpläne, wasserfeste Stifte, Pfeilaufkleber und Wegweiser. So musst du nicht täglich suchen oder versehentlich bereits verbrauchtes Material einplanen.
Baue Partyzelte, Tische, Stühle und Anmeldetische früh genug auf, besonders wenn der Start am Morgen liegt. Prüfe am Vorabend außerdem Beleuchtung, Verlängerungskabel, Kühlboxen, Wasser- und Thermoskannen sowie die Absperrungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich vier Abende vorher planen?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort. Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen solltest du sofort danach beantragen, da diese Fristen nicht vollständig in deiner Hand liegen.
Wann sollte ich die Anmeldung für vier Abende öffnen?: Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Route und organisatorische Rahmenbedingungen feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem ersten Abend. Schließe die Gruppeneinteilung spätestens 7 Tage vor Beginn ab.
Wie viele Helfer brauche ich für die Strecke?: Eine feste Zahl hängt von Streckenlänge, Kreuzungen und Engpässen ab. Plane für jeden kritischen Punkt eine eingewiesene Person und prüfe die endgültige Einteilung mindestens 3 Tage vor dem ersten Abend.
Was wird bei vier Abenden am häufigsten vergessen?: Oft fehlen am zweiten oder dritten Abend sortierte Startnummern, geladene Funkgeräte, zusätzliche Wegweiser oder Material für die Beleuchtung. Packe deshalb vier getrennte Tagessets und kontrolliere jedes Set am Vorabend.

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