Cómo organizar una Avondvierdaagse paso a paso

Una caminata de cuatro días se organiza de atrás hacia delante: primero fijas las rutas y los puntos de salida y llegada, y después encajas permisos, tráfico, voluntarios e inscripciones. Las rutas deben probarse a pie y revisarse para detectar cruces complicados, zonas estrechas y lugares sin cobertura. Cuando se acerque la fecha, el trabajo pasa a la señalización, los dorsales, las mesas de registro y las instrucciones para participantes y equipos. Este plan reúne las tareas y el material necesarios para que cada jornada empiece y termine sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y rutas
3 personas
2
Reservar la salida y la meta
2 personas
3
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
4
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
5
Desarrollar mapas de ruta
3 personas
6
Probar las rutas
6 personas
7
Comprobar las rutas en busca de cuellos de botella
4 personas
8
Contratar reguladores de tráfico
2 personas
9
Reclutar voluntarios
3 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir el formulario de inscripción
2 personas
12
Procesar las inscripciones
3 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
14
Dividir los grupos de salida
3 personas
15
Crear el horario de voluntarios
3 personas
16
Instruir a los reguladores de tráfico
3 personas
17
Mandar imprimir mapas de ruta
2 personas
18
Enviar información a los participantes
2 personas
19
Hacer la compra
4 personas
20
Volver a revisar rutas
4 personas
21
Ordenar los dorsales
3 personas
22
Preparar las mesas de inscripción
3 personas
23
Montar las carpas
6 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Colocar señales de ruta
6 personas
26
Enfriar las bebidas
3 personas
27
Montar el punto de entrega
3 personas
28
Preparar la ruta del día
5 personas
29
Abastecer el punto de descanso
4 personas
30
Preparar la ruta del día
5 personas
31
Abastecer el punto de descanso
4 personas
32
Preparar la ruta del día
5 personas
33
Abastecer el punto de descanso
4 personas

Evento

34
Comprobar las inscripciones
4 personas
35
Repartir dorsales
4 personas
36
Guiar a los grupos de salida
6 personas
37
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
38
Abrir el punto de descanso
4 personas
39
Repartir agua y fruta
4 personas
40
Rellenar las bebidas
2 personas
41
Atender el puesto de meta
5 personas
42
Repartir las medallas
3 personas
43
Dar de baja a participantes
3 personas
44
Comprobar las inscripciones
3 personas
45
Guiar a los grupos de salida
6 personas
46
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
47
Atender el punto de descanso
4 personas
48
Repartir agua y fruta
4 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Atender el puesto de meta
5 personas
51
Dar de baja a participantes
3 personas
52
Guiar a los grupos de salida
6 personas
53
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
54
Atender el punto de descanso
4 personas
55
Repartir agua y fruta
4 personas
56
Atender el puesto de meta
5 personas
57
Dar de baja a participantes
3 personas
58
Guiar a los grupos de salida
6 personas
59
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
60
Atender el punto de descanso
4 personas
61
Repartir agua y fruta
4 personas
62
Atender el puesto de meta
5 personas
63
Dar de baja a participantes
3 personas
64
Repartir medallas y flores
4 personas

Seguimiento

65
Recoger los carteles de ruta
5 personas
66
Limpiar el recinto
5 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar los materiales
3 personas
69
Almacenar el material de forma segura
3 personas
70
Retirar los carteles de ruta
5 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Reponer materiales
2 personas
73
Retirar los carteles de ruta
5 personas
74
Limpiar el recinto
4 personas
75
Retirar los carteles de ruta
5 personas
76
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
77
Limpiar completamente el recinto
6 personas
78
Limpiar los materiales
4 personas
79
Inventariar materiales
2 personas
80
Devolver el material prestado
2 personas
81
Recoger las compras sobrantes
2 personas
82
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 30
Pinzas para mantelescant. 24

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Jarras de aguacant. 12
Termoscant. 6
Cables alargadorescant. 4

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Linternascant. 12

Material de la ruta

Señales de rutacant. 80
Pegatinas de flechascant. 250
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 30
Chalecos de agente de tráficocant. 20
Dorsalescant. 500
Mapas de rutacant. 550
Pulserascant. 550
Rotuladores permanentescant. 20
Grapadorascant. 4
Rollos de cuerdacant. 6
Bridascant. 500
Cinta reflectante para farolascant. 100

Comunicación

Walkie-talkiescant. 16
Auriculares para walkie-talkiescant. 8
Megáfonocant. 2
Baterías externascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 600
Tazas de café reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertoscant. 150
Jarracant. 8

Catering

Bandejas de serviciocant. 12
Acumuladores de fríocant. 30
Medallascant. 500
Ramos de florescant. 20
Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Mantas térmicascant. 20
Guantes de nitrilocant. 200
Compresas fríascant. 20
Apósitos para ampollascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Cubetas para lavarcant. 4

Administración

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 50
Carpetas archivadorascant. 6
Pegatinas con nombrecant. 200
Caja para efectivocant. 2

Consejos

Fija las cuatro rutas y reserva la salida y la meta antes de abrir las inscripciones. Deja tiempo para probarlas a pie y corrige los cuellos de botella antes de preparar los mapas.
Tramita los permisos y las medidas de tráfico con varias semanas de margen. Después asigna reguladores a cada cruce y prepara chalecos, conos, vallas y walkie-talkies con baterías cargadas.
Abre el formulario solo cuando puedas explicar horarios, recorridos y grupos de salida. Recoge también las preferencias dietéticas y cierra las inscripciones con tiempo para pedir dorsales y pulseras sin urgencias.
Haz un cuadrante de voluntarios por jornada, no una lista general. Incluye quién monta las carpas, coloca mesas y sillas, señaliza el recorrido, atiende el registro y desmonta al final.
Prepara un punto de salida visible y operativo desde el primer minuto: mesas de inscripción, mapas, rotuladores, megáfono, agua, vasos y luz de apoyo. Revisa de nuevo las rutas y las señales antes de cada caminata, porque una flecha mal colocada puede desviar a todo un grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Avondvierdaagse?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar las rutas, solicitar permisos, coordinar el tráfico y reclutar voluntarios. Reserva las carpas y el material cuando tengas confirmados los puntos de salida y llegada.
¿Cuándo se deben probar las rutas?: Prueba cada ruta después de dibujarla y vuelve a revisarla durante la semana anterior al evento. Comprueba especialmente cruces, zonas estrechas, obras, iluminación y lugares donde haya que colocar señales o vallas.
¿Cuándo conviene cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes de la primera jornada si necesitas encargar dorsales, dividir grupos y organizar comida o bebida. Así todavía puedes enviar la información final y corregir datos incompletos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar la caminata?: Calcula un responsable por cada cruce o punto de riesgo, además de un equipo para registro, montaje, avituallamiento y llegada. Prepara un cuadrante con relevos de 2 a 3 horas para cubrir las cuatro jornadas sin sobrecargar a nadie.

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