Zo organiseer je een Avondvierdaagse
Begin niet met boodschappen of startnummers, maar met de vier routes, de datum en de start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen en een team dat de routes veilig kan begeleiden. Werk vervolgens de inschrijving, startgroepen en vrijwilligersroosters uit. In de laatste week controleer je alle routes opnieuw en leg je per avond klaar wat deelnemers, verkeersregelaars en verzorgingsposten nodig hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en routes vastleggen
3 personen
- 2
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
- 3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
- 4
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
- 5
Routekaarten uitwerken
3 personen
- 6
Routes proeflopen
6 personen
- 7
Routes controleren op knelpunten
4 personen
- 8
Verkeersregelaars werven
2 personen
- 9
Vrijwilligers werven
3 personen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Inschrijfformulier openen
2 personen
- 12
Inschrijvingen verwerken
3 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 14
Startgroepen indelen
3 personen
- 15
Vrijwilligersrooster maken
3 personen
- 16
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
- 17
Routekaarten laten drukken
2 personen
- 18
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 19
Boodschappen doen
4 personen
- 20
Routes opnieuw controleren
4 personen
- 21
Startnummers sorteren
3 personen
- 22
Inschrijftafels klaarzetten
3 personen
- 23
Partytenten opbouwen
6 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 25
Routeborden plaatsen
6 personen
- 26
Dranken koud zetten
3 personen
- 27
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
- 28
Dagroute klaarzetten
5 personen
- 29
Rustpunt bevoorraden
4 personen
- 30
Dagroute klaarzetten
5 personen
- 31
Rustpunt bevoorraden
4 personen
- 32
Dagroute klaarzetten
5 personen
- 33
Rustpunt bevoorraden
4 personen
Event
- 34
Inschrijvingen controleren
4 personen
- 35
Startnummers uitdelen
4 personen
- 36
Startgroepen begeleiden
6 personen
- 37
Verkeersposten bemannen
10 personen
- 38
Rustpunt openen
4 personen
- 39
Water en fruit uitdelen
4 personen
- 40
Dranken bijvullen
2 personen
- 41
Finishpost bemannen
5 personen
- 42
Medailles uitdelen
3 personen
- 43
Deelnemers afmelden
3 personen
- 44
Inschrijvingen controleren
3 personen
- 45
Startgroepen begeleiden
6 personen
- 46
Verkeersposten bemannen
10 personen
- 47
Rustpunt bedienen
4 personen
- 48
Water en fruit uitdelen
4 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Finishpost bemannen
5 personen
- 51
Deelnemers afmelden
3 personen
- 52
Startgroepen begeleiden
6 personen
- 53
Verkeersposten bemannen
10 personen
- 54
Rustpunt bedienen
4 personen
- 55
Water en fruit uitdelen
4 personen
- 56
Finishpost bemannen
5 personen
- 57
Deelnemers afmelden
3 personen
- 58
Startgroepen begeleiden
6 personen
- 59
Verkeersposten bemannen
10 personen
- 60
Rustpunt bedienen
4 personen
- 61
Water en fruit uitdelen
4 personen
- 62
Finishpost bemannen
5 personen
- 63
Deelnemers afmelden
3 personen
- 64
Medailles en bloemen uitdelen
4 personen
Nazorg
- 65
Routeborden ophalen
5 personen
- 66
Terrein opruimen
5 personen
- 67
Afval verzamelen
3 personen
- 68
Materialen schoonmaken
3 personen
- 69
Materiaal veilig opslaan
3 personen
- 70
Routeborden verwijderen
5 personen
- 71
Terrein schoonmaken
4 personen
- 72
Materialen aanvullen
2 personen
- 73
Routeborden verwijderen
5 personen
- 74
Terrein schoonmaken
4 personen
- 75
Routeborden verwijderen
5 personen
- 76
Tenten en tafels afbreken
6 personen
- 77
Terrein volledig opruimen
6 personen
- 78
Materialen schoonmaken
4 personen
- 79
Materialen inventariseren
2 personen
- 80
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 81
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
- 82
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Tafelkleedklemmenaantal 24
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Zaklampenaantal 12
Route materiaal
- Routebordenaantal 80
- Pijlenstickersaantal 250
- Afzethekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Hesjes verkeersregelaaraantal 20
- Startnummersaantal 500
- Routekaartenaantal 550
- Polsbandjesaantal 550
- Watervaste stiftenaantal 20
- Nietmachinesaantal 4
- Touwrollenaantal 6
- Tie-wrapsaantal 500
- Lantaarnpalen reflectiebandaantal 100
Communicatie
- Portofoonsaantal 16
- Portofoonheadsetsaantal 8
- Megafoonaantal 2
- Powerbanksaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 600
- Herbruikbare koffiebekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Schenkkanaantal 8
Catering
- Serveerbladenaantal 12
- Koelelementenaantal 30
- Medaillesaantal 500
- Bloemenboekettenaantal 20
- Boodschappen
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 4
- Reddingsdekensaantal 20
- Nitrilhandschoenenaantal 200
- Koelkompressenaantal 20
- Blarenpleistersaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Afwasteilenaantal 4
Administratie
- Klembordenaantal 12
- Balpennenaantal 50
- Ordnersaantal 6
- Naamstickersaantal 200
- Contantgeldkistaantal 2
Tips
- Leg de routes vroeg vast en loop iedere route proef. Controleer daarbij kruisingen, smalle passages, slecht verlichte stukken en plekken waar routeborden of pijlen kunnen verdwijnen.
- Vraag vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen aan voordat je deelnemers uitnodigt. Reken voor de afhandeling op meerdere weken en controleer vooraf welke termijnen jouw gemeente hanteert.
- Open de inschrijving pas wanneer afstanden, starttijden en praktische informatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen direct en sluit de inschrijving enkele dagen voor de eerste avond, zodat je startgroepen en aantallen kunt verwerken.
- Maak één rooster voor vrijwilligers en verkeersregelaars met aankomsttijd, post, telefoonnummer en vervanger. Instrueer verkeersregelaars vóór de eerste start en geef ze herkenbare hesjes en een communicatiemiddel.
- Doe de laatste routecontrole uiterlijk de dag vóór de eerste wandeling. Zet routeborden, pijlen, afzethekken, startnummers, routekaarten, verlichting en stroomvoorziening per locatie bij elkaar, zodat je op de avond zelf niet hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Avondvierdaagse organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode leg je routes en locaties vast, regel je vergunningen en verkeersmaatregelen en werf je vrijwilligers. Houd voor gemeentelijke aanvragen de lokale termijn aan.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Avondvierdaagse?
- Dat hangt vooral af van het aantal deelnemers, routes en kruisingen. Maak per route een post- en verkeersregelaarplanning en plan daarnaast minimaal 2 vervangers per avond, zodat ziekte of uitval niet direct een probleem wordt.
- Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?
- Stuur de definitieve informatie ongeveer 5 tot 7 dagen voor de eerste avond. Vermeld starttijden, startlocatie, routekaarten, groepsindeling, verkeersregels en wat deelnemers bij wijzigingen kunnen doen.
- Wanneer controleer je de routes voor het laatst?
- Controleer alle routes opnieuw uiterlijk 1 dag voor de start en kijk op de wandeldag zelf naar werkzaamheden, omleidingen en beschadigde markeringen. Neem routeborden, pijlenstickers, tie-wraps en watervaste stiften mee voor herstel ter plaatse.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!