Vier Abende organisieren: Was du wann erledigen musst

Bei vier aufeinanderfolgenden Abenden hängen Route, Start- und Zielort, Helfer und Versorgung eng zusammen. Kläre zuerst Termine, Strecke und Genehmigungen, bevor du Anmeldungen öffnest oder Material bestellst. Danach folgen Verkehrsregelung, Freiwilligenplan, Teilnehmerinfos und die Vorbereitung vor Ort. Plane außerdem Zeit für einen Probelauf der Route und eine zweite Kontrolle kurz vor dem ersten Abend ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Routen festlegen
3 Personen
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Verkehrsmaßnahmen beantragen
2 Personen
Streckenkarten ausarbeiten
3 Personen
Strecken Probe laufen
6 Personen
Routen auf Engpässe prüfen
4 Personen
Verkehrsregler rekrutieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
2 Personen
Anmeldungen verarbeiten
3 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Startgruppen einteilen
3 Personen
Freiwilligenplan erstellen
3 Personen
Verkehrsregler einweisen
3 Personen
Routenpläne drucken lassen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Routen erneut prüfen
4 Personen
Startnummern sortieren
3 Personen
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Tagesroute vorbereiten
5 Personen
Rastpunkt bevorraten
4 Personen
Tagesroute vorbereiten
5 Personen
Rastpunkt bevorraten
4 Personen
Tagesroute vorbereiten
5 Personen
Rastpunkt bevorraten
4 Personen

Event

Anmeldungen prüfen
4 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Startgruppen begleiten
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
Ruhepunkt eröffnen
4 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zielposten besetzen
5 Personen
Medaillen verteilen
3 Personen
Teilnehmende abmelden
3 Personen
Anmeldungen prüfen
3 Personen
Startgruppen begleiten
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
Ruhebereich betreuen
4 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zielposten besetzen
5 Personen
Teilnehmende abmelden
3 Personen
Startgruppen begleiten
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
Ruhebereich betreuen
4 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Zielposten besetzen
5 Personen
Teilnehmende abmelden
3 Personen
Startgruppen begleiten
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
Ruhebereich betreuen
4 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Zielposten besetzen
5 Personen
Teilnehmende abmelden
3 Personen
Medaillen und Blumen verteilen
4 Personen

Nachbereitung

Wegweiser abholen
5 Personen
Gelände aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Material sicher lagern
3 Personen
Wegweiser entfernen
5 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien auffüllen
2 Personen
Wegweiser entfernen
5 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Wegweiser entfernen
5 Personen
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
Gelände komplett aufräumen
6 Personen
Materialien reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
TischdeckenklammernAnz. 24

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
TaschenlampenAnz. 12

Routematerial

WegweiserAnz. 80
PfeilaufkleberAnz. 250
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 30
Weste VerkehrsregelungAnz. 20
StartnummernAnz. 500
RoutenpläneAnz. 550
ArmbänderAnz. 550
Wasserfeste StifteAnz. 20
TackerAnz. 4
SeilrollenAnz. 6
KabelbinderAnz. 500
Reflexionsbänder für LaternenpfähleAnz. 100

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 16
Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 8
MegafonAnz. 2
PowerbanksAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 600
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaraffeAnz. 8

Catering

ServiertablettsAnz. 12
KühlelementeAnz. 30
MedaillenAnz. 500
BlumensträußeAnz. 20
Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 20
NitrilhandschuheAnz. 200
KühlkompressenAnz. 20
BlasenpflasterAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
SpülwannenAnz. 4

Verwaltung

KlemmbretterAnz. 12
KugelschreiberAnz. 50
OrdnerAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 200
BargeldkasseAnz. 2

Tipps

Lege Datum, Route sowie Start- und Zielort zuerst fest. Reservierungen und Genehmigungen solltest du mehrere Wochen vor dem ersten Abend anstoßen, weil Verkehrsmaßnahmen und Streckenfreigaben nicht kurzfristig sicher sind.
Laufe die Strecke mindestens zweimal ab: einmal bei der Planung und ein zweites Mal kurz vor Beginn. Prüfe dabei Engpässe, Beleuchtung und Stellen, an denen Wegweiser, Pfeilaufkleber oder Absperrgitter nötig sind.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Startzeit, Route und Teilnehmerinformationen feststehen. Erfasse neben den Anmeldungen auch Ernährungswünsche und teile die Startgruppen spätestens einige Tage vorher ein.
Plane Helfer nicht nur für die Strecke ein. Für Anmeldetische, Startnummern, Versorgung und den Abbau brauchst du eigene Schichten; weise Verkehrsregler und Freiwillige vor dem ersten Abend persönlich ein.
Bereite Material nach Einsatzort vor, statt alles in einer Kiste zu lagern. Sortiere Startnummern, Routenpläne, Armbänder, Funkgeräte, Powerbanks und Beleuchtung so, dass die Ausgabe am Anmeldetisch ohne Suchen funktioniert.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich vier Abende anmelden?: Beginne mit Genehmigungen und Meldungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem ersten Abend. Verkehrsmaßnahmen, Absperrungen und eine Prüfung der Route brauchen oft mehr Vorlauf als die eigentliche Anmeldung.
Wann sollte die Anmeldung für vier Abende öffnen?: Öffne sie, sobald Route, Start- und Zielort sowie die wichtigsten Teilnehmerinformationen feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vor Beginn, damit Startgruppen und Verpflegung planbar bleiben.
Wie viele Helfer brauche ich für vier Abende?: Plane mindestens drei getrennte Einsatzbereiche ein: Verkehrsregelung, Streckenposten und Start- beziehungsweise Zielbereich. Erstelle den Schichtplan 7 bis 10 Tage vorher und besetze jede Position mit einer Reserve.
Wann soll ich die Route vor dem ersten Abend kontrollieren?: Prüfe die Strecke direkt nach dem Probelauf und nochmals 24 bis 48 Stunden vor dem Start. Kontrolliere dann besonders Engpässe, Wegweiser, Absperrgitter, Beleuchtung und Änderungen durch Baustellen oder Verkehr.

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