Versteigerung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Versteigerung braucht mehr Vorbereitung als nur einen Auktionator und ein paar Gegenstände. Lege zuerst Datum, Ort, Bedingungen und Zahlungsart fest. Danach werden Auktionsstücke gesammelt, registriert, nummeriert, fotografiert und in einem Katalog geordnet. Plane außerdem Helfer, Technik, Sitzplätze, Beschilderung und Wechselgeld ein. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Auktionsdatum und -ort festlegen
2 Personen
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
Auktionator festlegen
Freiwillige für Aufgaben gewinnen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Auktionsstücke werben
3 Personen
Auktionsstücke registrieren
2 Personen
Auktionsstücke nummerieren
2 Personen
Auktionsstücke fotografieren
2 Personen
Katalog zusammenstellen
2 Personen
Loslisten ausdrucken
2 Personen
Verkaufskarten vorbereiten
2 Personen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
Bezahlterminal testen
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Tonanlage reservieren
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherung prüfen
Parkschilder vorbereiten
Route und Beschilderung erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Parzellen am Veranstaltungsort sammeln
4 Personen
Lose auf Beschädigungen prüfen
3 Personen
Lose sicher verwahren
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Lose ausstellen
5 Personen
Lose nummerieren
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Zahlungstheke einrichten
2 Personen
Tonanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Laufwege freimachen
2 Personen
Toiletten kontrollieren

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
Lose erläutern
2 Personen
Auktion eröffnen
Lose versteigern
3 Personen
Gebote erfassen
2 Personen
Stände präsentieren
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
Mit Käufern abrechnen
3 Personen
Parzellen an Käufer übergeben
4 Personen
Unverkaufte Lose beiseitelegen
2 Personen
Auktion abschließen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Restbestände verpacken
3 Personen
Lose zurückbringen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Kaution und Schlüssel abgeben
Verkaufsunterlagen archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 100
KlappischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kartenterminal
Laptop
Drucker
KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
HandwagenAnz. 2

Küche

ThermoskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ZangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Auktionsmaterial

AuktionsnummernAnz. 100
LoskartenAnz. 150
KlebeetikettenAnz. 300
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 10
GeldkassetteAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
GirlandenAnz. 10
WegweiserAnz. 8
InfotafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Auktionsbedingungen und Genehmigungen. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen oder eine Versicherung zu klären.
Plane für jedes Auktionsstück eine eigene Nummer und ein Foto ein. Drucke Loslisten und Verkaufskarten spätestens 2 Tage vor der Versteigerung aus und prüfe sie gegen die registrierten Stücke.
Teste Kartenterminal, Laptop, Drucker, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 1 Woche vorher gemeinsam. Ein zusätzliches Verlängerungskabel und geladene Geräte verhindern Verzögerungen beim Aufbau.
Organisiere Bargeld und Wechselgeld spätestens am Vortag. Lege vorher fest, wer Zahlungen entgegennimmt, Verkaufskarten kontrolliert und unbezahlte Auktionsstücke ausgibt.
Plane den Aufbau mit ausreichend Tischen, Stühlen und klarer Beschilderung. Stelle Kaffee, Wasser, Geschirr und Kühlmöglichkeiten mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit, damit die Ausgabe nicht während der Auktion stockt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Versteigerung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Genehmigungen, Versicherung, Helfer, Einladungen und Auktionsstücke zuverlässig organisieren.
Wie nummeriert man Auktionsstücke richtig?: Vergib für jedes Stück eine eindeutige Auktionsnummer und übertrage sie in die Losliste, den Katalog und die Verkaufskarte. Prüfe die Zuordnung spätestens 2 Tage vor Beginn ein zweites Mal.
Wie viel Wechselgeld braucht man bei einer Versteigerung?: Plane mindestens 10 bis 20 Prozent des erwarteten Bargeldumsatzes als Wechselgeld ein, verteilt auf häufig benötigte kleine Scheine und Münzen. Die genaue Summe hängt von den Startpreisen und der Zahl der Bieter ab.
Wann sollte die Technik für eine Versteigerung getestet werden?: Teste Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Kartenterminal, Laptop und Drucker mindestens 7 Tage vorher. Am Veranstaltungstag folgt ein kurzer Funktionstest spätestens 60 Minuten vor dem Einlass.

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