LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Veiling organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een veiling vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen en een veilingmeester regelen. Je moet elk stuk registreren, nummeren en fotograferen, terwijl bezoekers vooraf duidelijke voorwaarden en een catalogus nodig hebben. Plan daarnaast de betaalafhandeling, geluidsapparatuur, inrichting en vrijwilligers op tijd. Deze checklist helpt je de 70 taken in een logische volgorde af te werken, van datum en locatie tot bewegwijzering en boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Veilingdatum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Veilingvoorwaarden opstellen

    2 personen

  • Veilingmeester vastleggen

  • Vrijwilligers voor taken werven

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Veilingstukken werven

    3 personen

  • Veilingstukken registreren

    2 personen

  • Veilingstukken nummeren

    2 personen

  • Veilingstukken fotograferen

    2 personen

  • Catalogus samenstellen

    2 personen

  • Kavellijsten afdrukken

    2 personen

  • Verkoopkaarten voorbereiden

    2 personen

  • Betalingswijze bepalen

    2 personen

  • Contant geld en wisselgeld regelen

    2 personen

  • Betaalterminal testen

    2 personen

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Geluidsapparatuur reserveren

  • Vergunningen controleren

    2 personen

  • Verzekering controleren

  • Parkeerborden voorbereiden

  • Route- en bewegwijzering maken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Kavels bij locatie verzamelen

    4 personen

  • Kavels op beschadigingen controleren

    3 personen

  • Kavels veilig opslaan

    3 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Kavels uitstallen

    5 personen

  • Kavels voorzien van nummers

    3 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Betaalbalie inrichten

    2 personen

  • Geluidsapparatuur opbouwen

    2 personen

  • Microfoon testen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Informatieborden plaatsen

    2 personen

  • Looproutes vrijmaken

    2 personen

  • Toiletten controleren

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Biednummers uitgeven

    2 personen

  • Kavels toelichten

    2 personen

  • Veiling openen

  • Kavels veilen

    3 personen

  • Biedingen registreren

    2 personen

  • Kavels presenteren

    2 personen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Verkochte kavels markeren

    2 personen

  • Afrekenen met kopers

    3 personen

  • Kavels aan kopers meegeven

    4 personen

  • Niet-verkochte kavels apart zetten

    2 personen

  • Veiling afsluiten

Nazorg

  • Kas afsluiten

    2 personen

  • Restanten verpakken

    3 personen

  • Kavels terugbrengen

    4 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Geluidsapparatuur afbreken

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Borg en sleutel inleveren

  • Verkoopadministratie archiveren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 100
  • Klaptafelsaantal 3
  • Kledingrekkenaantal 4
  • Krukkenaantal 6

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Glazenaantal 100
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

  • Draadloze microfoonaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Betaalterminal
  • Laptop
  • Printer
  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Handkaraantal 2

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Tangenaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Messenaantal 6
  • Koelelementenaantal 20

Veilingmateriaal

  • Biednummersaantal 100
  • Kavelkaartjesaantal 150
  • Kleeflabelsaantal 300
  • Pennenaantal 30
  • Klemplankenaantal 10
  • Geldkistaantal 2
  • Rekenmachinesaantal 3
  • Opbergboxenaantal 12

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 12
  • Slingersaantal 10
  • Pijlbordenaantal 8
  • Informatiebordenaantal 6

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Dweilsetsaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg veilingvoorwaarden, betalingswijze en eventuele vergunningen uiterlijk vier weken vooraf vast. Zo kunnen bieders vooraf weten hoe betalen, ophalen en annuleren geregeld zijn.
  • Registreer elk veilingstuk met een uniek kavelnummer en maak minstens één duidelijke foto. Controleer de nummering opnieuw wanneer je de catalogus en kavelkaartjes afdrukt.
  • Plan minimaal drie vrijwilligers voor ontvangst, registratie en betalingen, naast de veilingmeester. Maak per taak een korte instructie en wijs één coördinator aan voor vragen op de dag zelf.
  • Test de draadloze microfoon, luidsprekers, het mengpaneel en de betaalterminal minstens één dag vooraf. Leg bovendien verlengkabels, stekkerdozen en een opgeladen laptop klaar als reserve.
  • Tel het benodigde wisselgeld en de betaalmaterialen de avond ervoor na. Zet tafels voor registratie en betaling niet op dezelfde plek als de uitgifte van kavels; dat voorkomt opstoppingen na afloop.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een veiling organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en veilingmeester. Reserveer tafels, stoelen en geluidsapparatuur zodra de locatie vastligt, meestal uiterlijk 6 weken voor de veiling.
Hoeveel tijd kost het om veilingstukken klaar te maken?
Reken gemiddeld 10 tot 15 minuten per kavel voor registreren, nummeren, fotograferen en beschrijven. Bij 50 kavels heb je daarvoor ongeveer 8 tot 12 uur nodig, exclusief het samenstellen en afdrukken van de catalogus.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veiling?
Voor een kleine veiling met maximaal 50 kavels zijn minimaal 4 vrijwilligers praktisch: ontvangst, registratie, betaling en uitgifte, naast de veilingmeester. Plan één extra persoon als er meer dan 75 bezoekers worden verwacht.
Wanneer moet ik de catalogus en uitnodigingen versturen?
Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de veiling. Druk de definitieve catalogus en kavellijsten pas af nadat alle veilingstukken, nummers en voorwaarden gecontroleerd zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!